Comment mettre en place une piste d’audit fiable facilement ?
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Publié le 23 juillet 2023
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La mise en place d’une piste d’audit fiable est un vrai challenge pour de nombreuses entreprises.
Souvent sous-estimée, notamment par les TPE et les PME, cette documentation obligatoire des flux de facturation est pourtant lourdement sanctionnée par l’administration fiscale en cas de contrôle, lorsqu’elle est non conforme.
En effet, instaurée pour lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA, la piste d’audit fiable devient un objet de contrôle systématique de la part de la DGFIP.
Se conformer à cette obligation devient de plus en plus complexe, surtout dans un contexte où les équipes travaillent à distance et les équipes financières sont à la recherche d’outils comptables adaptés au télétravail.
Alors que les entreprises sont constamment à la recherche des solutions pour optimiser leur trésorerie et consacrer leur énergie à d’autres projets stratégiques, comment documenter la piste d’audit fiable sans casse-tête ?
Quelles sont les entreprises concernées par la piste d’audit fiable ?
Quelles sanctions en cas d’absence de piste d’audit fiable ?
La piste d’audit fiable (PAF) : de quoi s’agit-il ?
La piste d’audit fiable (ou la PAF) a été rendue obligatoire par la directive européenne 2010/45/UE, transposée en droit français dans l’article 289 VII du Code général des impôts.
Ce texte impose aux entreprises de mettre en place des « contrôles permanents et documentés » de toutes les factures, émises et reçues, qui ne sont pas électroniquement certifiées.
Actuellement, trois modes de facturation sont possibles :
L’Échange de Données Informatisé (EDI),
La facture sécurisée « Référentiel Général de Sécurité » (RGS),
Les factures non électroniquement sécurisées (facture au format PDF et facture papier).
Les deux premiers modes sont considérés comme suffisamment sécurisés et fiables par la loi. Elles sont généralement gérées par les outils d’intégration comptable.
En revanche, pour les dernières (en format papier ou électronique — en PDF), la loi impose aux entreprises de documenter une piste d’audit fiable.
Les entreprises qui émettent et reçoivent des factures doivent donc sécuriser l’ensemble de leur flux de facturation et en assurer une parfaite traçabilité.
Concrètement, il s’agit de tracer toutes les factures en format papier ou en format PDF, émises et reçues.
Cette obligation vise à prévenir les fraudes aux « fausses factures ». C’est pourquoi toute opération de facturation doit être justifiée par une pièce originale et parfaitement traçable.
Les entreprises doivent donc garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures envoyées et reçues.
Quelles sont les entreprises concernées par la piste d’audit fiable ?
Toute entreprise qui n’a pas mis en place un échange de données informatisées (EDI) et qui émet et reçoit des factures non certifiées électroniquement, comme les factures papier ou en fichier PDF, doit mettre en place une piste d’audit fiable.
Toutefois, l’étendue de cette obligation varie selon la taille de l’entreprise :
Les TPE peuvent se satisfaire d’une « documentation orale », avec toutefois un traçage précis des flux de factures.
Les PME et les entreprises de taille intermédiaire doivent mettre en place une documentation synthétique.
Les grandes entreprises sont tenues d’établir une documentation détaillée.
Quelles sanctions en cas d’absence de piste d’audit fiable ?
Le non-respect de cette obligation légale est lourd en conséquence. Si une entreprise omet de mettre en place cette documentation, les sanctions encourues sont les suivantes :
Pour les factures émises : si l’administration fiscale remet en cause l’originalité de la facture, l’émetteur risque une pénalité de 50 % du montant de la facture. Cette pénalité peut être minorée à 5 % si l’émetteur justifie comptablement l’opération dans les 30 jours suivant la mise en demeure par le Trésor public. De plus, l’émetteur s’expose à une sanction financière de 15 € pour chaque omission ou inexactitude.
Pour les factures reçues : dans cette configuration, on l’oublie souvent, mais la sanction est aussi lourde. Pour les factures reçues non documentées ou non conformes, l’entreprise qui les reçoit encourt un risque de se voir refuser la déduction de la TVA de ces factures sur 3 ans.
De plus, si l’administration fiscale considère les factures présentées comme illégales, la sanction peut aller même jusqu’au rejet de la comptabilité. Sachez que cette sanction s’applique de droit et aucune contestation n’est possible.
Vous l’aurez compris, la mise en place d’une piste d’audit fiable est loin d’être facultative et n’est pas à prendre à la légère.
Comment mettre en place la piste d’audit fiable ?
Selon la réglementation, la piste d’audit fiable est une « démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle ».
La piste d’audit fiable doit préciser l’organisation, les systèmes de gestion impliqués, les traitements et responsabilités de chaque interlocuteur. Cette documentation peut décrire également les cartographies applicatives, le stockage et archivage des factures, et la sécurisation du système d’information, ainsi que le référentiel clients et fournisseurs.
La piste d’audit fiable impose donc aux entreprises de décrire de manière détaillée, étape par étape, le traitement des factures. Concrètement, ce processus se déroule en 3 temps :
Faire un état des lieux des flux de facturation dans l’entreprise : il s’agit d’identifier chaque type flux de facturation. Notez qu’il faudra rédiger une PAF par flux. Il faudra également lister chaque étape de traitement de chaque facture (la réception ou l’émission).
Cartographier les flux de facturation et les systèmes de contrôle : à cette étape, il vous faudra détailler de manière précise tous les processus de facturation dans l’entreprise et tous les points de contrôle effectués à chaque étape de flux de facturation. Profitez de cette étape pour définir tous les intervenants au cours du processus : qui intervient sur chaque facture (factures clients, factures fournisseurs) ? Pour quelle opération ? Quelles sont les procédures de contrôle de chaque facture ?
Rédiger la documentation : l’objectif de cette étape est de démontrer à l’administration fiscale que leur piste d’audit fiable est conforme à la réglementation, c’est-à-dire que toutes les factures sont authentiques, lisibles et intègres. Cette documentation PAF doit permettre à l’administration fiscale de vérifier toutes les opérations liées à une transaction et de contrôler toutes les pièces justificatives, comme les bons de commande, les devis, les bons de livraison, les factures, les justificatifs de paiement, etc. Cela suppose donc un archivage rigoureux et méthodique de chaque pièce comptable.
Notez que pour tirer le meilleur parti de la rédaction de la piste d’audit fiable, pensez à y associer tous les acteurs de l’entreprise : le service financier, le contrôle de gestion, la comptabilité fournisseur, mais aussi le service achat et le service informatique.
Vous l’aurez compris, rédiger une documentation PAF est une contrainte complexe qui pèse sur les entreprises et les pénalités pour le non-respect de cette obligation légale sont lourdes. Cela suppose notamment d’archiver rigoureusement tous les justificatifs comptables.
Sachez que la dématérialisation comptable, lorsqu’elle est conforme et sécurisée, permet de se conformer aux obligations légales et est un gain de temps précieux pour les équipes financières qui peuvent enfin se consacrer à des missions à haute valeur ajoutée.
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