Plateforme Agréée pour la facturation électronique : le guide complet pour choisir votre solution (et éviter les pièges)

Vous avez déjà une longueur d'avance

Vous gérez déjà vos factures dans un outil digital. Vous avez des workflows d'approbation paramétrés. Vos collaborateurs utilisent des cartes d'entreprise ou soumettent leurs notes de frais en ligne.

Vous n'êtes pas en train de partir de zéro. Vous êtes dans les 20% d'entreprises françaises qui ont déjà digitalisé leur gestion des dépenses.

Maintenant, l'enjeu, c'est de transformer cette avance en conformité e-invoicing, sans tout casser, sans tout recommencer, et surtout en renforçant ce que vous avez déjà construit.

La bonne nouvelle ? Vous avez les bonnes cartes en main pour faire de cette obligation réglementaire un levier stratégique.

La question n'est plus "faut-il digitaliser ?" mais "comment choisir la bonne Plateforme Agréée pour capitaliser sur nos investissements actuels ?"

Pour comprendre les bases de la facturation électronique, consultez notre guide : Facturation électronique : comment s'y préparer ?

Ce que change vraiment la réforme pour vous

Vous recevez déjà des factures dématérialisées. Vous les traitez dans votre outil. Vous les payez. Vous les exportez vers votre comptabilité.

Ce qui ne change pas

• Vos workflows d'approbation (qui valide quoi, dans quel ordre)

• Vos processus de paiement (virements, cartes, autres)

• Vos exports comptables (format, fréquence, mapping)

• Vos règles de gestion (centres de coûts, catégories, budgets)

La facturation électronique ne révolutionne pas votre métier. Elle ajoute une couche de conformité réglementaire.

Ce qui change

1. Le format d'arrivée des factures

Avant : PDF par email, scan, upload manuel

Après : Fichiers structurés (XML) via Plateforme Agréée

2. Les statuts officiels

Avant : Vous gérez vos statuts internes (reçue, en approbation, approuvée, payée)

Après : Vous devez aussi transmettre des statuts officiels au PPF (déposée, refusée, encaissée...)

3. L'archivage probant

Avant : Vous archivez vos factures comme vous voulez

Après : archivage probant obligatoire pendant 10 ans (authenticité + intégrité + lisibilité)

4. L'e-reporting

Avant : Vous ne déclariez rien en temps réel

Après : Votre PA transmet automatiquement certaines données au PPF (achats internationaux, paiements de prestations...)

Pourquoi une plateforme centralisée change tout

Vous pourriez vous dire : "On a déjà un outil pour les factures. On va juste ajouter une PA pour recevoir les factures électroniques, puis on les transfère."

C'est techniquement possible. Mais c'est stratégiquement risqué.

Pour comprendre l'importance d'optimiser vos processus, lisez : Processus de traitement des factures fournisseurs : quelle efficacité ?

Le piège de la fragmentation

Scénario classique :

1. Vous choisissez une PA autonome pour recevoir les factures électroniques

2. Ces factures arrivent dans la PA

3. Vous devez les transférer manuellement (ou via API) dans votre outil actuel

4. Vous traitez la facture dans votre outil (approbation, paiement)

5. Vous devez renvoyer les statuts à la PA pour qu'elle les transmette au PPF

6. Vous exportez vers votre comptabilité depuis votre outil

7. Vous archivez... où ? Dans la PA ? Dans votre outil ? Les deux ?

Le résultat :

Vous avez deux outils à maintenir, cela veut dire double saisie ou développements API coûteux pour vous. En plus, vous risquez d'avoir des incohérences entre les deux systèmes, les statuts officiels décorrélés du traitement réel, vos équipes perdues entre deux interfaces et le résultat? C'est un reporting fragmenté.

La puissance de la centralisation

Avec une plateforme centralisée (PA + spend management intégrés) :

1. La facture électronique arrive directement là où vous la traitez

2. Vos workflows existants s'appliquent automatiquement

3. Chaque action (approbation, refus, paiement) génère le bon statut officiel

4. Les statuts sont transmis automatiquement au PPF

5. L'archivage probant est géré automatiquement

6. L'e-reporting se fait automatiquement

7. Vous exportez vers votre comptabilité comme aujourd'hui

Le résultat :

Vous n'avez qu'un seul outil, zéro manipulation manuelle, une cohérence parfaite entre traitement et conformité. Votre reporting est unifié, vos statuts officiels sont synchronisés avec la réalité et vos équipes continuent à travailler comme avant.

