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Les outils SaaS sont indispensables aux agences (créa, analytics, IA, social ads). Mais leur modèle par abonnement, combiné aux cartes d’entreprise partagées et au turnover des équipes, crée un centre de coûts caché qui érode la marge en silence.
Les données de notre ebook sont sans appel :
- 47 % des abonnements continuent d’être facturés après leur dernière utilisation active.
- Sur 332 000 abonnements analysés, 156 040 sont inutilisés — soit un gaspillage potentiel de 690 M€ par an.
- Chaque fournisseur génère en moyenne 980 € de coûts administratifs annuels (hors licence).
- 20 % des services existent en doublon, 12 % en triple — typique des environnements projets multi‑équipes.
Le sujet critique des cartes d'entreprises partagées
Rythme campagne/test: essais qui se transforment en contrats, montées de plan automatiques.
Équipes hybrides: ownership flou, cartes partagées, résiliations oubliées.
Refacturation: sans ventilation fiable client/campagne, la marge est faussée et les fins de mois s’allongent.
Conclusion : tant que chaque abonnement n’a pas un propriétaire, un moyen de paiement isolé et une date de revue, vous subissez le « renouvellement par défaut » et les doublons — exactement les patterns derrière les 47 % de facturations post‑usage .
La méthode éprouvée
Objectif : isoler chaque paiement, rendre l’owner accountable, automatiser la détection des renouvellements et fiabiliser l’analytique client/campagne.
Inventorier et attribuer
Listez les abonnements, l’objectif, l’owner et la prochaine échéance.
Identifiez les chevauchements par usage (design, stockage, PM, analytics) pour consolidation.
Remplacer la carte partagée par des cartes virtuelles dédiées
1 abonnement = 1 carte virtuelle nommée (« Figma – Équipe Créa – Mensuel », « Meta Ads – Client Orion – S36 »).
Plafonds par période, devise fixée, verrouillage au marchand; durée de vie limitée pour les essais.
Mise en pause/arrêt en un clic sans impacter d’autres outils.
Encadrer sans ralentir
Politiques par rôle (media buyers/chefs de projet) avec validations légères dans Slack/mobile.
Piste d’audit pour chaque modification (plafond, pause, annulation).
Anticiper les renouvellements
Tableau de bord Abonnements Spendesk: prochaines échéances, alertes J‑30/J‑7, détection d’augmentations.
Garantir la refacturation propre
Tags au paiement: Client, Campagne, Canal, Centre de coût.
Collecte automatique des reçus et TVA; exports comptables prêts à l’emploi.
Couper les « zombies », éliminer les doublons
Mettre en "pause" les cartes d’outils non utilisés (gains rapides sur les 47 % post‑usage).
Regroupez les licences là où 20 % des services sont en doublon.
Les résultats
Moins de gaspillage : arrêt des abonnements post‑usage et consolidation des doublons.
Continuité opérationnelle : une carte coupée n’en bloque aucune autre.
Clôture plus rapide : lettrage carte‑dépense‑reçu et exports codés.
Marge protégée : ventilation fiable par client/campagne, refacturation fluide.
Les clients Spendesk observent notamment une réduction des coûts d’abonnements autour de 7 % et des clôtures nettement accélérées, grâce à l’automatisation et aux alertes intégrées.
Mise en route « 30 jours »
Audit flash (actifs/inactifs, owners, échéances).
Bascule cartes partagées → cartes virtuelles Spendesk; plafonds, durée, verrouillage.
Activer collecte reçus/TVA, tags analytiques, alertes renouvellement.
Couper les inactifs, consolider les licences, documenter la stratégie d’achats.
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Gabriel Autran
Chez Spendesk, Gabriel a pour mission de transformer la finance d'entreprise en sujet du quotidien. Après plus de 5 ans à écrire pour divers secteurs de la tech française, Gabriel s'est spécialisé dans l'assur-tech et la fintech, dans le but de mettre en valeur les courants profonds à l'œuvre dans les méthodes et outils de gestion des ressources, observables dans les grandes structures comme pour les plus modestes entités.
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