Dietas y gastos de desplazamiento en 2026: por qué la nueva vigilancia de Hacienda convierte los justificantes en una prioridad urgente

Tu empresa reembolsa dietas y kilometraje cada mes. Tus empleados viajan, presentan notas de gasto y el equipo financiero tramita los pagos antes del cierre de nómina. Pero si la AEAT decidiera inspeccionar esos reembolsos mañana, cada importe que supere los límites exentos o carezca de justificante podría convertirse en rendimiento del trabajo sujeto a IRPF, con recargos e intereses de demora incluidos. En 2026, la Agencia Tributaria ha intensificado la verificación de dietas y gastos de desplazamiento dentro de su Plan Anual de Control Tributario. Este artículo recoge los importes exactos que permanecen exentos, los requisitos que debe cumplir tu empresa y las medidas prácticas para evitar una regularización.

Importes de dietas exentas de IRPF en 2026: la tabla de referencia

Los importes exentos de IRPF para dietas de manutención y gastos de desplazamiento no se han modificado desde julio de 2023, pero la forma en que la AEAT los verifica sí ha cambiado. Estas son las cuantías vigentes conforme al art. 9 del Reglamento del IRPF (RD 439/2007):

Dietas de manutención exentas de IRPF en 2026

Las cuantías diarias exentas para manutención dependen de si el empleado pernocta fuera de su municipio de trabajo y de si el desplazamiento es nacional o internacional.

El alojamiento no tiene un límite fijo exento; queda exento el importe real siempre que exista factura a nombre de la empresa.

El reembolso de kilometraje queda exento hasta 0,26 €/km

El uso de vehículo privado para desplazamientos laborales queda exento de IRPF hasta 0,26 €/km, conforme a la Orden HFP/792/2023. Los peajes y el aparcamiento se justifican y reembolsan aparte, con su propio ticket o factura.

Un director financiero que revise su política de viajes debería comparar estos importes con las tarifas que realmente aplica su empresa. Si las dietas internas superan los límites, la diferencia tributa como rendimiento del trabajo en la nómina del empleado, y la empresa debe practicar la retención correspondiente.

Estas cuantías corresponden al régimen común estatal. El País Vasco (Hacienda Foral) y Navarra operan bajo sistemas tributarios propios con límites diferentes; si tu empresa tiene empleados desplazados a esas comunidades, consulta la normativa foral aplicable.

Requisitos para que las dietas queden exentas del IRPF

El coste real de una regularización por dietas

Cuando la AEAT reclasifica una dieta exenta como rendimiento del trabajo, tal como prioriza su Plan de Control Tributario 2026, las consecuencias económicas no se limitan al IRPF no retenido. La empresa afronta una cadena de costes acumulativos.

En primer lugar, debe ingresar la retención de IRPF que debería haber practicado en su momento. A esa cuota se suma el recargo por declaración extemporánea del art. 27 de la Ley General Tributaria: un 1 % por cada mes de retraso, más un recargo adicional del 15 % si han transcurrido más de 12 meses. A todo ello se añaden intereses de demora. Y si la AEAT califica la conducta como infracción, la sanción tributaria oscila entre el 50 % y el 150 % de la cuota no ingresada, según la calificación como leve, grave o muy grave conforme al art. 191 de la LGT.

Lo relevante es que la regularización no afecta solo a la partida inspeccionada. Si el criterio de la AEAT determina que la empresa no ha justificado adecuadamente sus dietas, la revisión se extiende a todos los reembolsos del período no prescrito, que abarca los últimos cuatro ejercicios fiscales.

Para ponerlo en contexto: una empresa con 20 empleados viajeros, cuatro días de viaje al mes por persona y un 30 % de solicitudes de reembolso con justificantes incompletos acumula una exposición significativa solo en manutención. Si la inspección abarca dos ejercicios, el importe en retención no practicada, recargos e intereses puede superar con creces el coste de implantar un sistema de control adecuado.

Las cantidades mensuales fijas etiquetadas como "dieta" constituyen otro foco habitual de reclasificación por parte de la AEAT. Si una empresa abona, por ejemplo, 400 € al mes a un empleado todos los meses sin variación, independientemente de si ha viajado o no, la Agencia Tributaria y la jurisprudencia reciente coinciden en que esos importes pierden su naturaleza compensatoria. Al repetirse mes a mes con la misma cifra, sin referencia a días concretos de desplazamiento, destinos ni motivos profesionales, la AEAT los trata como salario encubierto sujeto a retención íntegra de IRPF. Un director financiero que detecte dietas fijas en la nómina de su empresa debería convertirlas de inmediato en reembolsos variables vinculados a viajes documentados, con fecha, municipio de destino y motivo profesional de cada desplazamiento.