Comprendre le mandat : ce que vous devez vraiment savoir

Avant de choisir votre PA, clarifions les concepts clés.

PA-R vs PA-E : Pourquoi vous avez besoin des deux

PA-R (Plateforme Agréée de Réception) : Gère vos factures entrantes (celles que vous recevez de vos fournisseurs)

PA-E (Plateforme Agréée d'Émission) : Gère vos factures sortantes (celles que vous émettez vers vos clients)

Il est important de noter que ce sont deux périmètres distincts. Vous pouvez avoir deux PA différentes (une pour la réception, une pour l'émission).

Pourquoi Spendesk est PA-R uniquement ?

Spendesk gère les dépenses (Accounts Payable), pas les ventes (Accounts Receivable). Notre expertise est dans la gestion des factures fournisseurs, des cartes d'entreprise et des notes de frais.

Pour l'émission, vous conserverez votre outil actuel de facturation client (logiciel comptable, CRM, ERP) qui deviendra PA-E ou s'interfacera avec une PA-E.

Les 3 formats structurés obligatoires

Vos fournisseurs peuvent émettre dans 3 formats :

• UBL (Universal Business Language): Format XML pur

• CII (Cross Industry Invoice): Format XML pur

• Factur-X : PDF avec XML embarqué (format hybride)

Votre PA de réception doit supporter les trois. Vous n'avez pas à choisir. C'est votre fournisseur qui choisit.

Le cycle de vie et les statuts officiels

Chaque facture électronique suit un cycle de vie avec presque 20 statuts possibles. Quatre sont obligatoires :

1. Déposée : La facture a été reçue par votre PA

2. Rejetée : Rejet technique (format invalide, données manquantes)

3. Refusée : Rejet métier (facture erronée, mauvais destinataire)

4. Encaissée : Pour les prestations de service (TVA exigible au paiement)

Les autres statuts sont recommandés : en approbation, approuvée, refusée partiellement, paiement transmis, etc.

Chaque statut est transmis automatiquement au PPF. Certains sont irréversibles (notamment "refusée"). Votre PA doit gérer les accès et les droits pour éviter les erreurs.

Les 3 options de configuration PA (et laquelle choisir)

Vous avez trois façons de configurer votre réception de factures électroniques. Chacune a des avantages et des inconvénients.

Option 1 : Spendesk (ou votre outil actuel) comme PA unique (RECOMMANDÉ)

Comment ça fonctionne :

• Une seule adresse électronique : Votre SIREN

• Tous les flux arrivent au même endroit : factures fournisseurs, reçus de carte, notes de frais

• Une seule plateforme pour tout gérer

Les avantages :

La simplicité est maximale : pas de coordination entre plusieurs PA, pas de confusion sur quelle adresse donner à quel fournisseur. Un seul contrat, un seul interlocuteur.

Votre visibilité est complète : toutes vos dépenses sont au même endroit, le reporting unifié sur l'ensemble des catégories et vos données ne sont pas fragmentées entre plusieurs outils.

De plus, vos fournisseurs n'ont pas besoin d'effectuer d'efforts supplémentaires. Ils vous trouvent automatiquement dans l'annuaire national via votre SIREN, pas besoin de leur communiquer une adresse électronique spécifique en amont. Ils émettent, ça arrive, c'est tout.

Et finalement, votre conformité garantie. Tous vos flux sont couverts automatiquement, l'e-reporting est géré pour tous vos achats internationaux et l'archivage probant est centralisé.

Les inconvénients :

Une migration nécessaire, si vous n'utilisez pas encore cet outil pour tout: vous devez basculer tous vos flux dans la plateforme, former vos équipes sur les parties qu'elles ne connaissent pas encore et paramétrer de nouveaux workflows si nécessaire

Pour qui ?

