Pourquoi nous donnons une carte Spendesk à tous nos employés

Début 2016, l’aventure Spendesk commence et nous avons alors une seule idée en tête : rendre la gestion des dépenses d’entreprise plus simple.

Aujourd’hui, nous aidons des milliers d’entreprise à travers l’Europe à mieux gérer leurs dépenses opérationnelles. En utilisant notre solution, nos clients ont désormais plus de temps à allouer à des tâches plus importantes que la chasse aux reçus et autres missions chronophages connues de toute équipe financière.

Mais comment pouvons nous convaincre des clients de nous faire confiance, si nous ne sommes pas, nous même, nos premiers clients ? C’est à nous de montrer l’exemple, de montrer que notre produit est une véritable révolution pour l’ensemble des employés de l’entreprise.

Dans ce sens, chaque nouveau Spendesker (surnom de nos employés) reçoit dans son kit de bienvenue une carte et un compte Spendesk. Dès le début, il est ainsi capable d’effectuer en toute autonomie les dépenses nécessaires au succès de ses missions. C’est pour nous un message fort de confiance, que nous accompagnons tout de même d’une politique de dépenses, connue de tous les Spendeskers.

Et comme toutes nos cartes sont reliées à notre compte Spendesk, l’équipe administrative et financière profite d’une visibilité en temps réel de qui dépense quoi, et pour quoi.

Je suis profondément convaincu que notre outil est un indispensable pour toutes les entreprises. Voilà pourquoi d'après moi.

Il faut se donner les moyens de réussir

La croissance d’une entreprise ne vient pas par magie. Pour espérer augmenter l’activité de l’entreprise, il va falloir, à une moment ou à un autre, injecter de l’argent.

Ainsi, pour mener à bien leurs missions, les employés doivent avoir accès aux bonnes ressources. Qu’ils soient dans l’équipe commerciale, marketing, support, finance ou encore RH, il faut dépenser pour espérer atteindre ses objectifs. Le marketeux à besoin de tel ou tel logiciel, le commercial à besoin de se déplacer chez les prospects, etc.

D’après nous, avant même de penser contrôle, les entreprises devraient s’assurer que chacun a les moyens d’atteindre ses objectifs, et ainsi accompagner la croissance globale de l'entreprise. Une valeur est donc importante ici : la confiance !

Faites confiance à vos collaborateurs. Laissez-les prendre les décisions qui leurs semblent nécessaires pour la croissance de l’entreprise. Vous verrez rapidement une évolution conséquente (et positive) de votre activité et chiffre d’affaire.

De plus, lorsqu’ils sentent que l’entreprise leur fait confiance, les employés sont plus enclins à prendre de meilleures décisions (financières dans ce cas ), dans l’intérêt de l’entreprise.

Nous le savons, cela n’est pas dans les habitudes des entreprise et peut-être cela vous semble impossible à mettre en place au sein de votre entreprise. Mais je suis convaincu qu’il n’est pas trop tard pour faire évoluer les mentalités.

Une bonne gestion des dépenses d’entreprise réside dans un équilibre

Faire confiance à ses employés, d’accord. Mais d'un autre côté, toute entreprise un minimum responsable ne peut pas tout simplement ouvrir ses coffres sans limite. Il faut trouver le juste milieu entre excès de confiance et excès de contrôle, pour espérer trouver la meilleure gestion des dépenses opérationnelles.

Les dirigeant(e)s d’entreprise doivent faire confiance à leurs employés concernant la gestion de leurs dépenses professionnelles. Mais les employés doivent comprendre qu’ils ne peuvent pas user et abuser des fonds de l’entreprise. Il faut trouver le juste équilibre et surtout bien communiquer.

Cela va passer par la création de processus et règles pour encadrer la gestion des dépenses. Cet encadrement va permettre aux employés d’identifier très facilement les limites liées à leurs achats.

