L’informatique décisionnelle en PME

L’informatique décisionnelle pour les PME c’est possible !

Vous entendez régulièrement parler d’outils décisionnels, de Business Intelligence, de BI, etc. Vous vous interrogez sur la pertinence de ces solutions applicatives pour une PME ? Cet article vous explique comment l’informatique décisionnelle peut répondre aux besoins des dirigeants d’entreprise pour prendre leurs décisions. Il décrit les caractéristiques de ces outils, leurs avantages et la manière de traiter le sujet en PME.

Sommaire :

1 - Les besoins des PME pour décider

2 - L’informatique décisionnelle : définition et caractéristiques

3 - Les avantages de la Business Intelligence

4 - L’informatique décisionnelle est-elle abordable pour une PME ?

1 - Les besoins des PME pour décider

Le monde économique s’accélère en permanence et exige une réactivité toujours plus forte chez les dirigeants. Les PME ne sont pas en reste. Elles sont confrontées à cette difficulté, analyser correctement et vite avant de décider.

1.1 - Disposer rapidement d’informations fiables

Un dirigeant de PME se tourne en général vers ses services financiers pour obtenir une information précise dont il a besoin tout de suite. Il attend de cette équipe réactivité et fiabilité.

Pour ce qui concerne les données périodiques comme le reporting financier, commercial ou opérationnel, il en va de même. Les managers souhaitent recevoir ces informations généralement mensuelles, voire hebdomadaires, dès le début du mois M+1 ou chaque lundi matin. Oubliez la diffusion des résultats et des marges le 25 du mois suivant ! C’est plutôt l’heure de commencer à préparer la nouvelle clôture.

1.2 - Détenir des tableaux de bord et indicateurs clés pertinents

La prise de décision par la direction d’une PME ou par tout manager d’une business unit s’opère après avoir analysé les KPI clés de l’activité. L’établissement périodique de ces indicateurs et tableaux de bord suppose :

• de les avoir définis en concertation avec les « clients » de ces documents ;

• de disposer d’outils pour leur mise à jour rapide, fiable et régulière.

1.3 - Traiter une quantité de données toujours plus importante

L’infobésité guette les entreprises avec une masse de données et d’informations à digérer toujours croissante. La saturation menace. La PME doit éviter la paralysie en matière de prise de décisions. Elle a donc besoin de recourir à des outils qui permettent de collecter, traiter, analyser et diffuser la data correctement et rapidement.

2 - L’informatique décisionnelle : définition et caractéristiques

Face à ces besoins des PME pour la prise de décision, heureusement, des solutions logicielles existent. C’est le rôle de l’informatique décisionnelle ou Business Intelligence (BI). Voici les contours de ces outils.

2.1 - Définition de la Business Intelligence (BI) ou informatique décisionnelle

Comme son nom français l’indique, ce processus recouvre des outils informatiques destinés à aider la prise de décision des dirigeants en entreprise. L’informatique décisionnelle comprend à la fois les infrastructures et les applications qui collectent, stockent, restituent et exploitent les données.

Elle pilote donc la data afin de la diffuser par exemple sous forme de tableau de bord automatisé.

2.2 - Caractéristiques et métiers de l’informatique décisionnelle

Selon les outils BI choisis, ils traitent tout ou partie de la chaîne décisionnelle. Voici les étapes d’un processus décisionnel complet :

• Collecter les données de plusieurs sources d’information dans l’entreprise et les transformer au format souhaité en vue de les acheminer vers la base de données (principe ETL pour Extract, Transform and Load).

• Stocker la data dans un entrepôt de données ou Data Warehouse.

• Restitution des données dans un format adapté en vue de décisions, par exemple sous forme de tableaux de bord.

• Exploitation et analyse de l’information notamment par les contrôleurs de gestion avec les systèmes OLAP (Online Analytical Processing).

