La formule secrète de Spendesk pour maîtriser l’art délicat de l’onboarding

Chez Spendesk, notre objectif est d'aider les entreprises à mieux maîtriser leurs dépenses opérationnelles. Et nous nous donnons corps et âmes pour le succès de cette mission. Pour y arriver, nous avons besoin de la meilleure équipe possible : un mix de personnes talentueuses, compétentes et audacieuses. Bref, la crème de la crème !

Pour attirer ce type de profils, nous avons besoin d’un processus d’intégration solide. Un processus qui permette à nos nouvelles recrues de se sentir comme des poissons dans l’eau, de connaître le b.a.-ba de leur quotidien chez Spendesk et qui leur donne envie de s’investir à nos côtés dès le début.

C’est pourquoi nous avons conçu une mécanique d’onboarding bien huilée. Elle nous permet de véhiculer, transmettre et partager à chaque étape une culture d’entreprise singulière qu’est la nôtre.

Dans cet article, je vais vous expliquer pourquoi nous sommes si méticuleux avec notre processus d’intégration et comment nous sommes parvenus à trouver la formule qui nous convient le mieux.

Tout a commencé il y a 3 ans…

Nous avons rapidement pris conscience que l’onboarding des nouveaux collaborateurs avait une dimension cruciale pour nous. À l’époque nous étions une équipe de 15 personnes, hébergée par le studio eFounders à Paris.

C’est vraiment lorsque nous avons décidé de quitter le studio pour nous installer dans nos propres locaux que les choses sérieuses ont commencé. Spendesk bénéficiait d’une bonne traction et il était évident que nous allions bientôt connaître une croissance rapide.

Jusqu’à ce déménagement, tout était fait à notre place. Résultat, nous avions le sentiment que c’était eFounders qui onboardait notre équipe et non Spendesk. Il était temps pour nous de nous émanciper !

J’ai donc pris trois heures pour concrétiser sur un tableau blanc ce que j’estimais être la base de l’intégration chez Spendesk. Notamment ce qu’on devrait ressentir en rejoignant cette entreprise qu’on aimait tant, et comment faire en sorte que cela se fasse tout en douceur.

Depuis que je me suis prêté à cet exercice et jusqu’à aujourd’hui, il y a très clairement des éléments immuables qui régissent notre processus d’intégration.

1. Tout est une question de timing

Pour beaucoup d’entreprises, la première question est : “Quand pouvez-vous commencer ?”.

Évidemment, nous aussi nous voulons que les gens nous rejoignent le plus vite possible. Mais ce qu’on veut surtout c’est qu’ils arrivent dans un environnement de travail et dans une équipe qui soient prêts à les accueillir.

C’est pourquoi nous n’accueillons nos nouvelles recrues qu’une fois toutes les deux semaines, le lundi, pour qu’elles commencent toutes en même temps. L’objectif étant que les nouveaux Spendeskers puissent vivre ensemble cet onboarding, en petit comité, et que personne ne se sente perdu.

En puis, nous n’avons pas le temps d’animer les ateliers d’intégration tous les jours. Une fois toutes les deux semaines, c'est le bon rythme pour nous. Si c’était plus fréquent, ça perdrait de son charme.

2. La technique 70 - 20 - 10

Quand nous avons conçu notre processus d’intégration, nous devions absolument faire en sorte qu’il fonctionne parfaitement pour tout le monde. Peu importe les compétences ou la langue maternelle de chacun, nous voulions faire en sorte que chacun puisse partir du bon pied.

C’est pour ça que la première semaine de nos nouvelles recrues est rythmée par des ateliers pratiques :

• Dès le premier jour (et pour bien commencer), notre CEO, Rodolphe, présente la vision de l'entreprise. Avant, il s'agissait vraiment du premier atelier le lundi matin. Désormais nous l'avons déplacé à l'après-midi. Cela permet de laisser aux nouveaux Spendeskers le temps de s'installer et s'acclimater à leur nouvel environnement.

