Spendesk Live: 3 Webinare, um Ihre Finanzverwaltung in Topform zu bringen

Am 14. Juni 2023 war es endlich soweit: Die erste Ausgabe von Spendesk Live fand statt und markierte den Startschuss für ein wiederkehrendes, lehrreiches Online-Format – von Spendesk-Anwender:innen für Spendesk-Anwender:innen. Spendesk Live bietet allen, die unsere Ausgabenmanagement-Plattform bereits nutzen, die exklusive Möglichkeit, das Tool und seine Funktionen noch besser kennenzulernen und sich einen Tag lang mit anderen Kund:innen, Finanzexpert:innen sowie Spendesk-Mitarbeitenden auszutauschen.

In 3 Online-Sessions wurden Tipps und Best Practices zur Optimierung des Ausgabenmanagements angeboten, an denen alle Bestandskunden kostenlos teilnehmen und ihre brennenden Fragen loswerden konnten. Vom Eingangsrechungsprozess über den Genehmigungs-Workflow bis hin zur NetSuite-Integration erfuhren die Teilnehmenden alles, was sie brauchen, um ihre Ausgabenstrategie auf die nächste Stufe zu heben – und ihr Finanzmanagement in Bestform zu bringen. Schließlich bietet die Nutzung von Spendesk viele Möglichkeiten, Zeit und Mühe zu sparen.

Sie konnten leider selbst nicht an Spendesk Live teilnehmen oder möchten sich die Sessions noch einmal ansehen, um auch wirklich keine relevanten Informationen zu verpassen? Kein Problem, in diesem Artikel finden Sie Zusammenfassungen und Aufzeichnungen der 3 angebotenen Online-Sessions.

Was Sie von den Webinaren erwarten können: 

• Sie werden danach in der Lage sein, die Spendesk-Plattform und ihre Funktionen besser zu nutzen.

• Sie lernen Anwendungsfälle kennen, mit denen Sie Ihre Finanzprozesse in Zukunft optimieren können.

• Sie erfahren, wie andere Unternehmen Spendesk in ihre Teams integrieren und welche Vorteile dies auch für Sie haben kann.

• Sie können Ihre Organisation durch ein optimiertes Ausgabenmanagement fit halten.

Sind Sie bereit, Spendesk noch besser kennenzulernen? Los geht's!

Session 1: Der Freigabe-Workflow und das Kostenstellen-Mapping auf Spendesk

Das erste Webinar der Spendesk Live-Reihe beschäftigte sich mit dem Freigabe-Workflow und der Struktur von Kostenstellen auf Spendesk. Stefan Tihi, Head of Finance bei der TAM Akademie, und Florian Beermann, Customer Success Manager bei Spendesk, führten unsere Kund:innen durch die Präsentation und erläuterten den Genehmigungsprozess und die Kostenstellenzuordnung im Detail.

Sie erklärten unter anderem, wie Spendesk und die TAM Akademie zusammenarbeiten und gaben wichtige Einblicke, die sich aus der Implementierung der Genehmigungsfunktionen und Kostenstellen für die TAM Akademie ergeben haben. Auch ein Vergleich mit dem bisherigen Ansatz wurde gezogen: So gab es früher viele Insellösungen, dank Spendesk gibt es nun eine umfassende All-in-One-Lösung. Aber sehen Sie selbst in diesem Video:

Was Sie lernen werden:

• Wie der Freigabe-Workflow mit den Kostenstellen zusammenhängt

• Wie die TAM Akademie die Freigabe-Funktionen von Spendesk nutzt und welche Probleme dadurch vermieden werden können

• Wie Finanzteams mehr Transparenz und Kontrolle über Unternehmensausgaben erhalten

Session 2: Tipps und Tricks zur vorbereitenden Buchhaltung (mit NetSuite)

In der zweiten Sitzung stellte Eva Tourki (Senior Account bei Spendesk) viele nützliche Funktionen rund um die vorbereitende Buchhaltung anhand der Spendesk-Benutzeroberfläche vor – und wer könnte Ihnen das besser zeigen als unsere eigene Buchhalterin?

Eva gab viele aufschlussreiche Einblicke in Funktionen wie Exporte und NetSuite-Importe, Ausgaben, Bankjournale, den Umgang mit offenen Rechnungen und Rückstellungen und vieles mehr. Am Ende der Session wurden weitere brennende Fragen zu diesem Thema detailliert beantwortet. Die Aufzeichnung des Webinars finden Sie hier: 

Was Sie lernen werden:

• Wie die vorbereitende Buchhaltung mit Spendesk funktioniert

• Wie Sie Zeit bei der vorbereitenden Buchhaltung sparen und aufwändige Prozesse vereinfachen können

• Wie Spesen- und Bankjournale, NetSuite-Importe und andere wichtige Funktionen in Spendesk funktionieren

Session 3: Der Eingangsrechnungsprozess & das Verarbeiten von Gutschriften

In der dritten Sitzung lag der Fokus auf dem Eingangsrechnungsprozess von Spendesk.  Darüber hinaus wurde ein neues Produktfeature, die Rechnungskorrektur, diskutiert. Christoph Richter (COO und Mitbegründer von Humanitec), Martin Kalscheuer (Head of Operations bei Humanitec) sowie Robert Schmidt (CSM) und Marcus Pernegger (Product Manager) von Spendesk präsentierten die Einblicke in den Eingangsrechnungsprozess bei Spendesk.

Sie erläuterten auch die Veränderungen im Finanzmanagement von Humanitec seit der Zusammenarbeit mit Spendesk im Februar 2022. Zum Abschluss der Sitzung wurden die Fragen der Teilnehmenden beantwortet. Hier geht’s zum Video:

Was Sie lernen werden:

• Wie der Eingangsrechnungsprozess funktioniert und dank Spendesk vereinfacht werden kann

• Welche Vorteile die Einführung von Spendesk für den Eingangsrechnungsprozess bei Humanitec hatte

• Wie die Rechnungskorrektur funktioniert, die seit März mit Spendesk möglich ist (inkl. Funktionen und drei Anwendungsbeispielen)

Finanziell fit dank Spendesk

Wir hoffen, dass diese drei Trainingseinheiten Ihnen dabei helfen werden, das Beste aus Spendesk herauszuholen, Ihre Finanzfunktion zu optimieren und Ihr Unternehmen finanziell fit zu halten.

Ein besonderer Dank geht an alle Vortragenden von Humanitec und der TAM Akademie, die uns ihre Zeit zur Verfügung gestellt haben, um viele hilfreiche Tipps und ihre eigenen Erfahrungen mit Spendesk zu teilen. Danke auch an alle Teilnehmenden, die den Sessions interessiert gefolgt sind und sie mit ihren Beiträgen und Fragen mitgestaltet haben.

Unser Anspruch ist es, die Arbeit der Finanzteams und der gesamten Organisation zu erleichtern – und das ist erst der Anfang. Bis zur nächsten Ausgabe von Spendesk Live; wir hoffen, Sie dort zahlreich begrüßen zu dürfen!