Par exemple, vous pouvez créer une politique de déplacement qui aidera vos équipes à identifier :

• La réglementation autour des billets de train ou d’avion.

• Le tarif maximal accepté pour des frais de transport (taxi, VTC, bus, etc.)

• Le prix maximum d’une nuit d’hôtel (évolue en fonction de la ville).

• Le montant autorisé pour les repas (souvent différent le midi et le soir).

Ainsi informés, vos employés seront en mesure de prendre les meilleures décisions pour le compte de l’entreprise. Il n’y a plus besoin de micro-manager chaque dépense !

Voilà pour ce qui est du préambule. En pratique, je vais vous présenter comment nous gérons les dépenses opérationnelles chez Spendesk.

Nous avons une culture d’entreprise et des valeurs fortes

La première étape pour nous a été de créer une politique de dépenses, en adéquation avec nos valeurs. Elle y regroupent les grandes lignes directrices qui vont aider nos équipes à faire le bon choix. Cette politique repose sur 5 éléments directement en liens avec nos valeurs.

1. Nous sommes tous responsables

Spendesk n’appartient pas à une seule personne ou un petit groupe de personnes. Nous sommes toutes et tous, en quelques sortes, les co-fondateurs de notre entreprise. Les Spendeskers sont donc tous responsables de la croissance et du succès de l’entreprise.

Dans ce sens, et ce depuis le début de l’aventure, nous allouons un compte et une carte Spendesk à toutes nos nouvelles recrues. Mais comme évidemment de grands pouvoir impliquent de grandes responsabilités, chacun est formé à l’importance de faire des dépenses raisonnables et dans l’intérêt de notre entreprise.

2. Nous dépensons dans l’intérêt de l’entreprise

Chez Spendesk c’est très simple. Lorsqu’il y a une dépense à faire, nos employés ont pour habitude de toujours se demander si cet achat a bien un intérêt pour l’entreprise. C’est finalement très logique : nous leurs faisons confiance, ils prennent donc de meilleurs décisions pour le succès de l’entreprise.

Nous sommes convaincu que bien plus d’entreprises devraient faire ainsi confiance à leurs équipes. En plus d’être un message positif, et potentiellement agir sur la marque employeur, il s’agit également d’un très bon moteur de la croissance.

3. Nous gardons notre âme d’entrepreneur

En tant que startup, nous avons toujours cet esprit entrepreneurial dans notre ADN. Et c’est pareil pour tout ce qui touche aux dépenses. On garde à l’esprit que notre aventure pourrait s’arrêter demain et que nous devons être certain que nous injectons de l’argent là où c’est vraiment nécessaire. Nous comptons donc sur les Spendeskers pour s’assurer que chaque euro est justement dépensé.

Pour autant, on ne lésine pas sur les dépenses importantes. Par exemple, nous n’allons pas demander à un employé de prendre un bus pendant 3h au lieu d’un taxi, juste pour économiser 50€. Mais à proposition équivalente, nous encourageons nos employés à envisager l’option la plus économique.

A chacun de juger ensuite ce qui est raisonnable. Nous pouvons les conseillers, mais nous n’allons pas prendre la décision à leur place.

4. Nous avons entièrement confiance

En tant qu'entreprise, nous faisons confiance à nos employés et leur permettons de prendre des initiatives concernant leurs dépenses opérationnelles.

Nous leurs faisons confiance, mais il est important pour eux d’être à la hauteur de cette confiance. Heureusement, comme c'est ce que nous attendons depuis le début, nous ne rencontrons pas particulièrement de problèmes.

Cependant, malgré cette confiance, nous avons besoin de pouvoir suivre les différentes dépenses effectuées. Et c’est là que notre outil est très bon !

En corrélation avec notre valeur de transparence, tout un chacun peut suivre les différentes dépenses des équipes. En effet, l’ensemble des achats sont visibles en temps réel sur la plateforme. Nos employés peuvent donc tous voir comment sont dépensés les fonds de l’entreprise et peuvent venir nous poser des questions s’ils le souhaitent.