2.3 - Les critères de choix d’un outil BI en entreprise

Dans une PME, pensez aux utilisateurs avant tout. Ce serait dommage de choisir une solution décisionnelle surdimensionnée dont personne ne se sert correctement et simplement. Voici les points à analyser :

• capacité de la solution BI à répondre à vos besoins (quantité de données à traiter, facilité de paramétrage et de personnalisation) ;

• ergonomie de l’outil, navigation, simplicité de prise en main, gestion des accès utilisateurs selon les profils ;

• performances en termes de délai de réponse lors de requêtes ou de mises à jour des bases de données ;

• analyse de l’éditeur, de l’ancienneté de sa solution, ses références clients, les évolutions produits et la maintenance.

2.4 - Différence entre informatique décisionnelle et ERP

La Business Intelligence et les ERP ou PGI (progiciel de gestion intégré) ne doivent pas se confondre. Vous disposez d’un ERP et vous vous demandez en quoi l’informatique décisionnelle constituerait un plus pour votre entreprise ? L’ERP vise à piloter l’ensemble des processus d’une société.

Il comprend en général le master data management, la gestion des flux clients, les achats, les RH, la production, la maintenance, la logistique, la comptabilité, la trésorerie, etc. On parle plutôt d’informatique de gestion.

L’informatique décisionnelle s’appuie sur les ERP notamment pour exploiter leurs données et les restituer avec des procédés comme la dataviz. Finalement, BI et ERP s’avèrent complémentaires.

3 - Les avantages de la Business Intelligence

Face aux besoins des PME en matière de pilotage des décisions, l’informatique décisionnelle constitue un outil idéal aux multiples atouts.

3.1 - Faciliter la prise de décision pour les dirigeants de l’entreprise

Comme évoqué, c’est le premier objectif de l’informatique décisionnelle. Tout le processus tend à aider la direction de l’entreprise à trancher. Avec la BI, le management prend des mesures correctives en cas de dérive. Il valide un investissement ou le lancement d’une nouvelle gamme de produits par exemple.

Chaque acte stratégique s’appuie sur des données chiffrées synthétisées et mises en forme automatiquement, quelle que soit la source d’information exploitée.

3.2 - Simplifier la centralisation et consolidation des informations

Compiler les données de plusieurs entités, établissements ou filiales d’un même groupe peut exiger beaucoup de temps sans outil décisionnel. Multiplicité des sources d’information, hétérogénéité à gommer avec des tables de transcodage sur Excel, saisies et ressaisies, voilà ce qui attend les contrôleurs de gestion dans ce cas.

L’informatique décisionnelle structure tout le processus, de la collecte de l’information à sa restitution. Avec des filtres automatisés, des hiérarchies, des vues personnalisées, chaque utilisateur accède exactement aux données qui l’intéressent sans retraitement préalable.

3.3 - Aider l’analyse de la data avec le principe de l’entonnoir

Avec un outil décisionnel, le contrôleur de gestion analyse rapidement chaque indicateur du tableau de bord. Grâce au système de filtres et de vues, il visualise immédiatement les données détaillées qui composent l’indicateur en question. Le taux de marge d’une famille produit a fortement progressé sur le mois ? En zoomant sur le détail des livraisons clients et des articles vendus, vous identifiez les factures qui expliquent l’évolution. Vous découvrez les raisons, voire les anomalies.

3.4 - Offrir des outils collaboratifs pour le reporting opérationnel

Avec l’informatique décisionnelle, la direction financière qui pilote les tableaux de bord, indicateurs et reportings bénéficie d’un outil collaboratif. Il devient possible lors d’un tel projet de donner l’accès à des utilisateurs en dehors de la DAF. En fonction des besoins et de la capacité à manipuler l’outil, le management des différents services peut se connecter lui-même à l’application.

Les logiciels proposent plusieurs formes d’utilisation de la BI, rafraîchissement ou création de requêtes, accès aux filtres, voire simple lecture de tableaux de bord au format PDF, etc. Parfois, certains outils autorisent aussi l’intégration directe d’informations externes à travers la saisie de données. Par exemple, les commerciaux peuvent y établir les prévisions de vente nécessaires à la préparation d’un reforecast.

4 - L’informatique décisionnelle est-elle abordable pour une PME ?

