Precio del kilometraje 2025, dietas exentas y cálculo para empresas en España

En 2023, la AEAT elevó la tarifa exenta de kilometraje un 37%, de 0,19 a 0,26 €/km, tras casi dos décadas sin cambios. Pese a la actualización, muchos equipos financieros siguen cuadrando los reembolsos de kilometraje y las dietas con los mismos procesos manuales, y cada límite mal aplicado en nómina puede acabar en una regularización de Hacienda. Clasificar mal un solo reembolso puede generar discrepancias en los modelos trimestrales ante la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria), y si esas discrepancias se acumulan a lo largo del ejercicio, la empresa se expone a recargos e intereses de demora. Este artículo reúne en una sola guía el precio del kilometraje en 2025, las dietas de manutención con y sin pernocta, el tratamiento fiscal en la nómina y las obligaciones de justificación documental.

El precio del kilometraje en 2025 y su marco normativo

La tarifa exenta de IRPF por kilometraje se sitúa en 0,26 €/km para el ejercicio 2025, según la Orden HFP/792/2023. Esta orden actualizó el anterior límite de 0,19 €/km que llevaba vigente desde 2005, reflejando mejor los costes reales de combustible, mantenimiento y amortización de un vehículo particular.

Conviene distinguir entre el precio km 2025 que fija la AEAT y lo que la empresa decide pagar. El importe de 0,26 €/km no es una tarifa obligatoria de reembolso; es un techo de exención fiscal. Cualquier empresa puede abonar un importe superior, pero sólo la parte que no exceda 0,26 €/km queda libre del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). El excedente tributa como rendimiento del trabajo. La AEAT detalla las condiciones en su manual sobre asignaciones para gastos de locomoción.

Para que el kilometraje 2025 goce de exención, el desplazamiento debe cumplir tres condiciones: realizarse fuera del centro de trabajo habitual, responder a un motivo laboral justificado y utilizar el vehículo propio del empleado. Los gastos de peaje y aparcamiento se pueden reembolsar de forma adicional siempre que se aporten justificantes. Para una visión más amplia de qué conceptos cubre el reembolso, consulta nuestra guía sobre gastos de kilometraje y su reembolso.

Un comercial que recorre 200 km para visitar a un cliente ilustra el mecanismo. Si la empresa reembolsa a 0,30 €/km, el importe total asciende a 60 €. De esa cantidad, 52 € (200 × 0,26) constituyen kilometraje exento 2025 y no tributan. Los 8 € restantes (200 × 0,04) se integran en la base imponible de la nómina como retribución sujeta a IRPF.

Es importante recordar que en el País Vasco y en Navarra operan sus propias Haciendas Forales, con tarifas y condiciones que pueden diferir de la normativa estatal. Las empresas con empleados desplazándose entre territorios deben verificar qué régimen aplica en cada caso.

Cálculo del kilometraje y los límites de las dietas de manutención

Cálculo del reembolso por kilometraje

El cálculo del kilometraje es directo: kilómetros recorridos multiplicados por la tarifa aplicable. Para una ida y vuelta de 150 km a 0,26 €/km, el reembolso exento asciende a 39 €. La dificultad no reside en la fórmula, sino en calcular el kilometraje correctamente cuando se acumulan decenas de desplazamientos al mes con diferentes orígenes y destinos.

Límites exentos en dietas de manutención

Las dietas de manutención siguen una lógica distinta. La AEAT distingue entre dietas con pernocta y sin pernocta, y entre desplazamientos nacionales e internacionales:

• España con pernocta: 53,34 €/día

• España sin pernocta: 26,67 €/día

• Extranjero con pernocta: varía según el país de destino; la media en la UE se sitúa en torno a 91,35 €/día según las tablas publicadas por la AEAT

La dieta sin pernocta se aplica cuando el empleado se desplaza fuera de su municipio de trabajo por motivos laborales pero regresa el mismo día. La dieta con pernocta exige que el empleado pernocte fuera de su domicilio. En ambos casos, el empleador no debe haber proporcionado las comidas de forma gratuita para que se aplique la cuantía exenta.

Los gastos de alojamiento se tratan por separado. Dentro de España, están exentos en su totalidad siempre que se justifiquen con factura. En el extranjero, se aplican los límites específicos por país que publica la AEAT. Si tu empresa gestiona viajes de empresa con frecuencia, conviene centralizar estos datos en una política de gestión de gastos de viaje clara.

Un miembro del equipo financiero que acude a una formación de dos días en otra ciudad lo refleja con claridad. El primer día, con pernocta, genera una dieta de 53,34 €, más la factura del hotel, más el kilometraje de 100 km (26 €). El segundo día, de regreso sin pernocta, genera 26,67 € de dieta y otros 26 € de kilometraje. El reembolso total exento de IRPF suma 132,01 € más el alojamiento justificado.