Cette solution convient aux entreprises prêtes à consolider tous leurs flux, qui veulent simplifier leur tech stack et qui cherchent la solution la plus pérenne.

Checklist de décision :

☐ Notre outil actuel peut-il devenir PA ?

☐ Couvre-t-il TOUS nos cas d'usage (AP + cartes + notes de frais) ?

☐ Sommes-nous prêts à migrer les flux manquants ?

☐ Avons-nous le temps de former les équipes d'ici septembre ?

Option 2 : Configuration multi-PA segmentée par flux (ACCEPTABLE)

Comment ça fonctionne :

• Deux (ou plus) adresses électroniques : SIREN_INVOICE + SIREN_EXPENSE

• Flux segmentés :

  • Factures fournisseurs AP → PA #1 (votre outil AP actuel)

  • Reçus de carte + notes de frais → PA #2 (ex: Spendesk)

Les avantages :

Vous conservez l'existant: c'est le même outil AP actuel que vous gardez, pas de migration de vos workflows AP et un changement limité aux cartes et notes de frais.

Un autre avantage c'est la spécialisation des outils : chaque PA gère ce qu'elle fait de mieux. Vous ne faites pas de compromis sur les fonctionnalités.

Les inconvénients :

Par contre, cette solution complexifie votre gestion : vous devez former vos collaborateurs ("Quelle adresse pour quelle dépense ?"), former vos fournisseurs sur la bonne adresse à utiliser et vous risquez qu'une facture soit envoyée à la mauvaise PA.

En plus, votre reporting sera fragmenté : vos factures AP sont dans un outil et vos cartes et notes de frais sont dans un autre. Impossible d'avoir une vue consolidée sans export et retraitement.

Votre E-reporting ne pourra être que partiel : chaque PA gère l'e-reporting pour son périmètre, vous devrez vérifier que rien ne passe entre les mailles du filet et éviter les risques d'incohérence si un flux est mal routé.

C'est sans oublier le double coût potentiel : deux PA = deux contrats (selon les modèles tarifaires) donc deux outils à maintenir et upgrader.

Pour qui?

Cette solution peut convenir aux entreprises avec un outil AP très ancré et difficile à migrer, celles qui ont une séparation claire entre AP et dépenses collaborateurs et celles qui acceptent la complexité organisationnelle et les risques qui l'accompagnent.

Checklist de décision :

☐ Notre outil AP actuel peut-il devenir PA ?

☐ Avons-nous les ressources pour gérer 2 PA en parallèle ?

☐ Pouvons-nous former nos équipes à utiliser la bonne adresse ?

☐ Acceptons-nous de ne pas avoir de vue consolidée ?

Option 3 : PA externe + transfert manuel vers votre outil (DÉCONSEILLÉ)

Comment ça fonctionne :

• Vous choisissez une PA autonome pour recevoir les factures électroniques

• Les factures arrivent dans cette PA

• Vous les transférez manuellement (ou via API) dans votre outil de gestion

• Vous traitez les factures dans votre outil

• Vous renvoyez les statuts à la PA pour transmission au PPF

Les avantages :

Vous conservez votre set-up actuel, rien ne change. Vous ajoutez juste une brique de conformité.

Les inconvénients :

Vous serez sujet à une manipulation double : chaque facture doit être transférée manuellement ou via développement API. Cela amène donc des risques d'oublis, d'erreurs, de doublons.

Vos données seront décorrélées entre compliance et métier : les statuts officiels sont gérés dans la PA, mais le traitement réel est dans votre outil. Vous risquez donc de fortes incohérences (facture "approuvée" dans PA mais "en attente" dans votre outil).

Vous l'aurez compris, c'est l'intégrité de vos données qui n'est plus garantie : les factures peuvent être modifiées entre la PA et votre outil, et la piste d'audit devient complexe à reconstituer.

Vous serez aussi sujet à une complexité technique due aux développements API coûteux, la maintenance continue associée des flux de données et toute votre équipe IT sera mobilisée.

Vous ne verez probablement pas de gain d'efficacité : vous ajoutez un outil sans retirer de travail manuel, vous payez une PA juste pour la conformité, sans bénéfice opérationnel.

Pour qui?

