Dietas de empresa en España 2025: límites exentos de IRPF, tipos y gestión

Cada viaje de negocios genera gastos que la empresa debe compensar, y cada tipo de dieta tiene un límite exento de IRPF distinto según la duración del desplazamiento. Clasificar mal una dieta de manutención, confundir los tramos con y sin pernocta o pagar un kilometraje por encima del umbral exento sin reflejarlo en nómina puede acabar en un requerimiento de la AEAT con recargos e intereses de demora. Para el equipo de administración, el riesgo no es teórico: las inspecciones cruzan los datos del Modelo 190 con las retenciones practicadas.

Esta guía recoge los tres tipos de dietas, sus límites exentos en 2025, los requisitos de documentación que recaen sobre la empresa y el tratamiento contable correcto.

Tres tipos de dietas y cuándo aplica cada una

El Reglamento del IRPF (RD 439/2007), en su artículo 9, distingue tres categorías de gastos de desplazamiento que pueden quedar total o parcialmente exentos de tributación: manutención, alojamiento y locomoción. Cada una cubre una necesidad diferente del trabajador desplazado.

La manutención compensa los gastos de comida durante un viaje de negocios fuera del municipio del centro de trabajo habitual y de la residencia del empleado. La estancia o alojamiento cubre el hospedaje cuando el desplazamiento requiere pernoctar. La locomoción o kilometraje retribuye el uso del vehículo particular del trabajador para desplazamientos laborales; también incluye billetes de transporte público justificados con factura o recibo.

Una comercial con base en Madrid viaja a Sevilla para una reunión de dos días con un cliente. Su desplazamiento genera las tres dietas: comidas en ambas jornadas (manutención), una noche de hotel (alojamiento) y 530 km de ida y vuelta en su propio coche (kilometraje). Si la empresa no clasifica cada componente por separado, el tratamiento fiscal será incorrecto.

El Estatuto de los Trabajadores regula las dietas y kilometrajes a través de su artículo 40, que delimita el desplazamiento temporal frente al traslado definitivo. Las dietas solo aplican al primero. Además, el convenio colectivo sectorial o de empresa puede fijar importes superiores a los mínimos de la AEAT, pero el exceso sobre el límite exento tributa como rendimiento del trabajo. Para una visión más amplia de los costes asociados a estos desplazamientos, la gestión de gastos de viaje de empresa requiere una política clara que clasifique cada partida.

Límites exentos de IRPF en 2025 según el tipo de viaje

Los importes máximos exentos de IRPF dependen de dos variables: si el viaje incluye pernocta y si el destino es nacional o internacional. El artículo 9 del Reglamento del IRPF (RD 439/2007) fija los siguientes umbrales para manutención, actualizados por la Orden HFP/792/2023.

Para el alojamiento, no existe un importe a tanto alzado: la cantidad exenta es el gasto efectivo justificado con factura del establecimiento. En viajes internacionales, la AEAT publica tablas con límites específicos por país.

El kilometraje con vehículo particular tiene un único umbral: 0,26 €/km, que cubre combustible, desgaste, seguro y mantenimiento. Los peajes y los gastos de aparcamiento se reembolsan aparte, siempre contra justificante.

Un empleado viaja de Barcelona a Valencia para visitar a un proveedor y regresa el mismo día, sin pernocta. La empresa le abona 40 € para comidas. Solo 26,67 € quedan exentos de IRPF; los 13,33 € restantes deben incluirse en la nómina como rendimiento del trabajo sujeto a retención. Este detalle pasa desapercibido con frecuencia en las dietas en nóminas de muchas pymes, y genera un impuesto por kilometraje o manutención que el pagador debía haber retenido.

Cualquier importe que supere los límites exentos es retribución salarial. El pagador debe practicar retención de IRPF sobre el exceso e incluirlo en el Modelo 190 de la declaración anual. Un error aquí no solo afecta al trabajador: la empresa responde como retenedor ante la AEAT, con recargos del 5 al 20 % según el retraso en la regularización. El año fiscal en España marca los plazos clave para estas presentaciones. Para entender cómo se clasifican estos importes en el Plan General de Contabilidad, conviene revisar las cuentas de gastos aplicables.

Cálculo del kilometraje y gastos de locomoción

El cálculo del kilometraje exento sigue una fórmula directa: kilómetros recorridos multiplicados por 0,26 €/km. Ese es el precio por km que la AEAT reconoce como exento en 2025. La tarifa cubre combustible, amortización del vehículo, seguro y mantenimiento ordinario. Peajes y aparcamiento se justifican y reembolsan por separado, según las normas de la AEAT sobre asignaciones para gastos de locomoción.

