Es cierre de mes y el equipo financiero tiene una pila de notas de gastos en dólares, libras esterlinas y coronas suecas. Cada una se ha convertido a euros con un tipo distinto. Las diferencias son de pocos euros, pero nadie sabe explicarlas y alguien tiene que cuadrarlas.

Los gastos en divisa de los empleados rara vez provocan una gran pérdida de golpe. Como en cualquier gasto en moneda extranjera, el coste se reparte entre márgenes, comisiones, la conversión dinámica de divisa y tipos que cada persona elige.

Aquí verás cómo fijar el tipo de cambio, elegir entre tarjeta y reembolso, controlar el viaje, recuperar el impuesto extranjero, contabilizar y reportar.

Dónde se generan las pérdidas en los gastos en divisa de los empleados

Las pérdidas aparecen en cuatro puntos del recorrido de cada gasto, y cada uno se corrige con una medida distinta.

• El margen que el banco o el emisor añade sobre el tipo de referencia que publica el Banco Central Europeo (BCE).

• Las comisiones por cambio de divisa que cobran el emisor de la tarjeta o el banco del empleado.

• La conversión dinámica de divisa (DCC, por sus siglas en inglés), que terminales y cajeros ofrecen para cobrar en euros con su propio tipo.

• El desfase entre pago, nota de gastos y reembolso, con tipos distintos para el empleado y para contabilidad.

Los tres primeros encarecen el pago; el cuarto genera los descuadres del cierre.

Una directora comercial paga con su tarjeta personal una cena de 180 USD con un cliente en Nueva York. Acepta «pagar en euros» en el terminal y su extracto muestra 176,40 €. Dos semanas después declara 163,64 €, con el tipo que encuentra ese día en Google.

Si ese día el tipo de referencia del BCE era de 1,08 dólares por euro, contabilidad registra la cena por 166,67 €. Son tres importes en euros para los mismos gastos de viaje, y casi 13 € que la directora pierde sin saberlo.

El tipo de cambio que debe fijar tu política de gastos

Tu política de tipo de cambio debe fijar una regla por medio de pago, con su fuente, su fecha y quién asume la diferencia. Hay tres opciones defendibles:

• El tipo que aplica el emisor o el banco, que coincide con el extracto y encaja con el gasto con tarjeta.

• El tipo de referencia del BCE de la fecha de la transacción, neutral y diario, útil para reembolsos.

• Un tipo medio mensual, para empresas con muchos gastos pequeños en una sola divisa.

La Norma de Registro y Valoración (NRV) 11ª del Plan General de Contabilidad (PGC) admite ese tipo medio si el periodo no supera un mes. La excepción es que el tipo haya sufrido variaciones significativas.

La fecha de referencia es siempre la de la transacción, nunca la de envío de la nota de gastos. Lo más defendible es que la diferencia la asuma la empresa, porque el empleado no elige el tipo.

El controller de una empresa madrileña de 120 empleados fijó dos reglas. Para reembolsos, «tipo del BCE de la fecha de la transacción»; para tarjetas, «tipo del extracto bancario». Las discusiones con los empleados terminaron, porque cualquiera podía comprobar el importe con los tipos de cambio BCE.

Tarjeta de empresa frente a reembolso en los pagos en el extranjero

La tarjeta de empresa debe ser el medio de pago por defecto y el reembolso de gastos, la excepción con un tipo definido. La diferencia está en quién soporta el riesgo.

Con el reembolso, el empleado adelanta el dinero, paga el margen de su banco y soporta el riesgo de cambio hasta que cobra. Un ingeniero que pasa dos semanas en una obra en Polonia adelanta unos 6.000 zlotys, alrededor de 1.400 €, con su tarjeta personal. No los recupera hasta la siguiente nómina.

Si pagas dietas en el extranjero en lugar de coste real, el riesgo también es del empleado. El artículo 9 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) las exime hasta 91,35 € diarios con pernocta. Sin pernocta, el límite es de 48,08 €.

Con una tarjeta corporativa, la empresa paga al tipo del emisor en la fecha de la operación. Además, ve el gasto en tiempo real y nadie adelanta dinero. Para reservas online en divisa, las tarjetas virtuales de un solo uso sirven para un pago concreto.

Aun así, hay reembolsos inevitables, como el de un empleado sin tarjeta asignada. Para esos casos, Spendesk permite al equipo financiero reembolsar al empleado en su propia divisa dentro de los mismos flujos de aprobación. Con la integración de Wise Platform, Spendesk permite gestionar determinados pagos y reembolsos internacionales en más de 30 divisas, aplicando el tipo de cambio medio del mercado y mostrando las comisiones correspondientes antes de confirmar la operación. La disponibilidad y el coste pueden variar según la divisa, el importe y la configuración de la cuenta.

Controles de aprobación que frenan las comisiones antes del viaje

Las comisiones por cambio de divisa se frenan antes del viaje; si aparecen en el cierre, la diferencia de cambio ya está pagada.

Qué es la conversión dinámica de divisa (DCC)

La conversión dinámica de divisa (DCC) convierte el importe a euros en el propio terminal, cajero o pasarela de pago online. El comercio o su proveedor fija ese tipo y le suma un recargo: la comisión de conversión más su margen. En la cena de Nueva York, aceptar «pagar en euros» costó 176,40 € frente a los 166,67 € del tipo del BCE.