Cette solution peut convenir aux entreprises avec des contraintes techniques ou stratégiques très fortes ou à celles qui n'ont absolument aucune alternative.

Notre recommandation est d'éviter cette option autant que possible.

Stratégie de communication fournisseurs : ne la sous-estimez pas

Vous avez choisi votre configuration. Maintenant, il faut que vos fournisseurs sachent où envoyer leurs factures électroniques.

Quand communiquer ?

Nous recommandons que vous communiquiez dès que vous aurez signé votre accord formel avec votre PA. Une fois vos adresses électroniques enregistrées dans l'annuaire national, vous pourrez fournir cette information. Vous voulez laisser le temps à vos fournisseurs de se préparer

À qui communiquer en priorité ?

Phase 1 : Les fournisseurs stratégiques

• Top 20 en volume de factures

• Top 20 en montant total annuel

• Ceux avec qui vous avez des engagements contractuels de délais

Phase 2 : Les fournisseurs réguliers

• Tous ceux qui vous envoient au moins 1 facture/mois

• Envoi groupé par email

Phase 3 : Les fournisseurs occasionnels

• Mention dans votre signature email

• Information lors de chaque nouvelle commande

• Page dédiée sur votre site web (si applicable)

Que faire si un fournisseur envoie à la mauvaise adresse ?

Si vous avez plusieurs adresses électroniques (Option 2) :

1. La facture arrive à la PA #1, mais elle devrait être à la PA #2

2. Vous "refusez" la facture (statut soft, pas de transmission au PPF)

3. Vous contactez le fournisseur : "Merci de renvoyer à SIREN_EXPENSE au lieu de SIREN_INVOICE"

4. Le fournisseur réémet à la bonne adresse

Donc oui, c'est gérable. Mais c'est une friction supplémentaire.

Si vous avez une seule adresse (Option 1), ce problème n'existe pas. Tous les fournisseurs utilisent le même SIREN, peu importe le type de facture.

Timing de sélection de votre PA : le calendrier stratégique

Analyse et sélection

Semaines 1-4 : Audit de vos besoins

Questions à vous poser :

• Quels flux gérons-nous déjà dans notre outil actuel ? (AP, cartes, notes de frais)

• Quels flux sont encore manuels ou dans d'autres outils ?

• Quel est notre volume mensuel par type de flux ?

• Quelle est notre configuration comptable (ERP, logiciel comptable) ?

• Quelles sont nos contraintes techniques ou stratégiques ?

Semaines 5-8 : Évaluation des PA

Critères de sélection :

☐ Certifiée PA par la DGFIP (vérifier sur le site officiel du gouvernement)

☐ Couvre tous vos cas d'usage souhaités (AP, cartes, NdF)

☐ Intégration native avec votre ERP/logiciel comptable

☐ Archivage probant automatique

☐ Gestion automatique de l'e-reporting

☐ Support client en français avec expertise réglementaire

☐ Roadmap produit claire pour les évolutions futures

☐ Pricing transparent (conformité incluse ou en supplément ?)

☐ Références clients dans votre secteur/taille

Semaines 9-12 : Décision et contractualisation

Demandez des démos aux 2-3 PA finalistes, en impliquant les parties prenantes (finance, IT, achats). Vérifiez les clauses de sortie (que se passe-t-il si vous changez de PA ?) et signez l'accord formel (nécessite signature du représentant légal).

Onboarding et configuration

Paramétrage : Création de vos adresses électroniques, enregistrement dans l'annuaire national (fait par votre PA), configuration de vos workflows d'approbation avec le mapping des champs comptables et l'intégration avec votre ERP.

Tests internes : Sélectionnez 5-10 utilisateurs pilotes, simulez des factures électroniques (si votre PA propose un environnement de test), vérifiez vos workflows, testez vos exports comptables et identifiez des problèmes en amont.

Pilote fournisseurs : Sélectionnez 5-10 fournisseurs bienveillants, communiquez votre adresse électronique, réceptionnez de vraies factures électroniques pour tester le circuit complet et effectuez les ajustements nécessaires.