Los gastos de desplazamiento exentos de IRPF también quedan excluidos de la base de cotización a la Seguridad Social, pero esa exclusión se pierde igualmente si falla la justificación. La regularización, en ese caso, alcanza también las cuotas de cotización.

Los justificantes que necesita tu equipo para cada tipo de gasto

La carga de la prueba recae sobre la empresa. En una inspección, es tu equipo financiero quien debe aportar la documentación que acredite cada desplazamiento exento.

Para la manutención a tanto alzado (dentro de los límites exentos), no se exigen facturas individuales de restaurantes, pero sí un registro que acredite la fecha del viaje, el municipio de destino, el motivo profesional y la duración de la estancia. Sin ese registro, la AEAT puede considerar que el gasto no cumple los requisitos de exención.

Para el kilometraje, el justificante debe incluir la fecha, el origen y destino del trayecto, el motivo del desplazamiento y los kilómetros recorridos. Los peajes y el aparcamiento requieren el tique de caja o la factura original.

Para el alojamiento, la factura debe estar emitida a nombre de la empresa, no del empleado. Un recibo de hotel a nombre personal no sirve como justificante a efectos de exención.

La normativa exige conservar esta documentación durante un mínimo de cuatro años (plazo de prescripción tributaria), aunque el Código de Comercio establece seis años para la documentación mercantil. En la práctica, conservar seis años es la opción más segura.

Cómo presentar la documentación ante una inspección de Hacienda

La STS 426/2025 del Tribunal Supremo, de 4 de febrero de 2025, fijó una doctrina clara: es la empresa, no el empleado, quien debe demostrar que las dietas corresponden a desplazamientos reales, indicando el día, el lugar y el motivo profesional de cada viaje. La AEAT dirige el requerimiento directamente a la empresa.

En la práctica, un requerimiento de inspección solicita tres bloques de documentación: el certificado de retribuciones y retenciones del ejercicio auditado, las nóminas con el desglose de los importes abonados, y un cuadro mensual detallado que separe locomoción, manutención y alojamiento por empleado. El plazo estándar de respuesta es de 10 días hábiles. Contar con cada justificante vinculado digitalmente al registro del viaje (fecha, municipio, motivo, kilómetros) permite responder de forma casi inmediata, en lugar de dedicar días a reconstruir la información desde archivos dispersos.

Un controller que gestiona 200 notas de gasto al mes sabe que un solo justificante de hotel que falte en un lote de 50 puede cuestionar la exención del viaje completo si la AEAT decide revisar ese período. Una plataforma de gestión de gasto que capture los justificantes digitalmente en el momento del desembolso y los archive de forma automática elimina esa persecución manual. Cuando cada recibo queda vinculado al registro del viaje con fecha y hora, el requisito de documentación se cumple antes de que la reclamación llegue a nómina. Spendesk, por ejemplo, permite que el justificante se asocie a la transacción en tiempo real, de modo que el equipo financiero no depende de que el empleado entregue los recibos semanas después.

Cómo estructurar una política de gastos que cumpla con la AEAT

Una política de viajes actualizada no es un documento que se redacta una vez y se guarda en un cajón. Es el primer control preventivo frente a una regularización.

El paso inicial consiste en fijar las tarifas de dietas al nivel de los límites exentos o por debajo: 53,34 €/día con pernocta en España, 26,67 €/día sin pernocta, y las cuantías equivalentes para desplazamientos internacionales. Si tu empresa opta por pagar importes superiores, la diferencia debe figurar en nómina como rendimiento sujeto a retención.

Para el kilometraje, establece la tarifa en 0,26 €/km y exige un registro de origen, destino y kilómetros en cada solicitud. Sin ese registro, la exención es indefendible ante la AEAT. Si necesitas profundizar en la gestión de gastos de viaje, este tema merece una revisión completa antes de redactar la política.

El tercer elemento es el flujo de aprobación. Las solicitudes de reembolso que superen los límites exentos deben marcarse antes de llegar a nómina, no después. Un flujo de aprobación que obligue al responsable a revisar y autorizar cada gasto por encima del umbral convierte el control en un filtro preventivo.

La regla de los nueve meses también necesita un mecanismo de seguimiento. Un controller que configure alertas automáticas cuando un empleado alcanza el mes siete en el mismo municipio dispone de dos meses para reestructurar la asignación antes de que la exención expire. Spendesk permite configurar reglas de política que bloquean automáticamente las solicitudes de reembolso que exceden los límites, exigen el justificante antes de aprobar el gasto y generan alertas cuando un empleado se acerca al umbral de los nueve meses; así, el cumplimiento deja de ser un ejercicio reactivo de auditoría y se convierte en un control preventivo integrado en el flujo diario.