Spendesk offre un contrôle réel sur les flux de factures et une visibilité pour toutes les équipes, contrairement aux outils financiers traditionnels.

Résultats clés avec Spendesk

• Fin du chaos des e-mails : plus besoin d'échanger des dizaines de messages pour connaître le statut d'une facture.

• Visibilité totale sur les factures : toutes les équipes peuvent accéder instantanément aux factures et au statut des paiements.

• Workflows d'approbation sécurisés : contrôle des dépenses dans 23 magasins.

• Intégration en libre-service : une plateforme intuitive que les équipes non financières peuvent adopter sans formation.

• Contrôle multi-sites : gestion transparente des dépenses en France, au Royaume-Uni et en Belgique.

• Automatisation des processus : de la réception des factures au transfert comptable sans intervention manuelle.

• Autonomie des équipes : les responsables de magasin contrôlent leurs propres dépenses dans les limites fixées.

À propos de YSE

Ysé est une marque de lingerie créée en 2012. L’ambition de la marque est de créer des produits, une image et des mots qui reflètent des convictions et des engagements d’une nouvelle génération de femmes. Au fil des années, Ysé a fait émerger sa conviction forte : celle du "corps à cœur". 

Avec une équipe 100 % féminine d'environ 150 employés, la marque YSE est présente à la fois en ligne et en boutiques. La marque exploite aujourd'hui 19 boutiques dont 17 en France, une à Londres et une à Bruxelles. L'approche de la marque consiste à célébrer la silhouette féminine avec sensibilité et authenticité.

"Notre philosophie : celle d'aimer son corps, quel qu'il soit. Nous créons à présent de la lingerie, des maillots de bain et une garde-robe intime pour toutes les femmes, tous les corps, pour plaire ou se plaire, telles que nous sommes. Chez Ysé, nous croyons en une lingerie aussi libre que les femmes devraient l’être."

Les défis

Avant Spendesk, YSE était confrontée à d'importantes inefficacités dans la gestion des factures et des dépenses alors que les ventes étaient en pleine expansion.

Problèmes principaux :

• Toutes les factures sont reçues par e-mail, sans système centralisé.

• Les processus de validation et d'approbation sont entièrement effectués par e-mail.

• Les équipes n'ont aucune visibilité sur les factures reçues ou payées.

• Interruptions constantes pour des questions sur le statut des factures.

• Échanges d'e-mails fastidieux concernant le suivi des paiements.

• Saisie manuelle des données dans les outils comptables.

• Absence de processus standardisé entre les différents magasins.

• Manque de contrôle des dépenses à mesure que le réseau de vente au détail s'étendait.

La solution

YSE a étendu Spendesk de la simple carte de responsable de magasin à une gestion complète des dépenses, sous l'impulsion de Virginie Scarpi, qui avait déjà utilisé la plateforme avec succès.

Principales fonctionnalités mises en œuvre :

• Cartes physiques pour les responsables de boutique avec limites et contrôles des dépenses.

• Gestion des factures, de la réception à l'export comptable.

• Workflows d'approbation automatisés éliminant les allers-retours e-mail.

• Visibilité des centres de coûts permettant aux équipes de suivre leurs propres dépenses.

• Intégration comptable pour un export de données transparent.

• Déploiement multi-sites en France, au Royaume-Uni et en Belgique.

Du chaos des e-mails au contrôle centralisé

La transformation a commencé lorsque Virginie Scarpi a rejoint YSE en tant que directrice financière en 2024, forte de son expérience dans la mise en œuvre réussie de Spendesk dans son ancienne entreprise. Elle a constaté que, bien que YSE utilisait Spendesk pour les cartes des gérants de magasin, le plein potentiel de la plateforme restait inexploité.

En 2024, YSE a déployé la gestion complète des factures via Spendesk. Le changement a été immédiat et spectaculaire. Au lieu de recevoir des factures par e-mail, dispersées dans différentes boîtes de réception sans possibilité de suivi, tout est désormais centralisé sur une seule plateforme. Les équipes peuvent enfin voir quelles factures ont été reçues, suivre leur statut d'approbation et confirmer les paiements sans avoir à envoyer le moindre e-mail de relance.

Grâce à la conception intuitive de la plateforme, les équipes ont pu former elles-mêmes les nouvelles recrues sans l'intervention du service financier. Les responsables de boutique et les chefs de département ont gagné en autonomie grâce à des contrôles adaptés, tandis que le service financier a conservé une supervision complète.

Les résultats

Depuis le déploiement de Spendesk, YSE a transformé la manière dont elle gère les dépenses au sein de son réseau de boutiques :

• Fin du chaos des e-mails : plus besoin de demander le statut des factures.

• Visibilité totale sur les factures : les équipes peuvent suivre instantanément les factures et paiements.

• Workflows sécurisés : contrôle des dépenses sur 23 sites internationaux.

• Gain de temps considérable : l'équipe financière réduit les tâches répétitives.

• Adoption en libre-service : les équipes forment elles-mêmes les nouveaux collaborateurs

• Automatisation des processus : flux de facturation vers la compta entièrement automatisé.

• Opérations multi-pays : gestion transparente de la France, du Royaume-Uni et de la Belgique.

• Amélioration des relations : l'équipe financière se concentre sur les tâches à valeur ajoutée

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