Tratamiento fiscal de las dietas en nómina

Los importes de dietas dentro de los límites exentos (0,26 €/km para kilometraje, 53,34 €/día para dietas con pernocta, 26,67 €/día para dietas sin pernocta) no constituyen rendimiento del trabajo sujeto a IRPF. En la nómina, estos importes aparecen como un concepto retributivo separado, claramente identificado, sin retención fiscal ni cotización. La correcta clasificación de estos conceptos en las cuentas de gastos de la empresa es fundamental para el cierre contable.

Los importes que superan los límites exentos reciben un tratamiento diferente. El exceso se considera complemento salarial o retribución en especie y se integra en la base imponible del IRPF, conforme al artículo 9 del Reglamento del IRPF. La empresa aplica la retención correspondiente al tipo marginal del empleado, igual que con cualquier otro concepto salarial.

Las dietas cotizan a la Seguridad Social sólo cuando superan los límites exentos. La parte dentro del umbral queda excluida de la base de cotización. El exceso, en cambio, se suma a la base de cotización y genera las correspondientes cuotas tanto para la empresa como para el empleado.

Una empresa que paga 0,35 €/km a sus comerciales lo evidencia. Para un empleado que recorre 500 km al mes, la parte exenta asciende a 130 € (500 × 0,26). Los 45 € restantes (500 × 0,09) aparecen en la nómina como ingreso sujeto a IRPF y a cotización, con las retenciones que correspondan al tipo del trabajador. El equipo de administración debe clasificar correctamente ambas partidas para evitar discrepancias en los modelos trimestrales (111 y 190) presentados ante la AEAT. Conocer las fechas de presentación dentro del año fiscal en España resulta clave para evitar recargos.

Justificación documental ante la AEAT

La exención fiscal del kilometraje y las dietas se mantiene solo si la empresa puede acreditar cada desplazamiento con documentación suficiente. La AEAT exige para el kilometraje: identidad del empleado, fecha del desplazamiento, origen y destino, kilómetros recorridos y justificación del motivo laboral. Para las dietas de manutención se requiere, además, prueba del viaje (tarjeta de embarque, factura del hotel, justificante de peaje).

Los plazos de conservación son estrictos. La obligación fiscal establece cuatro años desde la presentación de la declaración correspondiente, que coincide con el plazo de prescripción de las actuaciones inspectoras de Hacienda. La obligación mercantil, recogida en el artículo 30 del Código de Comercio, extiende la conservación a seis años.

Las consecuencias de una documentación insuficiente pueden ser graves. Si en una inspección la AEAT no encuentra justificantes adecuados, puede reclasificar la totalidad de los reembolsos como salario, lo que desencadena un recálculo de IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social, más intereses de demora y posibles sanciones. Contar con un sistema de hojas de gastos digitalizado facilita la localización de cualquier justificante ante un requerimiento.

Un Responsable de Administración que recibe una notificación de inspección y necesita localizar los registros de kilometraje de los últimos dos años comprende la diferencia entre un archivo digitalizado con origen, destino y motivo por trayecto, y una carpeta de formularios en papel incompletos. Spendesk automatiza la captura de estos datos: cada desplazamiento se registra con su detalle, los justificantes se adjuntan desde el móvil y el sistema mantiene la trazabilidad completa que la AEAT exige, sin que el equipo financiero dedique horas a la recopilación manual.

Automatizar la gestión de dietas y kilometraje

La automatización de la gestión de kilometraje y dietas cubre los pasos más propensos a error: el registro de cada trayecto con origen, destino y motivo laboral, la aplicación automática de la tarifa de 0,26 €/km, la captura digital de justificantes, la verificación de política (señalando importes que superan los umbrales exentos) y la exportación directa al software de contabilidad o a la gestoría.

Sin estas funciones, el Controller de una empresa de 60 empleados con equipo comercial activo dedica varias horas al mes a revisar más de 30 solicitudes de kilometraje, verificar que los importes no superen los límites exentos y preparar la información para la gestoría que gestiona la nómina en A3. Un error en la clasificación exento/tributable se arrastra al cierre mensual y a la declaración trimestral. Una buena gestión de gastos de empresa empieza por eliminar estos puntos de fricción.

Spendesk integra estas funciones en un flujo continuo: los empleados registran el gasto desde el móvil, el sistema aplica las reglas de la empresa, Play by the Rules bloquea los gastos que no cumplen la política de justificantes, y el equipo financiero recibe la información lista para calcular el kilometraje y cerrar el mes sin perseguir recibos.