)
Réforme de la facture électronique : 90 % des directions financières ont intégré les factures fournisseurs dans leur périmètre de mise en conformité. Seulement 35 % y ont inclus les achats par carte d'entreprise.
La réforme de la facture électronique va transformer en profondeur la manière dont les entreprises françaises tracent, transmettent et archivent leurs dépenses. Vous avez sans doute déjà commencé à anticiper l'obligation d'émettre et de recevoir des factures au format structuré. Mais avez-vous vérifié que vos autres flux de dépenses, ceux qui n'impliquent pas toujours une facture fournisseur classique, sont eux aussi dans le périmètre de votre préparation ?
Un sondage OpinionWay pour Spendesk, réalisé en mai et juin 2026 auprès de 501 responsables financiers d'entreprises de 20 salariés et plus, révèle un écart saisissant : 90 % des répondants citent les factures fournisseurs classiques comme entrant dans le champ de la réforme. À l'opposé, seuls 35 % mentionnent les achats par carte d'entreprise. Ce sont précisément ces flux qui risquent de créer des angles morts de conformité.
)
Facture électronique : le périmètre de la réforme va bien au-delà de vos factures fournisseurs
Lorsque l'on parle de facturation électronique, le réflexe immédiat est de penser aux factures B2B émises et reçues entre entreprises. Cette obligation imposera progressivement le recours à des formats structurés comme Factur-X, UBL ou CII, transmis via une Plateforme Agréée (PA). Mais la réforme ne s'arrête pas là.
Au-delà des factures fournisseurs classiques, elle oblige les directions financières à mieux tracer l'ensemble de leurs flux de dépenses. Achats par carte, abonnements SaaS, notes de frais au nom de l'entreprise : selon le fournisseur, le pays, le type de justificatif et la nature de l'opération, ces flux peuvent relever de la facturation électronique, de l'e-reporting ou d'exigences renforcées de traçabilité et de récupération de TVA.
Ignorer ces catégories, c'est risquer de se croire conforme parce que la partie factures fournisseurs est bien gérée, tout en laissant d'autres dépenses hors du dispositif.
Flux de dépenses | Obligation principale | Conscience du périmètre |
|---|---|---|
Factures fournisseurs classiques | Facturation électronique B2B, réception via PA | 90 % |
Abonnements / services SaaS | Facture électronique si fournisseur français ; e-reporting ou traitement spécifique si fournisseur étranger | 49 % |
Notes de frais avec facture au nom de l'entreprise | Justificatif conforme, mentions obligatoires, TVA récupérable | 36 % |
Achats par carte d'entreprise | Traçabilité, justificatifs, TVA et données de transaction selon le type de fournisseur | 35 % |
Source : Sondage OpinionWay pour Spendesk, mai-juin 2026, 501 responsables financiers, entreprises de 20 salariés et plus.
Le constat est limpide : plus un flux de dépenses ressemble à une facture traditionnelle, plus il est intégré dans la réflexion. Plus il s'en éloigne, plus il risque de passer sous les radars.
Vaut-il mieux des cartes d'entreprise ou rembourser les frais avancés par vos salariés ?
C'est l'une des questions les plus fréquentes dans les directions financières. La réponse n'est pas uniquement pratique ou budgétaire : elle est désormais aussi réglementaire.
Les achats par carte d'entreprise ne donnent généralement pas lieu à une facture structurée immédiatement exploitable : le salarié paie, reçoit un ticket ou un reçu, et la dépense transite via le relevé bancaire. Selon la nature du fournisseur et du justificatif, ce flux devra être correctement documenté, rattaché au bon traitement fiscal et intégré dans les données transmises via la PA lorsque l'opération l'exige.
Or, toujours selon le sondage, 42 % des entreprises traitent encore leurs justificatifs reçus après un paiement par carte en les recevant par e-mail puis en les saisissant manuellement. Ce processus, déjà peu efficace, devient difficilement compatible avec les exigences de traçabilité à venir.