• Ensuite, nous leur présentons notre produit. Donc les principales fonctionnalités, mais aussi toute la technologie qu’il y a derrière. C’est à ce moment-là que nos nouvelles recrues rencontrent les co-fondateurs et les responsables produit.

• Nous présentons ensuite le type d’entreprises avec lesquelles nous travaillons. Notamment les personnes à qui nous venons en aide et comment nous espérons pouvoir changer leur quotidien.

• Enfin, nous terminons avec une présentation de nos stratégies commerciale et marketing. C’est là que nous dévoilons notre plan d’action pour partir à la conquête du monde.

Nous sommes persuadés que les meilleurs onboarding sont constitués à 70% d’action, 20% de discussions et maximum 10% à lire de la documentation.

Nous sommes une équipe culturellement orientée sur l’action et la prise d’initiative, et nous voulons que notre onboarding le reflète !

Pour soutenir cette démarche, nous avons également constitué une base de connaissances interne. Tout ce qu’un Spendesker (nouveau ou ancien) a besoin de savoir à propos de son travail, de l’entreprise ou de la vie chez Spendesk, s'y trouve et doit être facile à trouver.

Évidemment, les Spendeskers savent qu’ils peuvent poser des questions s’ils en ont. Mais nous voulons aussi encourager nos employés à trouver la réponse par eux-mêmes.

Sweats à capuche, parrains et notes de bienvenue : En quoi notre onboarding est unique ?

Chaque entreprise aborde le parcours d’intégration à sa façon. Chez Spendesk, c’est avant tout une question de flexibilité et de simplicité, sans oublier l’ajout d’une petite attention personnelle.

Un système de parrainage sur mesure

Alors oui, le système de parrainage est une démarche assez classique dans les processus d’onboarding. Mais chez nous, chaque duo décide du format qui lui convient le mieux.

Certains sont “comme cul et chemise” pendant plusieurs semaines voire plusieurs mois. D’autres vont simplement prendre un café à l’occasion et intégrer progressivement leur équipe. Certains sont même devenus colocataires !

Dans tous les cas, les nouveaux venus savent qu’ils ont quelqu’un sur qui compter en cas de besoin.

Informel comme mot d’ordre

Notre onboarding repose aussi beaucoup sur les échanges informels entre collaborateurs, et la création de liens forts au sein de l'entreprise.

L’idée n’est pas uniquement d'aimer son travail, mais aussi de créer des relations saines, décontractées et fonctionnelles entre les différentes équipes. Pour nous, c’est la clé du bon fonctionnement de notre équipe.

Et évidemment, nous avons aussi les classiques et indémodables verres du jeudi soir et deux séminaires par an. L’idée est de s’assurer que tout le monde puisse apprendre à se connaître.

Un accueil personnalisé de notre CEO

Dans beaucoup d’entreprises, les petits nouveaux trouvent souvent leur bureau couvert de goodies en tous genres.

Chez Spendesk, nous ne sommes pas vraiment du genre à offrir tout un tas de trucs aux nouveaux arrivants. Mis à part les basiques (comme un ordinateur par exemple), les nouveaux membres de l’équipe reçoivent un super sweat à capuche Spendesk et, surtout, un mot de bienvenue manuscrit de Rodolphe, notre CEO.

Ces notes sont personnalisées pour chaque nouvelle recrue - croyez-moi, je les lis quasiment toutes. Elles sont toujours en lien avec les enjeux et défis spécifiques auxquels le nouveau Spendesker sera confronté. C’est le genre d’attention qui permet de se sentir accueilli et important dès le premier jour. C’est aussi une manière pour nous de prouver à quel point nous tenons à nos nouveaux venus.

Des retours d'expérience partagés avec toute l’équipe

Après son premier mois passé chez Spendesk, chaque nouveau Spendesker rédige un rapport d’étonnement sur son parcours d’intégration. Il y indique ce qu’il a appris, aimé et les améliorations possibles. Jusqu’ici, rien de bien novateur.

