Notes de frais : top 10 des pires procédures pour les traiter

Chez Spendesk, nous mettons tout en œuvre pour faciliter la gestion des notes de frais et des dépenses d'une entreprise.

Et si nous avons développé une solution innovante et sécurisée pour que vos collaborateurs puissent effectuer des paiements en toute simplicité, c'est que nous savons combien cette dernière peut être... folklorique !

Petit florilège des pires processus que nous avons recensés.

Top 10 des processus de gestion des notes de frais à ne pas copier

1. Quand il faut passer à la caisse

Besoin de monnaie pour payer l'autoroute ? De quelques billets pour organiser le buffet de la prochaine réunion du comité exécutif ?

Pas de problème : il suffit de piocher dans la caisse mise à disposition des employés !

Un système ultra-efficace, puisqu'il suffit de remettre la monnaie et les reçus après utilisation. (Ne riez pas, ça existe vraiment.)

2. La carte bancaire version Post-It

Vos employés ont des achats à faire régulièrement sur Internet ? Rien de plus simple : il suffit de recopier le numéro de carte, la date d'expiration et les trois derniers chiffres du cryptogramme au dos de la carte sur un post-it et de le coller sur tous les ordinateurs de vos collaborateurs.

Si vous voulez être encore plus efficace, vous pouvez aussi leur demander d'enregistrer le numéro de carte bleue sur quelques sites marchands présélectionnés...

3. La carte bancaire qui circule sous toutes ses formes

Message partagé dans Slack, photocopie recto/verso de la CB du boss à disposition dans un dossier partagé (et bien identifié, type « Numéro de CB ») de l'intranet de l'entreprise...

Pour simplifier les process, l'imagination de certains responsables administratif et financier est sans limite.

Pour ce qui est de la sécurité des données et des risques de fraude, en revanche, on a connu meilleures idées.

4. La carte bancaire stockée et à disposition dans un tiroir

Et pourquoi ne pas laisser la CB à disposition des salariés dans un tiroir ? Il suffirait d'inscrire sur une feuille la date, le montant et le motif d'utilisation !

L'idée est brillante, et a déjà été testée dans de nombreuses entreprises.

Seul problème : que fait-on quand le commercial qui a pris la carte pour régler un déjeuner d'affaires a oublié de remettre la CB à sa place et est parti en vacances pour trois semaines à l'autre bout du monde ?

5. La note de frais dématérialisée et re-matérialisée

Vive la digitalisation !

Pour les notes de frais, cela se traduit souvent par une feuille Excel accompagnée de scans des justificatifs.

Sauf que, pour que tout soit validé, il faut que ces documents soient signés par son N +1. Alors on imprime, on fait signer, et on dépose tout cela sur le bureau déjà bien encombré de son responsable administratif et financier préféré.

Notons que certains demanderont à ce que les documents signés soient re-scannés et envoyés par mail...pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué ?

6. L'enveloppe pot-de-vin

Un séminaire à organiser à l'étranger ?

Simplifions la vie des services généraux avec la mise à disposition d'une enveloppe de cash. Il suffira de revenir avec les justificatifs (de préférence griffonnés sur un bout de papier), pour un maximum de conformité et de transparence.

7. La boîte à factures

Dans la boîte à idées, celle de la boîte à factures est récurrente. Il s'agit d'un panier de courrier où chacun vient déposer les factures.

C'est effectivement très efficace, sauf pour le RAF qui doit ensuite s'arracher les cheveux pour ventiler et justifier les dépenses...

8. La boîte à factures version 2.0

Toujours dans l'esprit de digitalisation des entreprises (cf point n°6), la boîte à facture peut être digitalisée sous forme de dossier Dropbox où chacun dépose, en vrac, le scan de ses factures.

Le RAF n'a plus qu'à deviner ce qu'est le ficher nommé "img-821113106-0001" et qui l'a déposé !

9. Le fax

Non, le fax n'est pas mort ! Il survit encore dans le service achats de certaines entreprises, qui n'admettent que ce moyen de communication pour preuve officielle de demande de déblocage de fonds.

Un système d'une efficacité redoutable pour qui veut réduire les coûts au sein de son entreprise en dissuadant toute demande d'achat !

10. Le DIY du voyage d'affaires

Quand l'entreprise n'a pas de CB à disposition, c'est le collaborateur qui trinque, avec remboursement des frais sur présentation des justificatifs.

Sauf que le compte bancaire d'un collaborateur n'est pas forcément taillé pour supporter ces dépenses exceptionnelles... Prévoyez à minima une assurance rapatriement !

Mais alors comment bien gérer ses notes de frais ?

La liste de ce top n'est pas exhaustive. Si vous avez d'autres anecdotes de processus encore plus fous, envoyez-les nous à marketing@spendesk.com.

Et si vous n'en pouvez plus de fonctionner comme cela, jetez un œil à notre solution 7-en-1 qui permet de dématérialiser la gestion des notes de frais, mais aussi de mettre à disposition de vos collaborateurs des moyens de paiement adaptés à leurs besoins, de traiter facilement les factures fournisseurs, de suivre les budgets, de mettre en place des circuits de validation par le management, de pré-comptabiliser et de suivre en temps réel l'ensemble des dépenses dans des tableaux de bords puissants.

Pour plus d'infos, contactez notre équipe commerciale :