)
Les cartes d'entreprise présentent pourtant un avantage structurel décisif : elles permettent d'encadrer la dépense avant qu'elle se produise. Plafonds par collaborateur, restriction par catégorie de marchand, cartes virtuelles à usage unique pour un abonnement précis : ces mécanismes réduisent le risque de dépenses non autorisées, facilitent le rapprochement comptable et permettent de collecter les justificatifs automatiquement au moment de la transaction. C'est l'un des leviers que nous détaillons dans notre guide sur les 10 règles cardinales pour moderniser la gestion des dépenses.
Spendesk propose des cartes physiques et virtuelles connectées aux politiques de dépenses de l'entreprise. Les plafonds sont paramétrables par carte et par collaborateur, les cartes virtuelles peuvent être à usage unique ou récurrentes selon le besoin, et les justificatifs sont collectés automatiquement auprès du salarié. Ce niveau de traçabilité correspond aux exigences de contrôle, de documentation et de conformité que la réforme rend plus visibles.
Le remboursement de frais avancés, lui, offre plus de flexibilité au salarié mais déporte la charge de conformité sur la direction financière : récupérer la facture au nom de la société, vérifier sa validité, l'archiver dans des conditions probantes. Ces deux modèles coexistent dans la plupart des entreprises. Ils doivent tous les deux figurer dans votre stratégie de conformité.
Notes de frais : l'angle mort de la réforme pour deux directions financières sur trois
Comment automatiser le traitement des notes de frais en entreprise ?
C'est un chantier que beaucoup de DAF repoussent, souvent parce que le volume semble gérable manuellement. La réforme devrait changer ce calcul.
Seuls 36 % des responsables financiers interrogés ont conscience que les notes de frais avec facture au nom de l'entreprise entrent dans le périmètre de la réforme. Cela signifie que deux directions financières sur trois n'ont pas encore intégré ce flux dans leur plan de mise en conformité.
Pourtant, ces notes de frais peuvent générer des justificatifs critiques pour la TVA et la conformité documentaire, surtout lorsqu'une facture est émise au nom de la société : nuit d'hôtel, billet de train, repas client. L'archivage de ces documents doit répondre aux critères de valeur probante définis par la DGFiP. Ce risque est d'autant plus concret que les contrôles fiscaux ciblent aussi les notes de frais, comme le rappelle notre article sur comment éviter le redressement URSSAF.
La solution de notes de frais de Spendesk intègre un OCR pour la capture automatique des données depuis un justificatif photographié, et garantit un archivage à valeur probante conforme aux exigences de la DGFiP. Le salarié photographie son ticket depuis son téléphone, les données sont extraites automatiquement, et le document est archivé dans les conditions réglementaires requises. La liasse papier disparaît, et le DAF n'a plus à relancer les collaborateurs pour des justificatifs manquants.
)
Comment suivre et contrôler vos abonnements SaaS à l'échelle de l'entreprise ?
Les abonnements SaaS sont le flux le mieux appréhendé après les factures fournisseurs classiques : 49 % des répondants les citent dans le périmètre de la réforme. Ce niveau reste insuffisant, mais il témoigne d'une prise de conscience progressive, probablement accélérée par la multiplication des outils métiers souscrits directement par les équipes, sans passer par la direction des achats.
Un abonnement SaaS facturé par un fournisseur français assujetti à la TVA relève de la facturation électronique. Avec un fournisseur étranger, le traitement peut basculer dans des obligations déclaratives différentes, notamment l'e-reporting selon les cas. Dans les deux situations, le risque opérationnel reste le même : si l'abonnement est dispersé entre plusieurs cartes, comptes utilisateurs ou équipes, la direction financière perd en visibilité.
Le problème des abonnements SaaS n'est donc pas uniquement réglementaire. C'est d'abord un problème de contrôle : qui a souscrit quel outil, pour quel montant, avec quel cycle de renouvellement ? La dispersion des abonnements entre cartes personnelles, cartes départementales et factures fournisseurs rend le suivi difficile et les doublons fréquents. La centralisation du processus d'achat global est précisément ce qui permet d'y remédier.