À ceci près que cette note ne reste pas uniquement dans les mains de nos managers et de notre CEO. Toute l’entreprise y a accès !

Nous pensons qu’une intégration réussie des nouveaux arrivants tiens de la responsabilité collective, et nous voulons que tout le monde sache comment s’améliorer individuellement et collectivement.

Startups en pleine croissance : travaillez vite sur votre processus d'onboarding

Pour les startups en pleine croissance, chaque jour est un nouveau défi. Quand vous levez des fonds et développez votre entreprise, les questions liées à l’onboarding peuvent rapidement passer à la trappe.

Mais croyez-nous : plus vous allez structurer rapidement un parcours d’intégration qui vous ressemble et qui vous convient, plus ce sera simple d’accueillir de nouvelles personnes. Au contraire, plus vous attendez, plus ce sera difficile de le conceptualiser et le mettre en place correctement, surtout si vous avez déjà dépassé les 50 employés.

C’est parce que nous avons pensé à notre onboarding dès le début de l'aventure, que chacun propose des ateliers et accompagne notre système de parrainage. Tout le monde sait rapidement comment accueillir et mettre à l’aise les gens.

Non seulement cela permet à toutes nos nouvelles recrues d’avoir une vision claire de l’entreprise, mais aussi de faire comprendre à l’ensemble des Spendeskers l’importance d’un bon onboarding.

Est-ce qu’on a encore du pain sur la planche ?

Oui.

Nous sommes convaincus que notre onboarding est particulièrement bon, pour autant, nous continuons à le peaufiner régulièrement.

L’année prochaine, nous avons pour objectif de recruter beaucoup (beaucoup) de nouvelles recrues. Suite à notre récente levée de fonds en Série B, nous aurons aussi de plus en plus de Spendeskers basés en dehors de Paris. Pour autant, nous voulons que chacun commence son aventure chez Spendesk en passant du temps avec le reste de l’équipe, au siège.

Aujourd’hui, tous les nouveaux employés qui ne sont pas basés à Paris passent tout de même leurs premières semaines au siège. Et si l’onboarding n’est pas tout à fait terminé quand il est temps pour eux de retourner dans leurs bureaux, nous y envoyons certains membre de l’équipe. Ainsi nous nous assurons qu’ils terminent leur apprentissage dans les meilleures conditions.

Étant donné que nous travaillons maintenant dans différents bureaux, cela nous paraissait logique que les Spendeskers au siège fassent aussi l’effort du déplacement !

Conclusion : un onboarding réussi, c’est une responsabilité collective

En tant que Spendeskers, nous sommes tous dévoués pour proposer la meilleure expérience possible à nos clients et redéfinir les standards des dépenses d'entreprises. Mais pour y arriver, nous devons avoir à nos côtés les meilleurs talents, et nous devons leur montrer ce qu’est la vie chez Spendesk au travers du meilleur onboarding possible.

Nous avons la conviction qu’un onboarding digne de ce nom est un effort collectif, et pas simplement celui des RH ou du CEO. Nous sommes tous responsables de l’avenir de Spendesk, et nous devons tous participer à l’accompagnement et l’épanouissement des nouvelles recrues.

Ce n’est pas aux nouveaux venus de se mettre à la page et de s’intégrer par eux-mêmes. C’est bien toute l’équipe qui doit s’assurer de créer du lien avec eux et de leurs apporter tout ce dont ils ont besoin.

De tous les sujets sur lesquels il m’a été donné de travailler depuis que je suis chez Spendesk, notre processus d’onboarding est celui dont je suis le plus fier. J’ai eu tout le loisir de le développer et de le peaufiner ces trois dernières années et je pense qu’ils fonctionne vraiment bien.

Si vous faites partie d’une startup qui cherche à mettre en place un processus d’onbarding des nouveaux collaborateurs, n’hésitez pas à vous inspirer de ce que nous avons mis en place.

Et si voulez vivre par vous-même cette expérience, nous avons sûrement un poste pour vous.