Déploiement et généralisation

Formation : Déployez un programme de formation par profil (approfondi pour les contrôleurs, synthétique pour les approbateurs, pratique pour les collaborateurs). Complétez avec une documentation complète (guides, FAQ, vidéos) et un support dédié pour accompagner la montée en compétence.

Communication fournisseurs massive : Informez massivement vos fournisseurs : email groupé à tous les actifs, relances ciblées pour les stratégiques, signature email mise à jour avec votre adresse électronique, et page web dédiée si vous en avez la possibilité.

Septembre 2026 : Go-live

1er septembre : Réception obligatoire commence

• Les factures électroniques arrivent

• Vos équipes les traitent avec les workflows existants

• Les statuts sont transmis automatiquement au PPF

• Vous êtes conforme!

E-reporting & audit : ce que votre PA doit gérer automatiquement

E-reporting : les flux concernés

Toutes les transactions qui ne sont pas de la facturation électronique B2B domestique doivent faire l'objet d'e-reporting :

1. Achats internationaux (B2B hors France) : fournisseurs UE et fournisseurs hors UE

2. Ventes aux particuliers (B2C)

3. Données de paiement pour prestations de service : La TVA est exigible au paiement, pas à l'émission, donc l'État veut suivre les encaissements effectifs

Ce que votre PA doit faire automatiquement :

• Collecter les données obligatoires (via des champs supplémentaires dans vos factures internationales)

• Consolider les données par période fiscale

• Transmettre au PPF à la fréquence adaptée à votre régime fiscal (mensuel, trimestriel)

Vous n'avez RIEN à faire manuellement. C'est la PA qui gère.

Archivage probant : les 3 piliers

La loi exige un archivage pendant 10 ans qui garantit :

1. Authenticité

La facture provient bien du fournisseur déclaré, avec transmission via PA certifiée, signature électronique ou horodatage et traçabilité complète.

2. Intégrité

La facture n'a pas été modifiée après émission, le fichier XML est en lecture seule, il existe une piste d'audit de toutes les actions et les logs horodatés sont non modifiables.

3. Lisibilité

La facture peut être consultée pendant 10 ans grâce à un format de conservation standardisé qui n'est pas sujet à l'obsolescence technologique et qui doit être accessible rapidement sur demande de l'administration.

Ce que votre PA doit faire automatiquement :

• Stocker le XML original + PDF lisible

• Horodater toutes les actions

• Maintenir les accès sécurisés

• Garantir la disponibilité pendant 10 ans

• Fournir un export si vous changez de PA

Lors d'un contrôle fiscal, vous devez pouvoir :

• Accéder à n'importe quelle facture électronique en moins de 24h

• Prouver l'authenticité et l'intégrité

• Présenter la piste d'audit complète

• Montrer les statuts transmis au PPF

Audit readiness : votre checklist

☐ Toutes mes factures électroniques sont dans ma PA ?

☐ Les XML originaux sont archivés de façon probante ?

☐ Les PDF lisibles sont disponibles ?

☐ J'ai la piste d'audit de chaque facture ?

☐ Je peux retrouver une facture en moins de 24h ?

☐ Je peux exporter l'historique complet si nécessaire ?

☐ Mon contrat PA garantit l'archivage sur 10 ans ?

Change management : former vos équipes (version avancée)

Vous n'êtes pas en train de former des gens au digital. Vous vous formez à de nouveaux processus.

Les 3 profils à former différemment

1. Les contrôleurs

Ce qui change pour eux :

• Réception via PA au lieu d'email/inbox générale

• Gestion des statuts officiels (attention aux irréversibles)

• Vérification de l'archivage probant

• Suivi de l'e-reporting

Formation nécessaire :

• Compréhension complète du cycle de vie de la facture électronique

• Gestion des statuts (quand utiliser "refusée" vs "archiver")

• Process de gestion des erreurs (facture mal routée, doublon, etc.)

2. Les approbateurs (managers)

Ce qui change pour eux :

• Presque rien ! Les factures continuent d'arriver pour validation

• Nuance : ils doivent comprendre que certaines actions génèrent des statuts officiels

Formation nécessaire :

• 30 minutes pour expliquer le contexte

• Démonstration du processus (identique à avant)

• Clarification : "refuser" une facture a maintenant un impact officie

3. Les collaborateurs (qui font des dépenses)

Ce qui change pour eux :

Pour les notes de frais, ils doivent maintenant demander explicitement que la facture soit émise au nom de l'entreprise. Il existe des exceptions pour les notes de restaurant sous 150€ et les péages, ou les reçus papier suffisent.