Centraliser les abonnements SaaS sur des cartes virtuelles dédiées permet de les identifier immédiatement dans les flux financiers. Spendesk permet de créer une carte virtuelle par abonnement, avec un plafond spécifique et une date d'expiration paramétrable. La plateforme réunit les trois flux sur une interface unique, ce qui simplifie à la fois le contrôle budgétaire et la collecte des données nécessaires à la conformité.
Comment automatiser le traitement des factures fournisseurs et supprimer la saisie manuelle ?
La dématérialisation des factures fournisseurs est le sujet que les directions financières maîtrisent le mieux. C'est aussi celui où les gains de productivité sont les plus immédiatement tangibles, comme le montrent les bonnes pratiques de dématérialisation des factures fournisseurs que nous avons détaillées.
À terme, toutes les factures B2B entre entreprises françaises assujetties à la TVA devront être émises et reçues dans des formats structurés : Factur-X, UBL ou CII. Ces formats permettent l'extraction automatique des données et leur intégration directe dans les systèmes comptables, sans saisie manuelle. La transmission se fera via des Plateformes Agréées immatriculées par l'administration.
La Plateforme Agréée Spendesk gère la réception des factures fournisseurs au format Factur-X, avec UBL et CII à venir, et permet un rapprochement à deux voies (commande/facture) ou à trois voies (commande/réception/facture). Ce rapprochement automatique réduit le risque d'erreur et accélère les cycles de validation et de paiement. La saisie manuelle, source principale d'anomalies et de retards, sort du processus. Pour aller plus loin sur l'organisation de ce flux, notre article sur le processus de traitement des factures fournisseurs vous donnera des repères concrets.
La valeur ajoutée dépasse largement la conformité : en automatisant ce flux, vous libérez du temps pour vos équipes comptables et vous accélérez votre clôture mensuelle.
Les entreprises les mieux préparées ont un point commun : elles pensent aux trois flux
Il existe une corrélation directe entre le niveau de préparation à la réforme et la conscience des flux souvent oubliés. Parmi les entreprises qui se déclarent entièrement prêtes, 47 % intègrent déjà les notes de frais dans leur périmètre de réflexion, contre seulement 30 % parmi celles qui ne se sentent pas prêtes. Pour les achats par carte, l'écart est similaire : 48 % des entreprises préparées les ont intégrés, contre 27 % des entreprises non prêtes.
Ces écarts illustrent une logique simple : les directions financières qui ont commencé à structurer leur approche de la conformité ont naturellement élargi leur vision au-delà des factures fournisseurs. Celles qui ne l'ont pas encore fait risquent de devoir gérer plusieurs chantiers en parallèle dans l'urgence, avec des délais contraints. L'automatisation du reporting financier est souvent l'un des premiers leviers qu'elles actionnent pour reprendre le contrôle.
L'avantage d'une plateforme couvrant les trois flux, factures fournisseurs, cartes d'entreprise et notes de frais, est précisément de centraliser ce chantier. Vous n'avez pas à multiplier les outils ni les projets de mise en conformité distincts. Spendesk centralise ces trois flux sur une plateforme unique, ce qui simplifie à la fois la gouvernance interne et la préparation à la réforme.
Sondage réalisé par OpinionWay pour Spendesk auprès de 501 responsables financiers d'entreprises de 20 salariés et plus, du 14 mai au 5 juin 2026.
Curieux de découvrir Spendesk ?
Essayez la plateforme avec une démo interactive pour voir la gestion des dépenses et approbations de bout en bout.
Voir la démo gratuite)
Maxime Reding
Originaire du Luxembourg et diplômé de la Rotterdam School of Management, il apporte un esprit analytique aigu et une expérience en gestion stratégique à notre équipe financière. Maxime a rejoint Spendesk en 2021 et a progressé régulièrement dans les rangs depuis, devenant notre ingénieur financier résident.
)
)
)
)
)