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Logiciel de gestion de notes de frais

Automatisez et dématérialisez la gestion de vos notes de frais. Libérez-vous d’une contrainte chronophage et source d’erreurs. Gagnez en efficacité, en productivité, et en flexibilité.

DES MILLIERS D'ENTREPRISES GÈRENT LES DÉPENSES DE LEURS COLLABORATEURS AVEC SPENDESK

100% d’automatisation, du paiement au remboursement

Gagnez du temps

Économisez 4 jours par mois en moyenne dans la gestion de vos dépenses, grâce à un outil automatisé. Concentrez-vous plutôt sur votre business et vos tâches à haute valeur ajoutée.

Simplifiez votre gestion des dépenses

Oubliez Excel, la paperasse administrative, et les erreurs. Finies les mauvaises surprises : gain de productivité assuré pour votre équipe finance et vos employés.

Rendez vos employés plus autonomes

Laissez tomber les contraintes et frustrations en interne. Responsabilisez et donnez de l’autonomie à vos équipes et salariés, en leur offrant plus de liberté pour gérer leurs achats.

Spendesk c'est 7 outils en 1

  • 4 fois

    plus rapide de faire la clôture comptable

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    de visibilité sur toutes les dépenses

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    frais de mise en place de la solution

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    d'utilisateurs & moyens de paiement

Gérez vos notes de frais en quelques clics avec Spendesk

L'outil qui facilite la gestion des notes de frais, en accordant plus d’autonomie aux employés, et plus de contrôle à l'équipe finance.

Automatisation des process

Centralisez et automatisez la gestion des notes de frais de vos collaborateurs en quelques clics, du traitement jusqu’à la validation. Dites adieu aux bannettes, justificatifs manquants et erreurs de saisie. Spendesk calcule même automatiquement les bons taux applicables, identifie les potentiels doublons, pour vous faire gagner un maximum de temps.

Dématérialisation des notes de frais

Débarrassez-vous des reçus papiers grâce à un logiciel de gestion de notes de frais 100% dématérialisé. Vos employés ont juste à ouvrir l'application mobile (Android & iOS) ou web, télécharger leur justificatif, remplir quelques lignes, et à envoyer la note de frais à l'équipe finance. Tout est instantanément authentifié et ils peuvent être remboursés en quelques clics.

Suivi en temps réel

Accédez à toutes les informations de la note de frais en temps réel, concernant la soumission, la validation et le traitement de son paiement. Plus besoin d’attendre la fin du mois pour récupérer les justificatifs de vos employés, saisir manuellement les informations, enclencher le remboursement sur la paie, etc.

Centralisation de la gestion

Optimisez le pilotage de vos dépenses professionnelles à l’aide d’une interface centralisée qui regroupe et classe vos notes de frais par employé et par équipe. Finies les pièces-jointes, les feuilles volantes, les post-its. Contrôlez les montants, vérifiez les traitements, et gérez l’analytique depuis un seul tableau de bord.

Contrôle sur-mesure

Limitez les risques de perte des notes de frais : tous les justificatifs sont conservés numériquement et leur archivage est à valeur probante pour l'URSSAF. Gardez le contrôle et rendez vos employés plus autonomes en leur fournissant des cartes de paiement paramétrables et connectées pour leur éviter d’avancer des frais professionnels.

Efficacité, productivité, simplicité : améliorez votre gestion interne

Mandana Riche Directrice Financière et Juridique chez Talent.io

Guillaume Lalau Responsable Comptable et Financier chez Evaneos

Gabrièle de Lamaze Directrice Service Client chez Plezi

Pôle Finance

Consultez les pistes de vérification et d’authenticité nécessaires pour procéder au remboursement des notes de frais de vos collaborateurs en toute sécurité. Le tout au sein d’un seul et même outil, pour éviter au maximum les erreurs et gagner du temps.

Comptabilité

Avec le logiciel de gestion de notes de frais Spendesk, digitalisez la fonction comptable. Récupérez facilement les pièces comptables manquantes de vos collaborateurs. Tout est automatisé, pour moins de saisie manuelle et un réel gain de temps.

Employés

Vous n’avez plus d’avance à faire, et les délais d’édition et de remboursement de vos notes de frais sont largement raccourcis. Un paiement vient d’être effectué ? Prenez votre reçu en photo, renseignez le descriptif de la dépense et… c’est tout !

Vos questions

Des interrogations sur la gestion des notes de frais ? Nous avons des réponses pour vous !

Que peut vous apporter un logiciel de gestion des notes de frais ?

Grâce à l’automatisation et à la digitalisation de vos notes de frais, l’outil Spendesk vous fait gagner un temps précieux, tout en vous aidant à réaliser des économies (en moyenne, on estime qu’une note de frais coûte 27€ à l’entreprise).

Intuitif et personnalisable, grâce à un paramétrage simple, cet outil SaaS est aussi facile à utiliser par l’équipe finance, que par les opérationnels. Au final, vous maîtrisez mieux vos coûts et pilotez plus efficacement vos dépenses professionnelles.

Quelle est la réglementation en vigueur concernant les notes de frais ?

Légalement, le délai pour rembourser une note de frais est fixé à 5 ans. Pour éviter des délais à rallonge, un logiciel de gestion de vos notes de frais comme Spendesk calcule automatiquement vos indemnités, directement dans l’outil.

Toutes les notes de frais de vos employés sont digitalisées en temps réel, dématérialisées et archivées à valeur probante.

Quelles dépenses peuvent ouvrir droit à l’établissement d’une note de frais ?

Une dépense effectuée dans le cadre professionnel peut ouvrir droit à un remboursement (sous réserve de la justifier) si elle concerne par exemple :

  • des frais de déplacement ;

  • des frais d’hébergement ;

  • des frais de repas ;

  • des frais de télétravail.

    Certaines règles précises diligentent le remboursement de certains frais, à l’image des frais kilométriques, qui doivent être remboursés selon un barème défini par l’Urssaf.

    La TVA, elle, est récupérable sous certaines conditions et pour certaines catégories de dépenses (déplacements, frais de réception, frais de bouche, carburant etc.).

Comment se déroule le remboursement d’une note de frais ?

Les étapes du remboursement d’une note de frais dépendent de la politique interne mise en place par l’entreprise. L’employé peut par exemple remplir un fichier Excel à la main, puis transmettre les justificatifs de dépense correspondants. Cependant, ce processus est très chronophage et source d’erreurs fréquentes.

Un moyen plus rapide, plus sûr, et plus efficace, consiste à utiliser un logiciel de gestion des notes de frais.

Ce dernier automatise tout le processus et facilite la tâche de toutes les composantes de l’entreprise.

Plus de 3500 entreprises font confiance à Spendesk pour gérer leurs notes de frais.

100% sécurisé. Pas de logiciel à installer. Sans engagement.