Debitor

Was genau sind Debitoren?

Der Begriff Debitor kommt vom lateinischen „debere“ = schulden. Unternehmen oder Personen werden also immer dann zum Debitor, wenn Sie Lieferungen oder Leistungen in Anspruch nehmen, ohne direkt dafür zu bezahlen – sprich, einem Lieferanten Geld schulden. Bei Zahlungen mit Vorkasse, Kreditkarte oder in bar entsteht demnach kein Debitorenverhältnis.

Ein Beispiel: Ein Holzlieferant geht mit einer Warenlieferung an eine Tischlerei in Vorleistung und stellt danach eine Rechnung. Bis die offene Rechnung bezahlt wurde, ist die Tischler Debitor und der Holzlieferant Kreditor.

Viele denken bei dem Begriff des Schuldners an einen zahlungsunfähigen Akteur. Der ist aber in aller Regel nicht gemeint, wenn von Debitoren die Rede ist. Vielmehr gehört es zum Alltag aller Unternehmen und Privatpersonen dazu, mindestens kurzfristig als Debitor zu agieren. Jeder Kauf auf Rechnung oder über „jetzt kaufen, später zahlen“-Angebote fällt schließlich in diese Kategorie.

Die Debitorenbuchhaltung

Um Verwaltung von Debitoren – also den Schuldnern eines Unternehmens – kümmert sich die Debitorenbuchhaltung, ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Hier dreht sich alles um das Forderungsmanagement von offenen Forderungen, die sich aus Lieferung und Leistung ergeben.

Das Pendant zur Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung, die sich mit den Verbindlichkeiten eines Unternehmens befasst.

Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung:

• Debitorenkonten anlegen, bei denen jeder Debitor eine Kundennummer (oder Debitorennummer) bekommt und seine Daten erfasst werden (wie Adresse, Kontaktperson, Umsatzsteuer-ID, etc.)

• Bei Bedarf Bonitätsprüfungen für neue Debitoren durchführen (um das Debitorenrisiko zu minimieren… mehr dazu später)

• Rechnungen erstellen und versenden

• Zahlungseingänge überwachen

• Zahlungserinnerungen bei Überschreitung des auf der Rechnung angegebenen Zahlungsziels verschicken

• Das Mahnverfahren einleiten und Mahnungen in drei Mahnstufen versenden

• Die Zahlungsmoral von Kunden bewerten und u.U. im Debitorenkonto festhalten

Buchungen in der Debitorenbuchhaltung

Hinweis: Der folgende Absatz zur Verbuchung in der Debitorenbuchhaltung gilt nur für bilanzierende Unternehmen.

Unternehmen müssen Forderungen aus Lieferung und Leistung bilanzwirksam aktivieren, wenn die sogenannte Preisgefahr auf den Kunden übergegangen ist. Gemeint ist damit, dass die Produkte in den Besitz des Käufers übergegangen sind bzw. vereinbarte Dienstleistungen erbracht wurden.

Dann muss die Forderung sowohl im Nebenbuch zum Debitoren als auch auf dem Hauptbuchkonto aus der Gruppe Lieferungen und Leistungen gebucht werden.

Nach vollständiger Bezahlung wird die Forderung aus Lieferungen und Leistungen wieder ausgebucht.

Etwas schwieriger wird es, wenn ein Käufer seine Rechnung ganz oder teilweise nicht bezahlt. Dann entsteht eine sogenannte zweifelhafte Forderung, die nicht mehr mit ihrem gesamten Wert bilanziert werden kann. Stattdessen muss der Verkäufer den wahrscheinlichen Zahlungseingang prognostizieren. Bei einem vollständigen Zahlungsausfall ist die Forderung abzuschreiben.

Das Debitorenrisiko

Als Debitorenrisiko wird das Risiko beschrieben, mit dem jeder Debitor leben muss: nämlich dass offene Forderungen nicht (fristgerecht) bezahlt werden. Der Worst Case sind komplette Zahlungsausfälle, doch auch verspätete Zahlungen können fatale Folgen haben. Sie gefährden die Liquidität eines Unternehmens und können so gerade für kleine oder junge Unternehmen existenzbedrohlich sein.

Zudem kosten Mahnwesen und etwaige Inkasso-Verfahren viel Zeit und Geld, die kleine Unternehmen und insbesondere Freelancer oft nicht aufbringen können.

Um das Debitorenrisiko zu minimieren, können Unternehmen allerdings ein paar Vorkehrungen treffen:

• Anzahlungen oder regelmäßige Abschlagszahlungen vereinbaren

• Neuen Kunden einen begrenzten Warenkredit gewähren, also zum Beispiel nur Waren und Dienstleistungen im Wert von unter 20.000€ erbringen, bevor offene Forderungen beglichen wurden

• Einen Eigentumsvorbehalt vertraglich festlegen, bei dem Waren nur in den Besitz, nicht aber in das Eigentum des Debitors übergehen, bis sie vollständig bezahlt sind

• Eine Bonitätsprüfung durchführen (eher für große Unternehmen realistisch) oder bei Zweifeln zumindest in der Branche nach Erfahrungswerten erkundigen

Das Debitorenziel

Unter dem Begriff Debitorenziel werden zwei unterschiedliche Dinge verstanden:

1. Das Debitorenziel ist der Warenkredit, der einem Kunden eingeräumt wird und innerhalb einer festgelegten Laufzeit beglichen werden muss.

2. Das Debitorenziel ist eine Kennzahl, die angibt, nach wie vielen Tagen Kunden ihre Rechnungen im Durchschnitt bezahlen – also die Umschlagsgeschwindigkeit der Debitorenforderungen.

Als Kennzahl erlaubt das Debitorenziel Rückschlüsse auf die Zahlungsmoral von Kunden und den Erfolg des Debitorenmanagements. Dabei ist ein „gutes“ Debitorenziel relativ und hängt stark von den festgelegten Zahlungszielen ab. So haben Unternehmen im Einzelhandel recht kurze Debitorenziele (von durchschnittlich 10 Tagen), weil in der Regel direkt beim Kauf bezahlt wird. In der Industrie liegt das durchschnittliche Debitorenziel hingegen bei rund 45 Tagen.