El derecho a la dieta de kilometraje solo nace cuando el empleado utiliza su propio coche. Si la empresa proporciona vehículo de empresa, no existe dieta de locomoción por ese concepto. Tampoco genera kilometraje el uso de transporte público, que se reembolsa al coste real contra billete o factura.

Un técnico en Madrid conduce 45 km hasta las instalaciones de un cliente y vuelve al centro de trabajo (90 km en total). A 0,26 €/km, el importe exento es 23,40 €. Si la política interna de la empresa fija 0,30 €/km (27 € en total), la diferencia de 3,60 € tributa como rendimiento del trabajo. Muchas empresas optan por pagar entre 0,28 y 0,30 €/km para cubrir mejor el coste real del kilometraje del coche particular, pero deben reflejar el exceso en nómina.

La documentación necesaria para justificar cada desplazamiento incluye: origen, destino, fecha, motivo profesional del viaje y cálculo de los kilómetros (por ejemplo, la ruta obtenida en Google Maps). Sin estos datos, la AEAT puede considerar la totalidad del importe como retribución sujeta a IRPF, no solo el exceso. Para profundizar en qué cubre y qué no, la guía de gastos de kilometraje detalla cada componente.

Documentación y contabilización de las dietas

La carga de la prueba recae sobre la empresa, no sobre el trabajador. En una inspección, la AEAT exige al pagador que demuestre que el desplazamiento fue real, necesario y a un municipio distinto del centro de trabajo. Cumplir ese requisito exige reunir y conservar documentación específica para cada viaje.

Los justificantes necesarios varían según el tipo de dieta. Para manutención: recibos o facturas de restauración con fecha y localidad. Para alojamiento: factura del hotel que acredite la pernocta. Para kilometraje: registro de origen, destino, kilómetros y motivo profesional. Además, la empresa debe contar con una orden de viaje o una aprobación previa documentada. La gestión de recibos es un proceso que conviene digitalizar para evitar pérdidas.

Los plazos de conservación son estrictos: cuatro años por obligación fiscal (plazo de prescripción ante la AEAT) y seis años por el Código de Comercio. Destruir documentación antes del plazo más largo expone a la empresa ante cualquier revisión posterior.

En contabilidad, las dietas exentas se registran en la cuenta 629 (otros gastos sociales) o en la cuenta 649 (otros gastos de personal). El exceso que tributa como salario se imputa a la cuenta 640 (sueldos y salarios). El Modelo 190 de la AEAT anual debe reflejar correctamente la clasificación; un error en la clave de percepción puede desencadenar una regularización automática.

Durante una inspección de la AEAT, el inspector solicita justificantes de kilometraje de los últimos tres ejercicios. Sin un registro digital, el controller dedica días a reconstruir archivos en papel, localizar aprobaciones por correo electrónico y cruzar datos con las nóminas. Una plataforma de gestión de gastos como Spendesk automatiza la captura de recibos, el registro de rutas y la aprobación de cada desplazamiento, de modo que el expediente está completo antes de que llegue el requerimiento. Además, la integración con software contable como A3 o Sage permite exportar los datos de dietas con la clasificación fiscal ya aplicada. Para una visión integral del proceso, la gestión de gastos de empresa cubre desde la política interna hasta la automatización contable, y la guía de hojas de gastos detalla cómo estructurar los informes.

Excepciones territoriales y viajes internacionales

Los límites descritos hasta aquí corresponden al régimen común de la AEAT. Sin embargo, dos territorios forales tienen normas propias que no coinciden con las estatales.

En el País Vasco, la Hacienda Foral fija un kilometraje exento de 0,29 €/km, y los importes de manutención con y sin pernocta también difieren de los nacionales. El sistema TicketBAI de facturación electrónica, ya activo, añade obligaciones adicionales de trazabilidad.

En Navarra, el régimen foral establece un kilometraje exento de 0,32 €/km, superior al estatal. Las dietas de manutención siguen tablas propias de la Hacienda Foral de Navarra.

Una empresa con sede en Bilbao envía a una empleada a una conferencia en Berlín. El kilometraje hasta el aeropuerto sigue la tarifa foral vasca de 0,29 €/km. La dieta internacional de manutención, en cambio, aplica la tabla de la AEAT específica para Alemania, porque el territorio de destino determina el límite aplicable en viajes fuera de España.

Para empresas con varias entidades repartidas entre territorio común y foral, el régimen aplicable depende del domicilio fiscal de cada entidad. Un viaje de negocios aprobado desde la sede de Madrid sigue las tablas de la AEAT; el mismo tipo de desplazamiento gestionado desde la filial de San Sebastián sigue las de la Hacienda Foral de Guipúzcoa. La gestión de viajes de empresa se complica cuando cada entidad opera bajo un régimen fiscal distinto.