Pour les cartes, rien ne change ! Les factures électroniques arrivent et le matching se fait automatiquement.

Formation nécessaire :

• Email explicatif : "Quand vous faites une dépense pro, demandez une facture au nom de l'entreprise"

• Template de demande à donner aux fournisseurs

• Rappel dans l'outil au moment de soumettre une note de frais

Les scénarios de résistance à anticiper

"Pourquoi est-ce que je dois maintenant demander une facture au nom de l'entreprise pour mes notes de frais ?"

Réponse : Avant, un reçu suffisait. Maintenant, l'État exige une facture électronique B2B pour pouvoir récupérer la TVA. C'est la loi, pas notre choix.

"Mon fournisseur habituel ne fait pas de factures électroniques"

Réponse : Il devra. C'est obligatoire pour tous les fournisseurs français à partir de septembre 2026 (ou septembre 2027 pour les TPE/PME). S'il refuse, changez de fournisseur ou acceptez de perdre la déduction de TVA.

"J'ai peur de cliquer sur le mauvais bouton et d'envoyer un statut irréversible"

Réponse : Les statuts critiques (comme "refusée") ne sont accessibles qu'aux contrôleurs, pas aux autres utilisateurs. Et ils sont clairement signalés. Vous ne pouvez pas faire d'erreur par accident.

Les pièges à éviter absolument

Piège #1 : Choisir une PA qui ne couvre pas tous vos flux

Le problème :

Vous choisissez une PA juste pour les factures fournisseurs AP. Mais elle ne gère ni les cartes ni les notes de frais.

La conséquence :

Vous devrez soit avoir deux PA (complexité), soit transférer manuellement les factures électroniques de cartes et notes de frais (double saisie).

Comment l'éviter :

Avant de signer, vérifiez : "Cette PA couvre-t-elle TOUS mes cas d'usage ?"

Piège #2 : Sous-estimer la communication fournisseurs

Le problème :

Vous vous dites "Les fournisseurs me trouveront dans l'annuaire, pas besoin de les contacter."

La conséquence :

Les fournisseurs ne savent pas que vous avez plusieurs adresses électroniques (si vous avez plusieurs PA), ils envoient tout à la même adresse et vous passez vos journées à router manuellement les factures

Comment l'éviter :

Communiquez massivement, relancez si besoin. Soyez explicite.

Piège #3 : Ne pas tester avec de vrais fournisseurs

Le problème :

Vous testez votre PA en interne avec des factures simulées. Tout fonctionne parfaitement. Vous vous dites "C'est bon, on est prêt."

La conséquence :

Le 1er septembre, vous recevez votre première vraie facture électronique. Elle ne s'assigne pas automatiquement (le fournisseur n'a pas rempli les bons champs). Le matching avec la transaction carte échoue et vous découvrez des cas d'usage que vous n'aviez pas anticipés.

Comment l'éviter :

Pilote avec 5-10 fournisseurs réels en amont. Identifiez les problèmes AVANT septembre.

Piège #4 : Croire que "conformité = zéro changement"

Le problème :

Vous pensez : "On choisit une PA, elle se branche sur notre outil existant, tout continue comme avant."

La conséquence :

Vos équipes ne comprennent pas les nouveaux concepts (statuts officiels, archivage probant). Elles continuent à travailler comme avant. Vous découvrez des erreurs lors d'un contrôle fiscal 2 ans plus tard.

Comment l'éviter :

Formez vos équipes. Même si les workflows ne changent pas beaucoup, le contexte légal, lui, a changé.

Piège #5 : Choisir la PA la moins chère sans regarder les services

Le problème :

Vous comparez les prix. PA #1 coûte 500 €/mois. PA #2 coûte 1 200 €/mois. Vous choisissez PA #1.

La conséquence :

PA #1 ne gère que la réception technique alors vous devez développer vos propres intégrations (coût : 10 000 €).

