Construire une planification budgétaire à toute épreuve

Comme nous avons pu le voir dans un article dédié aux Bear Markets, l’année 2023 promet d’être constellée de défis à relever pour les équipes financières. Pour le faire avec un peu plus de sérénité et faire perdurer son activité sur le long terme, nous vous proposons de nous pencher sur les vertus et les indispensables à considérer lors de l’étape de planification budgétaire.

Construire une planification budgétaire saine

Le plan stratégique à l’origine de toute gestion budgétaire

La stratégie de l’entreprise et son business plan sont les points de départ évidents avant tout effort de budgétisation. La réflexion stratégique constitue le préalable et les grandes lignes dont la planification budgétaire dépend. L’entreprise souhaite-t-elle prioriser la croissance sur la stabilité de ses investissements ? La stratégie prend-elle en compte les conditions changeantes du marché ? Faut-il s’attendre à une baisse de l’activité et donc modérer ses dépenses ?

Toutes ces questions stratégiques sont sujettes à affecter la manière dont le budget se confronte aux demandes des équipes et à l’état de l’organisation. 

L’élément clé : une fine connaissance des fonctions de l’organisation

Consulter les équipes et connaître les prix pratiqués pour certains biens et services permet de s’appuyer sur les savoir-faire de chacun et de convenir d’un budget juste pour chaque fonction.

Chaque directeur financier a pour charge de surveiller les dépenses des équipes. En cela, les dépenses de fonctionnement constituent le gros des demandes budgétaires. Combien coûtent les outils que les équipes utilisent ? Existe-t-il des options similaires à des prix plus bas ? Les tarifs pratiqués par les fournisseurs de services ont-ils pu être négociés ?

Les réponses à ces questions supposent de se concerter avec chaque équipe et de se familiariser avec leur activité pour établir un processus budgétaire commun. À cela s'ajoutent les projets d’investissement et d’embauche qui sont le plus souvent discutés à l’étape stratégique puis budgétaire. 

Ce dernier point peut faire l’objet d’un article à part entière, tenons-en cependant à quelques points factuels : 

• Tout investissement peut être sujet à dépassement, il convient donc de mettre de côté une marge de manœuvre opérationnelle. À l’inverse, une négociation auprès de fournisseurs peut aboutir à des dépenses plus modestes que prévu.

• Chaque fournisseur fait l’objet d’un suivi au sein des services financiers de l’organisation. Optimiser ses process de facturation fournisseur constitue donc un point clé pour améliorer la gestion de son budget. Le rendre plus transparent, plus prévisible et automatisé représente ainsi une belle opportunité de gain de temps (et d’argent).

À supposer que chaque manager soit responsabilisé quant à la gestion de son budget, toute remontée aux équipes financières de besoins d’investissement peut ainsi être approuvée plus rapidement. Le service financier n’est donc plus vu comme le gendarme de l’organisation, mais comme une fonction qui permet aux équipes d’augmenter leur impact et d’atteindre leurs objectifs. 

Sans surprise, l’utilisation d’outils comme Spendesk permet à la finance de se concentrer sur ses fonctions de soutien au reste de l’organisation, notamment par des moyens d’automatisation de la DAF.

Garder un œil sur le rétroviseur

Bien entendu, les performances de l’année écoulée permettent d’éclairer les budgets à prévoir à moyen et long terme. Il faut toutefois garder en tête le premier point : la stratégie de l’organisation change avec les contextes et les changements du marché, du secteur. Tous ces éléments ne tiennent pas seulement à un fichier Excel bien rangé. Il s’agit également d’avoir une réflexion stratégique.

Comme l’a expliqué une récente publication réalisée par Option Finance, le nouveau contexte économique, fait d’inflation, de croissance nationale atone (voire récessionniste) et de difficultés à lever des fonds, exige au contrôle de gestion de réévaluer leurs niveaux d’investissement. Cela va sans dire, le contexte a une influence directe sur le chiffre d’affaires, donc sur les budgets.

C’est notamment ce qu’expliquent 7 leaders financiers dans la revue spécialisée Option Finance (article en accès libre). La répercussion des coûts de l’inflation entre pour beaucoup dans la planification budgétaire et la nécessité d’une activité rentable.

Ainsi, on peut distinguer deux démarches complémentaires dans l’exercice de planification budgétaire : s’appuyer sur les données passées et prendre en compte les projets d’investissement et les externalités s’appliquant à l’année à venir.

Cet exercice de réflexion et de projection, accompagné de remontées du terrain, apporte à l’équipe dirigeante et financière la clarté requise pour mettre en œuvre les chantiers de l’année suivante.

L'exercice N-1 peut ainsi donner lieu à une rétrospective riche d’enseignements, pouvant par exemple mettre en contraste certains éléments clés pour mieux comprendre les ressorts et leviers du budget précédent :

• Le ROI des actions menées par les services en contact avec l’extérieur (sales, marketing, relations clients…) 

• L’évolution des dépenses de fonctionnement (coût du loyer, de l’énergie, du matériel…)

• La trajectoire des dépenses et l’ampleur des investissements comparés aux objectifs stratégiques et opérationnels convenus avant le début de l’exercice.