Ces applications de Business Intelligence s’avèrent-elles accessibles aux PME ? Ou restent-elles plutôt réservées aux grandes entreprises ?

4.1 - Les solutions BI adaptées aux PME

Les outils BI ne sont pas apparus au XXIe siècle. Pour autant, la technologie a fortement évolué et les solutions qui s’offrent à vous actuellement n’ont rien de comparable à l’informatique décisionnelle des années 1980. Une PME peut aujourd’hui envisager l’implémentation de la BI.

Souvent hébergée sur le Cloud et en mode SaaS, l’informatique décisionnelle devient accessible même aux personnes non spécialisées. Parmi les applications phares plébiscitées par beaucoup d’entreprises, notez par exemple que Microsoft propose Power BI en libre-service avec un tarif d’entrée très abordable.

4.2 - Se faire épauler pour déployer un outil décisionnel en PME

Pour maximiser les chances de succès d’un projet BI, la PME doit s’assurer de disposer des ressources adéquates pour le mener. Si personne à la direction informatique ou au contrôle de gestion ne présente les compétences suffisantes, faites-vous aider. En recourant à un prestataire spécialisé pour le déploiement de la BI, votre équipe projet apprend à ses côtés tout au long du développement. C’est la meilleure manière pour l’entreprise de devenir autonome pour la gestion ultérieure du décisionnel.

4.3 - Les écueils de la BI à éviter en PME

Une des principales difficultés ne concerne pas les outils de Business Intelligence en eux-mêmes, mais la data. Si vos données de base manquent de fiabilité et demandent à être nettoyées, vous risquez d’obtenir des informations erronées dans vos tableaux de bord.

Le second écueil de l’informatique décisionnelle réside souvent dans la conduite du changement. Avec la Business Intelligence, l’idée est de disposer d’une information unique, accessible à tous et correcte. Si les salariés continuent à réaliser leurs suivis et calculs d’indicateurs sur tableur, vous allez à l’échec. Pour maximiser les chances de succès, associez les opérationnels à la définition des besoins et des indicateurs à calculer. Commencez par des services ou activités simples qui sont dans l’attente de tels outils d’analyse de leurs données. Ils se feront ensuite les ambassadeurs de la solution décisionnelle dans le reste de l’entreprise.

4.4 - Les outils décisionnels incorporés à certaines applications

À côté des solutions décisionnelles qui attaquent des bases de données externes, les PME peuvent aussi s’appuyer sur certaines applications métiers avec un reporting intégré. Évidemment, ce type d’outil décisionnel ne traite que la data produite par ce logiciel.

Il ne permet pas de mélanger diverses sources d’information comme c’est le cas avec un entrepôt de données. Toutefois, ce sont des solutions à ne pas négliger lorsque vous n’avez pas de _Business Intelligenc_e à part entière dans l’entreprise.

4.5 - Spendesk : gestion des frais professionnels avec un reporting décisionnel intégré

Chez Spendesk, notre métier consiste à faciliter la vie des entreprises dans la gestion des dépenses professionnelles. Notre plateforme en ligne propose plusieurs processus et modes de paiement aux collaborateurs amenés à réaliser des achats dans le cadre de leur mission. Les PME peuvent ainsi gérer les notes de frais dématérialisées, les factures fournisseurs et les cartes de paiements virtuelles ou physiques.

Les entreprises bénéficient avec notre application de circuits de validation des dépenses, de systèmes de pilotage des budgets par centre de coût ou nature de charge ainsi que de l’automatisation de la pré-comptabilité. Enfin, la plateforme procure divers rapports et filtres sous forme de reportings. Cette fonctionnalité, véritable outil décisionnel intégré, permet notamment de suivre les dépenses en temps réel et de les consolider aisément.

La Business Intelligence devient abordable, y compris en PME. Pour faciliter la prise de décision des dirigeants et managers, c’est une solution à examiner de près. Vous souhaitez commencer avec certains pans de votre activité ? Spendesk se tient à votre disposition pour une démonstration du reporting intégré à sa plateforme de gestion des dépenses professionnelles.