Le support est en anglais et ne connaît pas la réglementation française alors vous payez des consultants externes pour vous aider (coût : 5 000 €)

Soit un total : 500 €/mois + 15 000€ one-time = plus cher que PA #2

Comment l'éviter :

Regardez le coût total de possession (TCO), pas juste l'abonnement.

Décision framework : quelle PA choisir en 5 questions

Question 1 : Est-ce que je gère déjà tous mes flux (AP + cartes + notes de frais) dans un seul outil ?

• Oui → Vérifiez si cet outil peut devenir PA. Si oui, c'est votre meilleur choix (Option 1)

• Non → Passez à la question 2

Question 2 : Suis-je prêt à migrer les flux manquants vers une plateforme tout-en-un ?

• Oui → Choisissez une PA qui couvre tous vos cas d'usage (Option 1)

• Non → Passez à la question 3

Question 3 : Puis-je gérer la complexité de 2 PA distinctes ?

• Oui (j'ai les ressources) → Configuration multi-PA acceptable (Option 2)

• Non → Passez à la question 4

Question 4 : Ai-je des contraintes techniques ou stratégiques très fortes qui m'empêchent de consolider ?

• Oui (ERP imposé par le groupe, migration impossible) → Option 3 (mais préparez-vous à développer des intégrations)

• Non → Revenez à la question 2. Vous POUVEZ migrer, vous ne VOULEZ pas. C'est différent.

Question 5 : Ma PA de réception gère-t-elle automatiquement l'archivage probant et l'e-reporting ?

• Oui → Bon choix

• Non → Fuyez. Vous allez devoir le faire manuellement.

L'essentiel à retenir sur la facturation électronique

Vous avez déjà digitalisé. Vous avez déjà une longueur d'avance.

La facturation électronique n'est pas une révolution de vos processus. C'est une mise en conformité réglementaire. Si vous choisissez la bonne PA, c'est transparent.

Les 3 choix stratégiques :

1. Une seule PA pour tout → Simplicité maximale (recommandé)

2. Deux PA segmentées → Acceptable si vraiment nécessaire

3. PA externe + transferts manuels → À éviter sauf contrainte absolue

Les 3 piliers d'une bonne PA :

1. Couverture complète : AP + cartes + notes de frais

2. Conformité automatique : archivage probant + e-reporting

3. Intégration native : avec votre ERP/logiciel comptable

Le timing critique :

• Mars 2026 : Choisissez votre PA

• Avril-Juin : Onboarding et configuration

• Juillet-Août : Tests et communication fournisseurs

• 1er septembre : Go-live conforme

Vous avez huit mois. Mais les PA ouvrent leur onboarding progressivement. Plus vous vous inscrivez tôt, plus vous aurez accès aux phases pilotes, au support dédié et aux retours d'expérience des early adopters.

Ne sous-estimez pas :

• La communication fournisseurs

• La formation de vos équipes

• Les tests avec de vrais fournisseurs

Le piège à éviter :

Choisir une PA juste pour la conformité, sans regarder les gains opérationnels. Vous allez payer un outil qui ne vous apporte rien d'autre qu'éviter des amendes.

L'opportunité à saisir :

Profiter de cette obligation pour consolider tous vos flux, gagner en visibilité et transformer une contrainte réglementaire en avantage compétitif.

Prochaines étapes

Vous avez déjà digitalisé vos processus, mais il reste à valider votre stratégie PA. Si des questions spécifiques vous bloquent (notes de frais, multi-entités, cas particuliers), notre article "Les Réponses Aux Questions Que Vous N'Osez Pas Poser" y répond en détail. Vous partez de zéro et devez tout mettre en place ?

Consultez notre guide complet "8 Mois Pour Digitaliser Vos Factures" qui vous donne un plan d'action mois par mois. Prêt à choisir votre solution ?

Découvrez comment l'automatisation des factures avec Spendesk simplifie la conformité tout en optimisant vos processus, puis demandez une démo pour voir la plateforme en action.

Vous avez digitalisé. Maintenant, capitalisez sur cet investissement en choisissant la bonne PA. Le 1er septembre 2026, vous serez conforme ET plus efficace.