Precio del kilometraje en 2025: tarifa exenta, cálculo y gestión en empresas españolas

Puntos clave

• La tarifa exenta de IRPF para kilometraje en 2025 es de 0,26 €/km (Orden HFP/792/2023).

• Las empresas españolas pagan de media entre 0,28 y 0,30 €/km; el exceso sobre 0,26 € tributa como rendimiento del trabajo.

• Cada desplazamiento debe justificarse con fecha, destino, motivo y kilómetros recorridos.

• Euskadi (0,29 €/km) y Navarra (0,35 €/km en 2025; 0,36 €/km desde enero de 2026) aplican límites propios.

• Automatizar la gestión del kilometraje reduce errores en nómina y acelera el cierre mensual.

Si gestionas nóminas en una empresa con equipo comercial en carretera, sabes que el kilometraje genera más consultas de las que debería. La tarifa exenta cambió en 2023, los territorios forales aplican importes distintos y cualquier error en el cálculo acaba en una retención mal aplicada que complica el cierre mensual. Este artículo recoge la tarifa vigente en 2025, el método de cálculo paso a paso, los requisitos documentales que exige la AEAT y las claves para que el proceso no consuma más tiempo del necesario a tu equipo financiero.

La tarifa de kilometraje exenta de IRPF en 2025

La Orden HFP/792/2023, en vigor desde julio de 2023, fijó la tarifa exenta de IRPF por uso de vehículo propio en desplazamientos profesionales en 0,26 €/km. Esta cifra sustituyó los 0,19 €/km que llevaban vigentes desde 2005, lo que supuso un incremento del 37 % tras casi dos décadas sin actualización. Para motocicletas, la tarifa exenta es de 0,106 €/km.

Es importante no confundir "tarifa exenta" con "tarifa obligatoria". Los 0,26 €/km son el techo fiscal: la cantidad máxima que una empresa puede reembolsar por kilómetro sin que el importe tribute como rendimiento del trabajo para el empleado. Cada organización decide libremente su tarifa interna, siempre que tenga claro cómo tratar fiscalmente el diferencial si paga por encima de ese límite.

Los territorios forales mantienen sus propios límites. En Euskadi, la Hacienda Foral establece una tarifa exenta de 0,29 €/km. En Navarra, el Decreto Foral 234/2023 fijó el límite exento en 0,35 €/km durante 2025, y el Decreto Foral 148/2025 lo elevó a 0,36 €/km desde enero de 2026. Si tu empresa tiene empleados desplazándose entre comunidades autónomas con regímenes distintos, la tarifa aplicable depende de la normativa fiscal del territorio donde tributa el trabajador, no de la sede de la empresa.

Un caso habitual: un Responsable de Administración que asume el puesto en una empresa de 200 empleados y descubre que el software de nóminas sigue aplicando 0,19 €/km porque nadie actualizó el parámetro tras la entrada en vigor de la nueva orden. El resultado son empleados que tributan de más y reclamaciones retroactivas que complican la relación con la gestoría.

Tarifa exenta frente al precio real del kilometraje

La mayoría de las empresas españolas paga entre 0,28 y 0,30 €/km a sus empleados, según datos sectoriales. Las grandes corporaciones tienden a ajustarse más a la tarifa de la AEAT; las pymes y empresas con equipos comerciales dispersos suelen pagar por encima para compensar el desgaste real del vehículo y facilitar la captación de perfiles con alta movilidad.

Cualquier importe que supere los 0,26 €/km se considera rendimiento del trabajo sujeto a IRPF. En la práctica, esto significa que el equipo financiero debe separar en nómina la parte exenta de la parte tributable, aplicar la retención correspondiente e incluir el exceso en el Modelo 190 del año fiscal en curso.

Fijar la tarifa interna no es solo una decisión fiscal. Un Director Financiero que necesita contratar comerciales en un mercado competitivo sabe que ofrecer 0,26 €/km frente a los 0,30 €/km de la competencia puede ser un factor decisivo en la negociación salarial. La clave está en cuantificar el coste real del kilómetro (combustible, amortización, seguro, mantenimiento) y decidir cuánto de ese diferencial asume la empresa como coste laboral adicional.

Lo que cobra el empleado en la práctica

La mayoría de los empleados recibe entre 0,28 y 0,30 €/km brutos por desplazamiento profesional, de los cuales 0,26 €/km llegan netos (exentos de IRPF) y el resto aparece como rendimiento del trabajo en su nómina. El empleado no decide esa separación; se aplica de forma automática en función de la tarifa interna que fija la empresa frente al umbral de la AEAT.

Si tu empresa paga 0,30 €/km, cada kilómetro genera 0,04 € adicionales sujetos a retención, lo que reduce ligeramente el importe neto que el trabajador percibe. Para el empleado, la diferencia entre cobrar a 0,26 €/km o a 0,30 €/km es menor de lo que parece una vez descontada la tributación sobre el exceso.

Cálculo del reembolso de kilometraje paso a paso

La fórmula base es directa: kilómetros recorridos multiplicados por la tarifa acordada. El resultado es el importe bruto a reembolsar. Sin embargo, hay matices que generan errores recurrentes.

Separación entre la parte exenta y la parte tributable

El tramo exento se calcula multiplicando los kilómetros recorridos por 0,26 €/km. Si la empresa aplica una tarifa interna superior, el exceso por kilómetro (tarifa interna menos 0,26 €) multiplicado por la distancia total constituye rendimiento del trabajo sujeto a IRPF. Por ejemplo, con una tarifa de 0,30 €/km y un desplazamiento de 100 km, los primeros 26 € están exentos y los 4 € restantes tributan. La empresa retiene el IRPF correspondiente sobre ese exceso en la nómina del empleado y lo declara en el Modelo 190 del ejercicio en curso.