5. Nous sommes des experts de la gestion des dépenses

Notre mission est d'aider les entreprises à mieux dépenser. Nous en avons parlé précédemment, mais cela signifie que nous ne pouvons pas seulement fournir un (super) outil et de précieux conseils à nos clients. Nous devons montrer l’exemple, être de véritables ambassadeurs de Spendesk.

C’est pour cette raison que nos employés savent parfaitement utiliser notre plateforme. Ils connaissent :

• L’importance de télécharger chaque reçu pour chaque paiement.

• L’importance de remplir les informations liées au paiement.

• L’utilisation de toutes nos différentes fonctionnalités.

Après tout, notre produit n’aurait aucune valeur si nous ne connaissions pas parfaitement les différents challenges de la gestion de dépenses d’entreprise. Et grâce à nos Spendeskers nous apprenons aussi beaucoup sur le comportement des utilisateurs.

Chaque entreprise est différente

Certes, toutes les entreprises ont certains principes immuables (responsabilité, contrôle, visibilité, etc). Mais évidemment en fonction de son secteur d’activité, de sa taille et de ses valeurs, chaque entreprise va être différente. Il n’y a donc pas une formule magique qui pourrait s’adapter à toutes les entreprises du monde.

Par exemple, pour les entreprises qui n’ont pas la même structure que nous, avoir autant confiance envers les employés pourrait ne pas fonctionner. Certaines entreprises ont particulièrement besoin de contrôle. Et leur objectif est surtout de centraliser les dépenses opérationnelles.

Chez Spendesk, nous pouvons donner de l'autonomie aux employés car chaque paiement est suivi et nous pouvons décider de fixer des limites à tout moment. Si nous n'avions pas cette possibilité, nous ne pourrions pas diriger l'entreprise comme nous le souhaiterions.

Décider de faire confiance à ses employés peut être une question bien plus difficile qu’il n’y paraît. Mais soyez rassuré(e), si vos salariés sont matures et dévoués à l’entreprise, alors vous pourrez mettre en place un système similaire au nôtre.

La gestion des dépenses professionnelles a bien besoin d'un coup de jeune

Nous avons créé Spendesk pour résoudre un vrai problème : la gestion des dépenses opérationnelles fait perdre un temps considérable. Temps qui pourrait être alloué à des tâches bien plus importantes.

Notre plateforme de gestion des dépenses d’entreprise est LA solution. Nous proposons un outil conçue à la fois pour les employés et la finance. Avec une visibilité sur tout le processus, l'équipe finance peut décentraliser la gestion des dépenses opérationnelles à travers toute l'entreprise, sans pour autant perdre le contrôle et la traçabilité.

Spendesk offre :

• Des moyens de paiements flexibles.

• Un processus de validation des dépenses.

• Des notes de frais automatisées.

• Un traitement de factures optimisé.

Le tout pour la première fois, sur une seule et même plateforme !

Plus besoin de perdre du temps sur la réconciliation, le rapprochement bancaire ou autre tâches chronophages comme l’export comptable par exemple.

Et afin de répondre à un maximum de problématiques et d’accompagner le plus d’entreprises possible, notre produit est personnalisable. Il s’adapte aux politiques de dépenses, aux réglementations en vigueur et aux outils de chaque entreprise.

J’espère que cet article vous aura plu et que notre manière de gérer les dépenses chez Spendesk vous aura inspiré. Et si vous avez besoin d’aide pour commencer, vous pouvez jeter un coup d’oeil à cet article. Il présente les étapes clés pour établir une politique de dépenses adaptée.

Rejoignez notre équipe !

Nous avons à coeur de constituer une équipe et une culture dont nous sommes tous fiers. Apprenez-en davantage sur notre culture en lisant cet article sur notre processus d’onboarding. Et si après vous voulez rejoindre les Spendeskers : toutes nos offres d'emplois.