Si tu empleado rechaza la DCC y paga en moneda local, se aplica el tipo del emisor de su tarjeta. La normativa europea exige que los proveedores de conversión dinámica de divisa (DCC) informen del recargo aplicado frente al tipo de referencia del BCE vigente. Antes de aceptar la conversión, comprueba el porcentaje mostrado y, si es posible, paga en la moneda local. Por eso la regla de moneda local ocupa el segundo de estos cinco controles.

1. Aprueba cada viaje con un presupuesto en euros y la divisa prevista.

2. Escribe en la política la regla «paga siempre en moneda local» y rechaza la DCC.

3. Fija límites por tarjeta y por categoría de gasto.

4. Marca para revisión cualquier retirada de efectivo en cajeros.

5. Revisa las excepciones cada semana, en lugar de esperar al cierre.

Una responsable de viajes detecta varios cargos con DCC de un equipo en Londres, todos por encima del tipo del día. Desde entonces, la lista previa al viaje incluye «paga siempre en libras esterlinas».

Estos controles funcionan mejor cuando nadie de finanzas tiene que perseguir al viajero. En Spendesk, Play by the Rules ayuda a controlar la entrega de justificantes y puede restringir el acceso a determinados métodos de pago cuando se incumplen las reglas configuradas por la empresa. Los flujos de aprobación multicondición hacen que finanzas solo revise gastos ya validados por cada responsable, y deje de hacer de policía.

El IVA de los gastos en el extranjero no se recupera en el Modelo 303

El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) de hoteles o comidas en otro país de la Unión Europea (UE) no se deduce en el Modelo 303. Se solicita a ese país mediante el Modelo 360, que se presenta ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Es ese país quien decide la devolución, según sus propias reglas.

Según la AEAT, el plazo del Modelo 360 vence el 30 de septiembre del año siguiente. El IVA de los gastos en el extranjero que no se reclama a tiempo pasa a ser un coste del viaje. Fuera de la UE, la recuperación depende de la normativa de cada país y no se tramita con el Modelo 360.

En la práctica, conviene pedir siempre factura completa a nombre de la empresa, con su NIF, porque un simple ticket suele dificultar la solicitud. Si tres personas pasan tres noches en un hotel de Lyon y solo guardan el comprobante del terminal, faltan las facturas. Sin ellas, recuperar el IVA francés de esas nueve noches será difícil, así que tu política debe exigir la factura al dejar el hotel.

Cómo contabilizar los gastos en moneda extranjera según el PGC

Para contabilizar gastos en moneda extranjera, la NRV 11ª del PGC obliga a usar el tipo de contado de la fecha de la transacción. Si el pago se liquida con otro tipo, la diferencia va a la cuenta 668 si es negativa o a la 768 si es positiva. Así lo recoge el cuadro de cuentas del PGC.

Tu empresa registra la cuota de 2.000 USD de una conferencia de un proveedor a 1,0800 dólares por euro, es decir, 1.851,85 €. Cuando se paga, el tipo es 1,0656 y salen 1.876,88 € del banco. Los 25,03 € de diferencia se cargan en la cuenta 668 y la cuenta de gastos de viaje mantiene los 1.851,85 €.

Al cierre del ejercicio, la misma NRV 11ª exige valorar las partidas monetarias pendientes en divisa al tipo de cierre. Si tu grupo reporta bajo la Norma Internacional de Contabilidad 21 (NIC 21), esa norma regula las diferencias de cambio en consolidación.

Documenta cada gasto con el justificante original, el importe en divisa, el tipo con su fuente y el importe en euros. Consérvalo cuatro años por la prescripción tributaria y seis por el Código de Comercio. Exporta esos datos a tu software contable o compártelos con tu gestoría.

Comunicar la política y medir la exposición al tipo de cambio

Una política de tipo de cambio solo funciona si los viajeros la conocen y finanzas mide lo que cuesta. Resume en una página la tarjeta, el tipo, la regla de moneda local, el plazo de justificantes y quién asume las diferencias. Explícala antes del primer viaje internacional de cada empleado.

En finanzas, prepara cada mes un informe de gastos de viaje con cinco campos:

• Gasto por divisa.

• Comisiones pagadas.

• Incidencias de DCC.

• Saldo de las cuentas 668 y 768.

• Reparto del gasto entre tarjeta y reembolso.

La DAF de una empresa de ingeniería presenta esa tabla al consejo cada trimestre. Cuando un proyecto en Polonia disparó el gasto en zlotys, la tabla mostró la exposición al tipo de cambio antes del cierre. Fija un umbral de gasto por divisa que active la revisión de tu política para los gastos en divisa de los empleados.

Puntos clave

• Las pérdidas en divisa nacen del margen, las comisiones, la DCC y el desfase entre pago y reembolso.

• Fija por escrito un tipo de cambio por medio de pago, referido a la fecha de la transacción.

• Usa la tarjeta de empresa por defecto y el reembolso como excepción con un tipo definido.

• El IVA pagado en otro país de la UE se recupera con el Modelo 360, nunca con el Modelo 303.

• Cuando una operación en moneda extranjera se liquida con un tipo distinto al utilizado en su reconocimiento, la diferencia de cambio puede registrarse en las cuentas 668 —diferencias negativas— o 768 —diferencias positivas—, según la naturaleza y el momento de la operación. El tratamiento concreto debe ajustarse a la política contable de la empresa.