La distancia computable es la del trayecto de ida y vuelta desde el centro de trabajo habitual hasta el destino profesional. El desplazamiento del domicilio a la oficina no es reembolsable. Si un comercial sale directamente de casa hacia un cliente, la distancia computable es la que excede el trayecto habitual domicilio-oficina. Las empresas que gestionan viajes de empresa con frecuencia deben establecer criterios claros para estos casos.

Los peajes y el aparcamiento se reembolsan por separado, siempre con justificante. No se incluyen en el cálculo del kilometraje.

Un comercial recorre 120 km de ida y vuelta para visitar a un cliente en otra provincia y paga 4,50 € de peaje. Si la empresa aplica la tarifa exenta: 120 km x 0,26 €/km = 31,20 € (íntegramente exentos) más 4,50 € de peaje con justificante. Total reembolsado: 35,70 €, sin impacto en IRPF.

Si esa misma empresa paga 0,32 €/km, el cálculo cambia. El importe total del kilometraje es 38,40 €. De esos, 31,20 € (120 km x 0,26 €) están exentos; los 7,20 € restantes son rendimiento del trabajo. El Controller que procesa la nómina mensual debe separar ambas partidas, aplicar retención sobre los 7,20 € e incluirlos en el apartado correspondiente del Modelo 190. Disponer de un proceso de cierre contable bien definido facilita esta separación.

Documentación necesaria para justificar el kilometraje

La AEAT exige que cada desplazamiento esté documentado con cuatro datos: fecha del viaje, destino, motivo profesional y kilómetros recorridos. Según el manual de la AEAT sobre gastos de locomoción, sin estos campos, la totalidad del reembolso puede ser reclasificada como rendimiento del trabajo, con sanciones que alcanzan el 150 % de la cuota no ingresada.

El empleado debe registrar cada desplazamiento en el momento en que se produzca. La empresa, por su parte, debe conservar los partes de desplazamiento durante cuatro años a efectos fiscales y seis años conforme a la normativa mercantil. Los justificantes de peajes y aparcamiento se archivan por separado pero con la misma obligación de custodia. Mantener unas hojas de gastos organizadas es fundamental para superar una posible inspección.

En la práctica, el problema no suele ser la normativa sino la ejecución. Un Responsable de Administración que gestiona un equipo de 30 comerciales llega al cierre mensual y descubre que tres de ellos han presentado notas de gasto sin destino ni motivo. Validar esas notas a posteriori, perseguir al empleado para completar la información y corregir la nómina antes de enviarla a la gestoría consume horas que el equipo financiero no tiene. Una buena gestión de gastos empieza por capturar la información en el momento del desplazamiento.

Spendesk permite al empleado registrar los datos del desplazamiento desde el móvil en el momento del viaje: fecha, destino, motivo y kilómetros. Los flujos de aprobación automatizados verifican que la solicitud de reembolso cumple la política interna antes de que el importe llegue a nómina, eliminando la validación manual a final de mes.

Gestión del kilometraje en la práctica para equipos financieros

El proceso manual de gestión de kilometraje sigue un patrón conocido: el empleado rellena un Excel o un formulario en papel, el responsable revisa y aprueba, el equipo financiero valida los datos, introduce los importes en nómina y concilia a final de mes. Cada paso es una oportunidad para que algo falle.

Los errores más frecuentes son justificantes incompletos, notas de gastos duplicadas, kilómetros calculados de forma incorrecta y entregas fuera de plazo que retrasan el cierre mensual. En una empresa de 150 empleados con 40 comerciales, el Controller puede dedicar dos días completos cada mes a validar kilometraje en hojas de cálculo antes de enviar los datos a la gestoría que gestiona las nóminas a través de A3.

La política de viajes interna debe definir con claridad la tarifa por kilómetro, tomando la tarifa de la AEAT como referencia mínima, los gastos de viaje adicionales cubiertos (peajes, aparcamiento) y los plazos de presentación. Cuando un empleado solicita el reembolso de kilometraje y dietas en el mismo desplazamiento, la documentación se solapa; centralizar ambos procesos en un único flujo reduce la duplicación de datos y los errores de conciliación bancaria.

Spendesk centraliza el kilometraje junto con las tarjetas corporativas, las facturas de proveedores y las dietas en una misma plataforma, con pre-contabilidad que se exporta directamente al software contable. Las empresas que centralizan estos flujos consiguen cerrar el mes cuatro veces más rápido.

Kilometraje para coches eléctricos e híbridos en 2025

La AEAT no distingue entre tipos de combustible ni motorización. La tarifa exenta de 0,26 €/km se aplica por igual a vehículos diésel, gasolina, híbridos y eléctricos. No existe una tarifa específica para coches eléctricos.

En la práctica, el coste real por kilómetro de un vehículo eléctrico es significativamente inferior al de uno de combustión. Esto genera una situación en la que la empresa reembolsa la misma cantidad por un coste real menor, lo que beneficia económicamente al empleado con vehículo eléctrico.

Algunas empresas están ajustando sus tarifas internas para reflejar esta diferencia. Otras mantienen la tarifa única como incentivo para que los empleados adopten vehículos eléctricos, alineándose con los objetivos de sostenibilidad corporativa y con las ayudas del Plan MOVES III. Una empresa con cinco vehículos eléctricos nuevos en su flota debe decidir si mantiene los 0,26 €/km (o su tarifa interna superior) sabiendo que el coste real por kilómetro puede ser un 60 % inferior al de los vehículos de combustión.