Charges directes vs indirectes : clarifier et systématiser les

La plupart des dépenses d'entreprise se divisent en deux catégories principales : les charges directes et les charges indirectes. Également connues sous le nom d'approvisionnement direct et indirect, ces deux catégories sont distinctes mais étroitement liées.

Les dépenses courantes des entreprises englobent tout, des outils SaaS et campagnes marketing aux salaires des employés et loyers de bureaux. Pour les organisations de toutes tailles, l'approvisionnement stratégique représente une dépense significative qui affecte directement la croissance et la rentabilité.

Dans la plupart des entreprises, les équipes de gestion des achats et de chaîne d'approvisionnement catégorisent et suivent les charges directes et indirectes. Cela aide les équipes financières à optimiser les allocations budgétaires et à mieux gérer les comportements de dépenses.

Que les entreprises disposent ou non de postes dédiés à la gestion des charges directes et indirectes, des stratégies d'achat efficaces nécessitent une compréhension approfondie de ces deux types de coûts d'approvisionnement.

Dans cet article, nous allons examiner les différences clés entre ces deux types de dépenses et approfondir la façon dont chacune est gérée.

Qu'est-ce qu'une charge directe ?

Également appelée approvisionnement direct ou coût direct, la charge directe concerne les matières premières ou fournitures nécessaires à la fabrication ou à l'assemblage du produit final vendu aux clients. Ce coût est considéré comme faisant partie du coût des marchandises vendues (CMV) dans les rapports financiers de l'entreprise.

Les marques D2C (direct-to-consumer) et les entreprises qui vendent des produits physiques ont souvent des volumes élevés de charges directes.

Prenons l'exemple d'une marque qui vend des bouteilles d'eau en ligne et en magasin. Les coûts directs comprennent tous les matériaux et services qui composent les différents éléments de la bouteille, sa conception, l'étiquetage et l'emballage du produit, et le transport de ces éléments vers l'entrepôt de fabrication pour l'assemblage.

Ce type d'approvisionnement impacte directement le chiffre d'affaires et les ventes de l'entreprise.

La logistique de la chaîne d'approvisionnement joue un rôle majeur dans la gestion des charges directes, ainsi que dans l'identification et l'établissement de relations à long terme avec des fournisseurs clés. L'objectif est d'assurer des opérations fluides et de protéger la réputation de la marque en collaborant avec des fournisseurs qui garantissent une livraison et un service constants et fiables.

Qu'est-ce qu'une charge indirecte ?

Les charges indirectes, ou coûts indirects, font référence aux dépenses qui permettent à l'entreprise de fonctionner "en coulisses".

L'approvisionnement indirect se concentre sur les ressources internes comme les fournitures et équipements de bureau, les frais d'expédition, les salaires et autres coûts qui soutiennent les opérations quotidiennes, les processus d'équipe et les flux de travail au sein de l'entreprise.

En reprenant l'exemple de la marque de bouteilles d'eau, les charges indirectes comprendraient le loyer du magasin, les systèmes de point de vente, les outils SaaS pour gérer les différents flux d'activités commerciales, les frais d'hébergement et de serveur pour le site web de la marque, et bien plus encore.

Sans ces biens et services essentiels qui aident les employés et les propriétaires d'entreprise à faire leur travail efficacement, une entreprise aurait du mal à se développer. En résumé, la main-d'œuvre d'une entreprise ne peut pas fonctionner sans charges indirectes.

Les différentes priorités des charges directes et indirectes

Les charges directes et indirectes sont tout aussi importantes pour le succès d'une entreprise, mais leur gestion et leur exécution peuvent varier considérablement. Le secteur d'activité, la taille, le financement et même les parties prenantes d'une entreprise peuvent influencer sa stratégie d'approvisionnement et les processus qui en découlent.

Une différence clé entre l'approvisionnement direct et indirect réside dans la façon dont les relations avec les fournisseurs sont gérées et priorisées. Cela détermine comment les équipes interagissent avec leurs fournisseurs clés et quels objectifs elles fixent pour la collaboration.

L'approvisionnement direct se concentre davantage sur :

• La construction et l'entretien de partenariats solides à long terme

• La création d'une chaîne d'approvisionnement et d'un processus de production stables et cohérents

• La collaboration avec des fournisseurs de la plus haute qualité possible

L'approvisionnement indirect se concentre davantage sur :

• Une gestion efficace des dépenses et l'analyse des coûts

• L'identification d'opportunités d'économies sans sacrifier la qualité

• La consolidation et l'optimisation des catégories de dépenses indirectes

Comment les équipes d'achats gèrent les charges directes et indirectes

Une gestion solide de la chaîne d'approvisionnement et des politiques de dépenses claires contribuent à assurer une meilleure qualité des produits, à protéger la réputation de la marque et à prévenir les dépenses non autorisées.

