Visibilité et traçabilité sur les dépenses est clé pour notre gestion financière

Une solution adaptée aux besoins de la maison parisienne

Avant la mise en place de Spendesk, Bobbies avait un processus de gestion des dépenses long et chronophage. La carte passait de main en main, les justificatifs se perdaient et la réconciliation était interminable. Heureusement, les équipes regagnent du contrôle et de l'autonomie grâce à la simplicité et l'efficacité de Spendesk.

Découvrez le témoignage de Guillaume Tronel

"Nous sommes ravis d’utiliser Spendesk depuis 2016."

Explique Guillaume Tronel, Responsable Administratif et Financier de l'entreprise parisienne de maroquinerie. Depuis 2016, Bobbies gère la majorité de ses dépenses avec Spendesk. Découvrez pourquoi Bobbies a fait le choix de cette solution et quels sont les avantages pour les équipes.

Un gain de flexibilité au quotidien

Avant Spendesk, Bobbies n'avait qu’une seule boutique, dans le Marais, et les effectifs était beaucoup moins important qu’aujourd’hui. Ils utilisaient tous la même carte professionnelle, une carte physique rattachée à une banque classique. Les commerciaux et équipes créa' étaient souvent en déplacement et il était compliqué de leur prêter l'unique carte. Leur laisser la carte bloquait le reste de l’équipe pendant ce temps-là. En plus, à l'époque, il était difficile de savoir qui avait fait telle ou telle dépense, puisque la carte était au nom de l’entreprise.

Chaque mois recommençait alors une chasse à la dépense où chaque service se renvoyait la balle et on avait du mal à récupérer tous les justificatifs. Il y avait aussi beaucoup de notes de frais, chacun gardait ses justificatifs et les apportait au début du mois suivant.

"Avec les shootings, les invitations au restaurant, les fournisseurs à régler, c’était difficile de sortir la tête de l’eau !"

C’est pour ces raisons que les équipes de Bobbies sont ravis d’utiliser Spendesk depuis 2016. Cet outil leur permet de vraiment identifier l’acheteur, et d’éviter les aller-retours incessants dans les différents services pour récupérer les justificatifs.

Spendesk permet aux collaborateurs d’être autonomes dans la gestion de leurs dépenses

Aujourd’hui chez Bobbies, il y a une vingtaine de cartes physiques Spendesk. Chaque responsable d’équipe et responsable de boutique en possède une pour ses déplacements et dépenses opérationnelles. Typiquement, les services communication, style, retail, ou créa qui font des opérations en boutique ou des shootings photos ont tous une carte.

L’idée était de décentraliser l’accès à la carte bancaire de l’entreprise en équipant les employés de cartes nominatives qu'il est possible d'administrer à travers la plateforme. Désormais, chacun est autonome pour ses dépenses opérationnelles et de l'équipe de Guillaume peut suivre le tout sereinement.

En boutique, les achats tournent autour de la décoration des boutiques, des fournitures d’entretiens, ou encore des petits besoins de cordonnerie pour réparer les chaussures. Cela évite de faire des sorties de caisse. Désormais Guillaume contrôle les dépenses et sait si la transaction est pour telle boutique, telle cordonnerie, tel produit ménager.

Cette visibilité et traçabilité sur les dépenses est clé pour leur gestion financière.

Le rapprochement bancaire n'a jamais été aussi rapide

Lorsque le responsable financier compare à avant, Spendesk permet de gagner un nombre d’heures considérable. Avant, il manquait énormément de justificatifs. Il y a vraiment eu un déclic.

"Là où nous avions une 50aine de dépenses sans justificatifs sur 5 mois, aujourd’hui nous sommes à jour sur toutes les dépenses de l’entreprise. "

Pour Guillaume, la clé de la réussite c’est de coupler une solution comme Spendesk avec une communication ferme de nos attentes en interne, notamment vis à vis des justificatifs à fournir. Les employés ont été très vite responsabilisés dans la gestion de leurs dépenses. Rien de plus simple que de prendre en photo son reçu avec l’application mobile de Spendesk.

Anthony, qui assiste Guillaume sur la comptabilité, passait 1 à 2 jours par mois pour faire le rapprochement bancaire. Aujourd’hui, l'affaire est réglée en maximum deux heures.

C’est une vraie plus value pour l'équipe car ils ont maintenant plus de temps à accorder aux choses qui compte vraiment, par exemple Anthony débute sur la fiscalité, notamment sur la déclaration de TVA mensuelle, la CA3.