Kostenstelle

Kostenstellen im internen Rechnungswesen

Der Begriff „Kostenstelle" stammt aus der Kosten-und Leistungsrechnung, genauer gesagt der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung. Die Bildung von Kostenstellen ist Teil des internen Rechnungswesens und somit in Deutschland nicht gesetzlich geregelt. Damit ist es jedem Unternehmen selbst überlassen, ob und wie es Kostenstellen nutzen möchte.

Trotzdem haben sich in der Praxis gewisse Strategien rund um die Verteilung der im Unternehmen anfallenden Kosten durchgesetzt. Unternehmen arbeiten meist mit verschiedenen Arten von Kostenstellen, wie Hauptkostenstellen, Nebenkostenstellen und Hilfskostenstellen und nutzen eine ähnliche Nomenklatur bei der Benennung ihrer Kostenstellen.

Die Bildung von Kostenarten als Grundlage für Kostenstellen

Wird ein Unternehmen neu gegründet, legt die Buchhaltung Kostenarten fest. Die Differenzierung von Kostenarten und die darauf folgende Analyse wird als Kostenartenrechnung bezeichnet.

Es bietet sich an, anfangs mit den vorgeschlagenen Default-Kostenarten der Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV) zu arbeiten.

Zwei häufige Gliederungen von Kostenarten sind:

1. Nach Funktions- bzw. Unternehmensbereichen (Produktionskosten, Lagerkosten, Verwaltungskosten etc.)

2. Im produzierenden Gewerbe nach Produktionsfaktoren (Materialkosten, Hilfsmittelkosten, Personalkosten etc.)

Aus der Kostenartenrechnung können spannende Rückschlüsse gezogen werden – zum Beispiel, ob die Produktions- und Vertriebskosten in einem für die Branche gesunden Verhältnis zueinander stehen. Oder wie Materialkosten sich gegenüber dem Vorjahr verändert haben.

Neben den Kostenarten interessiert Unternehmen früher oder später der Ort der Kostenentstehung – oder besser gesagt, durch wen gewisse Kosten verursacht werden. Kostenverursacher sind abgegrenzte Bereiche eines Unternehmens wie Funktionen, operative- oder Verantwortungsbereiche.

Die klassischen funktionalen Kostenstellen sind:

• Beschaffung

• Produktion

• Vertrieb

• Verwaltung

• Forschung und Entwicklung

Übrigens: Zwar schlagen DATEV und anderen Tools Kostenstellenbezeichnungen vor, an diese sind Sie allerdings keinesfalls gebunden. Die Kostenstellen eines Unternehmens können je nach Geschäftsmodell und Unternehmensgröße ganz anders aufgebaut sein.

Haupt-, Neben- und Hilfskostenstellen

Auch wenn es keine offiziellen Regeln für die Ausgestaltung des Kostenstellenplans gibt, teilen Unternehmen ihre Kostenstellen oft in drei Kategorien auf:

1. Hauptkostenstellen (auch Endkostenstellen) – dazu gehören alle oben genannten Beispiele. In den Hauptkostenstellen verursachen Produkte und Dienstleistungen den größten Teil der Herstellungskosten.

2. Nebenkostenstellen – das sind Kostenstellen mit selbstständiger Auftragsabwicklung, die nicht in direktem Zusammenhang mit der Erstellung von Hauptprodukten oder der Erbringung von Hauptdienstleistungen stehen. In einem produzierenden Gewerbe könnte die Abfall- und Nebenproduktverwertung eine Nebenkostenstelle sein. Klingt schwammig? Stimmt. Daher verzichten einige Unternehmen auf diese Kategorie und arbeiten nur mit Haupt- und Hilfskostenstellen.

3. Hilfskostenstellen – diese Kostenbereiche sind nicht direkt an der Produktion oder den Dienstleistungen beteiligt. Beispiele sind der Fuhrpark, der interne IT-Helpdesk oder die Kantine. Hilfskostenstellen dienen der Erfassung von Gemeinkosten.

Aufteilung von Gemeinkosten in der Kostenstellenrechnung

In der Kostenstellenrechnung geht es um die Frage: Wo werden Kosten verursacht? Und die Frage lässt sich nicht immer ganz einfach beantworten.

Kauft die Marketingabteilung ein Newsletter-Tool ein, werden die Kosten logischerweise auf die Kostenstelle "Vertrieb" oder "Marketing" gebucht. Hierbei handelt es sich um eine Einzelausgabe, bei der der Ort der Kostenentstehung klar ist. Auch Personal- und Reisekosten lassen sich relativ einfach einer Hauptkostenstelle zuordnen. Daher werden Einzelkosten in der Kostenstellenrechnung nicht weiter beachtet.

Doch wie sieht es mit allgemeinen Kosten (Gemeinkosten) wie Miete, Strom oder Rechenleistung aus?

Gemeinkosten werden in den Kostenstellenrechnung anteilig auf die einzelnen Kostenstellen gebucht, an die sie ihre Leistungen abgeben. Wie genau diese Verteilung der Kostenstellengemeinkosten funktioniert, bestimmt der Betriebsabrechnungsbogen (BAB). Er enthält Verteilungsschlüssel zur gerechten Verteilung der Kosten.

Das Ergebnis der Kostenstellenrechnung ist eine Verteilung aller auf Hilfskostenstellen gebuchten Gemeinkosten auf die Hauptkostenstellen.

Die Kostenträgerrechnung zur weiteren Kostenanalyse

Die Kostenstellenrechnung bildet wiederum die Grundlage für die Kostenträgerrechnung. Hier gilt es herauszufinden, welche Kosten die Herstellung eines Produkts oder Erbringung einer Dienstleistung verursacht. Produkte und Dienstleistungen werden als Kostenträger bezeichnet.

In der Kostenträgerrechnung werden die Kosten der Hauptkostenstellen mittels sekundärer Kostenverrechnung auf die einzelnen Kostenträger verrechnet. Die Ergebnisse liefern die Grundlage für Preiskalkulationen und Rentabilitätsbewertungen von Produkten und Dienstleistungen.

Ausgaben sofort der richtigen Kostenstelle zuordnen

Wenn Sie Kostenstelleneinzelkosten – also Kosten, die sich klar einer Kostenstelle zuordnen lassen – bereits zum Zeitpunkt ihrer Entstehung korrekt verbuchen, profitiert Ihre Kostenanalyse von Echtzeitdaten.

Mit unserer Lösung zum Ausgabenmanagement geht das ganz einfach: Sie können einzelne Ausgaben direkt einer Kostenstellen zuordnen und Default Cost Centre für Mitarbeiter einrichtigen, deren Ausgaben ohnehin die meiste Zeit auf dieselbe Kostenstelle gebucht werden. Dadurch muss die Kostenstelle nicht für jede Zahlung neu angegeben werden.

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