Avec cette vue d’ensemble, on peut ainsi établir un budget prévisionnel qui reflète l’évolution des entrées et sorties à N-1. Toutefois, il en reste que peu d’années présentent des caractéristiques conjoncturelles en tous points identiques. C’est là où intervient le propos qui suit.

Savoir se montrer flexible

Comme nous en parlions précédemment dans notre article sur le reforecasting, savoir faire preuve de flexibilité pour adapter son budget aux évolutions incertaines du marché présente une opportunité claire pour assurer la croissance durable d’une activité, et ce, même en période de turbulences.

Les outils permettant le reforecasting sont ceux qui peuvent offrir aux équipes comptables des données financières en temps réel. Ces derniers présentent donc un avantage certain. Les directions financières, la main sur le pouls de leur organisation, sont donc capables de prendre des décisions rapides, au plus proche de la réalité économique du terrain.

Bien évidemment, nous n’aborderions pas le sujet si la plateforme recommandée par cette publication n’était pas en mesure d’assurer le suivi des budgets et le reporting précis, en temps réel. Démonstration : 

La planification budgétaire en clé de voûte d’une compta de qualité

Planifier son travail, travailler son plan. Ce qui peut être appliqué à toute activité s’avère particulièrement vrai pour construire un budget. Il s’agit de l’étape où la direction financière passe de la stratégie à la tactique.

Comment faire en sorte d’impliquer et de responsabiliser ses équipes dans cette étape clé ? Comment penser différemment et renouveler ses méthodes face à des conditions macroéconomiques de plus en plus incertaines ? Quelques idées dans les paragraphes suivants : 

Partager la responsabilité des ressources de l’entreprise 

Apprendre et responsabiliser ses équipes doit faire partie intégrante de la mission de l’équipe financière. Faire prendre conscience aux chargés des postes de dépenses que le planning budgétaire a un impact concret et considérable sur leurs missions n’est pas nécessairement chose aisée. 

Toutefois, grâce à un planning rigoureux, la prise de décisions se trouve facilitée. Celle-ci est donc plus explicable.

Les équipes de Spendesk accompagnent ainsi les entreprises voulant rationaliser et renforcer le contrôle de leurs dépenses en vue d’affronter 2023 avec plus de visibilité et un cap clair pour leur santé financière.

Récolter les informations de dépenses et connaître les habitudes de dépenses des équipes est une chose. Accorder à la fois sa confiance et les moyens d’exercer un contrôle sur son budget aux managers permettent aux services financiers d’accéder à un niveau supérieur de la gestion de la dépense professionnelle. 

En donnant aux responsables des budgets les moyens de suivre simplement leurs dépenses, ces derniers peuvent ainsi appliquer leurs dépenses au cadre donné par le budget. Par exemple, la fonctionnalité de génération de cartes virtuelles offerte par Spendesk permet aux équipes financières de suivre avec un degré d’effort minimum la trajectoire budgétaire d’un service et d’approuver les dépenses ponctuelles à distance.

La planification budgétaire pour éviter les récifs en 2023

Avec une année qui s’annonce exigeante pour les équipes financières, se doter d’un plan budgétaire et d’outils clairs pour l’accompagner répond aux besoins de garder le contrôle sur les dépenses de l’entreprise. 

C’est d’ailleurs d’autant plus bénéfique que les principaux indicateurs macroéconomiques invitent à la prudence. Comme le prévoit l’OCDE dans ses dernières prévisions pour 2023, une multitude d’accrocs dans les chaînes d’approvisionnement et l’augmentation des coûts de l’énergie feront planer le risque d’une croissance faible (voire d’une récession) sur l’économie mondiale. Bien que les derniers signaux soient rassurants, il convient peut-être de faire une mise à jour des attentes de budget des ventes pour l’année en cours, la situation étant incertaine à court terme.

On peut donc en conclure qu’une gestion des dépenses raisonnée, instruite par un budget clair, flexible, adapté en fonction de l’évolution d’une conjoncture difficilement prévisible, fait office d’atout majeur pour les directions financières. 

La planification budgétaire, la stratégie générale de l’organisation et tous ses corollaires doivent donc faire l’objet d’une pédagogie explicite et impliquer tous les responsables des dépenses de la structure. En note de fin, on peut également rappeler qu’il n’est en aucun cas prohibé de boucler un exercice sans avoir dépensé tout son budget. Améliorer ses processus budgétaires, faire état d’une pensée à long terme, prévoir les crises comme les reprises : toutes ces missions peuvent être à la charge du directeur financier. Toutefois, la planification stratégique et les plans opérationnels ont pour vocation de complémenter la planification budgétaire.

En cela, les tableaux de bord, permettant notamment un contrôle budgétaire en temps réel, peuvent constituer un atout de choix pour suivre le cycle budgétaire et apporter des actions correctives si nécessaire. Le budget de

Construire rapidement un plan d’action

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