Remboursement des frais de déplacement : comment ça marche ?

Les salariés sont régulièrement amenés à engager des frais dans le cadre de leurs missions sur le terrain. Ces frais de déplacements font obligatoirement l'objet d'un remboursement de la part de l'employeur : transport, utilisation du véhicule personnel, hébergement, restaurant, etc.

Plusieurs politiques d'indemnisation peuvent être mises en place et des bonnes pratiques permettent d'optimiser le coût de ces frais. Car d'après le baromètre Carlson Wagonlit, le montant moyen d'un voyage d'affaires est d'environ 280€ par collaborateur.

Quelle indemnisation des frais de déplacements ?

Les frais de déplacements peuvent être de différentes natures. On considère comme frais de déplacement l'achat d'un billet de train ou d'avion, la location d'une voiture, les frais de carburant, les réservations de nuits d'hôtel et même l'utilisation du véhicule personnel du salarié.

Pour les rembourser, les entreprises s'appuient sur deux principales politiques d'indemnisation :

• Remboursement au frais réel.

• Remboursement au forfait.

NB: Une autre solution existe, avez-vous pensez aux cartes de paiement virtuelles.

L'indemnisation aux frais réels repose sur l'utilisation de notes de frais. Les salariés compilent les justificatifs liés à leurs dépenses et créent des notes de frais. Suite à quoi leur employeur les rembourse, généralement, en fin de mois. Un système qui engendre des lenteurs dans le processus comptable, qui coûte cher à l'entreprise et qui peut même inciter à la fraude.

D'un autre côté il y a l'indemnisation au forfait. Dans ce cas là, une enveloppe budgétaire est négociée entre l'employeur et le salarié. Ce budget doit couvrir l'intégralité des sommes engagées lors de déplacements. Si cette approche permet de maîtriser les coûts pour l'employeur, elle peut en revanche être restrictive pour le salarié. Il peut en effet dans certaines situations se retrouver bloqué par le manque de ressources pour assumer les frais. Dans une telle situation le collaborateur devra tout de même avancer des frais et se faire rembourser via des notes de frais.

C'est dans ce contexte que les cartes prépayées apportent une vraie alternative efficace. Créditée d'un montant défini à l'avance par le DAF et/ou l'employeur, la carte remise à l'employé lui permet de payer en toute simplicité en ligne ou sur le terrain.

Dans tous les cas de figure, elles sont sécurisées, à usage unique et leur interface web couplée à une application simplifient leur utilisation :

• Aperçu des dépenses en temps réel

• Levée ou abaissement des plafonds

• Transmission des justificatifs en direct

• Export des données vers le logiciel comptable

C'est une solution qui apporte énormément d'agilité à l'entreprise dans sa gestion financière.

Quelles sont les bonnes pratiques ?

Quelque soit la méthode de remboursement des frais de déplacement, le DAF et l'employeur ont tout à gagner à impulser des bonnes pratiques au sein de l'entreprise.

La première est bien évidemment de définir une politique de dépenses claire :

• Qui peut engager des frais ?

• Pour quels types de frais en particulier ?

• Dans le cadre de quelles missions ?

• Et pour quels montants maximum ?

Evidemment, une bonne communication interne va de pair, des réunions sont souvent nécessaires.

La transparence doit aussi être de rigueur. Si salariés comme dirigeants ont connaissance du coût réel engagé par chacun lors de leurs déplacements, un phénomène d'auto-contrôle et d’auto-discipline se met alors en place. Chacun se sent impliqué et responsabilisé !

Mais comme la confiance n'exclut pas le contrôle, se doter des bons outils pour récupérer, vérifier et traiter les justificatifs est une nécessité. Les acteurs de la fintech proposent à ce titre des services à la fois novateurs et performants. Des solutions qui donnent la possibilité au DAF d'optimiser sa politique de remboursement des frais de déplacements et facilitent les paiements en ligne ou sur le terrain pour les salariés.

Définir une vraie politique de remboursement des frais déplacements s'impose afin d'éviter les mauvaises surprises, de maîtriser les coûts et de donner de l'agilité aux salariés.