Spendesk est un outil très complet et très intuitif, aussi facile à utiliser par l’équipe finance que par les collaborateurs.

Une solution qui correspond aux besoins de la maison d'édition

Avant la mise en place de Spendesk chez Unique Heritage Media, le processus de gestion des dépenses était traditionnel : les cartes qui passent de mains en mains, la chasse aux justificatifs et une réconciliation comptable interminable. Heureusement, avec la solution 7-en-1 Spendesk, tout le processus, de la demande d'achat, à la gestion des factures, jusqu'aux abonnements récurrents, est simplifié et réalisable en quelques clics.

Découvrez le témoignage d'Alexandrine de Charon

"Spendesk est un outil très complet et très intuitif". Depuis Octobre 2020, Alexandrine, directrice Administrative et Financière, et son équipe ont décidé d’utiliser Spendesk pour gérer l’ensemble des achats et des factures de leurs 110 collaborateurs. Découvrez comment son quotidien s’est drastiquement amélioré depuis !

Unique Heritage Media, maison d’édition jeunesse qui prône l’apprentissage ludique

A la fois producteur, éditeur et diffuseur, Unique Heritage Média propose des contenus de qualités, variés et innovants, tant sur le fond que sur la forme, dont l'objectif est de permettre aux enfants d'apprendre en s'amusant.

Si la famille est la valeur clé d’Unique Heritage Média, cette dernière va également de pair avec les valeurs de partage, de qualité et de créativité qui habitent cette belle entreprise.

Aux côtés d'Alexandrine, se trouve une équipe de 9 personnes aux profils et expertises variées, ainsi qu'une gestion comptable externalisé. Sur ce poste, le rôle d’Alexandrine est d’encadrer le contrôle de gestion, la comptabilité, les Ressources Humaines et la supply chain de l’éditeur jeunesse.

Contrôle et visibilité, la DAF garde la main sur les achats

Avant d’utiliser Spendesk, les achats chez Unique Heritage Média étaient gérées par le biais de quelques cartes bancaires professionnelles, partagées entre les différents collaborateurs.

"Le moindre achat était vraiment très compliqué pour les équipes. Il fallait déjà retrouver l’une des cartes, faire l’achat, puis les comptables externes devaient traiter à la main chaque transaction sur le terrain, partir à la chasse aux justificatifs pour faire la réconciliation et la clôture comptable. "

Par conséquent la clôture comptable était un véritable calvaire et il pouvait y avoir de nombreuses erreurs d’allocation analytique… La documentation des facture était également pénible pour les opérationnels.

Dépenses, l’équipe marketing en tête du peloton

Aujourd’hui, le plus gros centre de coûts pour Unique Heritage Média géré par CB sont les investissements réalisés dans le cadre de la stratégie webmarketing. Concrètement il s’agit de l’achat du CMS, du référencement de la marque, de la création d’e-publicité, etc.

Puis viennent également les achats informatiques et liées aux déplacements des équipes sur le terrain.

Désormais, chaque équipe gère ses achats via l’application web et mobile de Spendesk.

L’équipe d’Alexandrine a pu paramétrer la solution sur mesure, en établissant des règles de validation, des limites et des budgets.

Chaque d’abonnement est gérée via des cartes virtuelles récurrentes. Les autres dépenses passent par des cartes de paiement virtuelles à usage unique ou bien des cartes de paiement physiques pour les achats sur le terrain, les frais de déplacements, etc.

Impossible également pour les employés d’Unique Heritage Média de perdre ou d’oublier de soumettre leurs justificatifs de paiements grâce à la rapidité d’exécution de cette tâche, mais aussi aux rappels automatiques programmés dans l’outil.

En moyenne, l’équipe d’Alexandrine gagne 2 jours par mois sur la gestion des tâches administratives entre achats et factures fournisseurs. Par ailleurs, les dépenses de chacun sont strictement allouées à leurs budgets.

Spendesk, la solution qui répond à toutes les attentes d’Unique Heritage Média

"Assez simplement, Spendesk est le tout premier outil que j'ai identifié lors de mes recherches."

Ce qui a marqué la Directrice Administrative et Financière d’UHM, c’est aussi la réactivité et la qualité de l’accompagnement des équipes Spendesk. A la fois lors de ses recherches, de la mise en place de l’outil, mais aussi désormais au quotidien.

Si Alexandrine devait retenir trois principaux avantages de Spendesk ce serait :

• L’imputation analytique et comptable précise qui permet de responsabiliser les équipes et simplifier la saisie pour la comptabilité.

• La disponibilité et la sécurité des moyens de paiement qui optimisent le contrôle.

• La récupération des justificatifs de paiement qui simplifie le quotidien de la DAF.

En résumé, pour les collaborateurs d’Unique Heritage Média et sa Directrice Administrative et Financière, Alexandrine, Spendesk est une solution de gestion de dépenses professionnelles simple et efficace !