Des stratégies d'approvisionnement bien conçues aident également les autres départements de l'entreprise à fonctionner plus harmonieusement. Voici plusieurs fonctions qui bénéficient de stratégies ciblées pour les dépenses directes et indirectes.

Une meilleure gestion des stocks

La gestion des stocks permet de suivre la quantité et le type de matériaux et de biens qu'une entreprise a en stock, et ceux qui doivent être réapprovisionnés tout au long de l'année.

Une gestion des stocks efficace adopte une approche proactive des charges directes en s'assurant que l'entreprise dispose toujours de suffisamment de fournitures pour soutenir et exécuter un processus de production en temps voulu. Le maintien de volumes de stocks de secours aide les équipes à éviter des retards majeurs en cas de problèmes dans la chaîne d'approvisionnement.

Les charges indirectes dans la gestion des stocks sont plus réactives dans leur exécution. Les fournitures et les biens ne sont commandés qu'en fonction des besoins. Une évaluation régulière des coûts indirects peut aider les entreprises à déterminer quand et quels sont les niveaux minimums essentiels de fournitures nécessaires. Cela réduit les dépenses excessives ou redondantes et identifie de nouvelles opportunités d'économies tout au long de l'année.

Une gestion efficace des coûts

Dans la gestion des coûts, les experts en approvisionnement direct utilisent fréquemment des stratégies comme l'analyse du coût théorique pour négocier les prix avec les fournisseurs. Cette stratégie estime le prix final du fournisseur en évaluant les coûts totaux que le fournisseur doit engager pour produire ou livrer les biens finaux.

À l'inverse, de nombreuses équipes d'approvisionnement indirect préfèrent commencer chaque nouvelle période budgétaire à partir de zéro en utilisant la budgétisation base zéro. Ici, chaque euro compte, et chaque dépense doit être réévaluée et justifiée pour la prochaine période fiscale afin d'être approuvée. Cela aide à éliminer les dépenses redondantes et évite aux entreprises de gaspiller du budget pour des dépenses qui ne soutiennent pas activement la croissance de l'entreprise.

Par exemple, il pourrait s'agir d'abonnements à plusieurs logiciels qui offrent les mêmes fonctionnalités ou d'excédents de fournitures qui n'ont pas été utilisés au trimestre précédent.

Des solutions d'e-procurement centralisées

Les professionnels des charges indirectes travaillent fréquemment avec des équipes non spécialisées dans les achats et reçoivent leurs demandes. Traditionnellement, les demandes d'approvisionnement manuelles peuvent être lentes à traiter en grands volumes. Il est donc très avantageux de mettre en place une solution d'e-procurement intuitive et facilement accessible à tous les employés qui doivent souvent externaliser des biens et services dans leur rôle.

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Les équipes de charges directes bénéficient également de l'automatisation des processus et de la digitalisation. L'utilisation d'une plateforme spécialisée pour l'approvisionnement direct optimise la logistique quotidienne de la chaîne d'approvisionnement et les communications tout en réduisant le risque d'erreur humaine. Par exemple, des systèmes ERP complets peuvent automatiquement notifier quand de nouveaux bons de commande sont nécessaires pour les matériaux de production auprès des fournisseurs clés.

Pour maximiser l'efficacité opérationnelle et la précision, certaines entreprises peuvent viser des outils d'automatisation qui rationalisent les processus d'approvisionnement direct et indirect au sein de la même plateforme.

La gestion des achats commence par une meilleure gestion des dépenses

Il existe ainsi des distinctions claires entre les charges directes et indirectes – et le modèle d'affaires de l'entreprise détermine l'ampleur des différences entre ces deux catégories d'approvisionnement.

Dans les industries manufacturières, de distribution et de vente directe au consommateur en particulier, les stratégies d'approvisionnement direct doivent être gérées avec une attention particulière pour garantir la qualité des matériaux et du produit final. D'autre part, les charges indirectes donnent souvent la priorité à l'obtention du meilleur prix et à l'optimisation des budgets.

Un logiciel de gestion des dépenses comme Spendesk permet aux entreprises de suivre tous les achats en temps réel, donnant aux équipes financières plus de visibilité et de contrôle. Des données détaillées sur les dépenses aident les entreprises à identifier de nouvelles opportunités d'économies dans les achats, les dépenses des employés, et plus encore.