Rapprochement du fond de caisse : comment gérer le petty cash de l'entreprise

Comme beaucoup de processus financiers d'entreprise, le fond de caisse, aussi appelé petty cash en langue de Shakespeare, semble être une bonne idée au départ. C'est un moyen relativement simple et efficace d'effectuer de petits paiements au bureau.

Le mot "relativement" implique ici une charge de travail considérable pour les équipes financières.

En effet, à l'instar de la plupart des processus financiers, les équipes se retrouvent tôt ou tard en situation de dette administrative.

Le simple fait de réconcilier les paiements peut transformer les équipes financières en détectives et leur faire perdre trop de temps par rapport à leur "vrai" travail.

Dans cet article, nous examinerons donc les éléments essentiels d'une bonne gestion et d'un bon rapprochement du fond de caisse.

Nous proposerons ensuite une amélioration claire de ce système démodé, pour les entreprises qui souhaitent disposer des meilleurs processus internes.

En savoir plus sur les cartes de débit pour les employés.

Rapprochement du fond de caisse

Le rapprochement des paiements est une pratique comptable qui consiste à examiner toutes les transactions et tous les enregistrements de paiements. Les entreprises doivent rapprocher tous les paiements pour s'assurer que les paiements enregistrés ont bien eu lieu et que les enregistrements sont exacts et complets.

Ainsi, le rapprochement de la petite caisse est le processus qui consiste à évaluer les paiements de la petite caisse et à s'assurer que les registres de l'entreprise sont à jour.

Le rapprochement de la petite caisse peut s'avérer particulièrement difficile, compte tenu de la nature modeste et irrégulière de ces paiements. De nombreux employés pensent que la petite caisse n'a pas besoin d'être suivie de près - qu'il s'agit simplement d'un fonds jetable.

Bien entendu, les comptables ne voient pas les choses de la même manière. Ils ont besoin d'une vision claire de chaque transaction, quelle que soit la raison de la dépense ou la méthode de paiement utilisée.

Qu'il s'agisse d'une carte de crédit ou une carte de débit, d'argent liquide ou d'une note de frais, il s'agit toujours de l'argent de l'entreprise, qui doit être traité avec soin.

Termes importants à connaître

Nous utiliserons quelques termes et expressions dans cet article, il est donc utile de les clarifier au préalable.

Fonds de roulement : Les caisses de petite caisse contiennent généralement un solde de départ afin que les équipes aient de l'argent à dépenser. Ce solde est généralement reconstitué tous les mois ou tous les trimestres, dans ce que l'on appelle un système d'avances.

Décaissements : Terme légèrement technique désignant les paiements effectués à l'aide du fond de caisse. L'argent est "déboursé" à différentes personnes qui le dépensent et, espérons-le, enregistré en cours de route.

Journal : Le journal de la petite caisse doit indiquer tous les paiements effectués à l'aide du fond de caisse.

Pièces justificatives : Faisant partie du système de registre, ils indiquent chaque paiement individuel. Ils sont généralement remplis par les employés comme une sorte de bon de commande. Un bon = une transaction.

Détenteur des clés/dépositaire : En général, une seule personne possède les clés de la petite caisse. Cette personne est chargée de distribuer l'argent de manière appropriée et d'éviter les abus.

Comment réconcilier la petite caisse

Le processus de rapprochement de la petite caisse est théoriquement très simple. Nous aborderons les difficultés potentielles dans un instant, mais voici en quelques mots ce qu'il faut faire :

1. Déterminer le fonds de caisse. Quel est le montant de départ ?

2. Compter l'argent liquide. À la fin d'une période donnée, ce montant doit être inférieur au montant du fonds de roulement.

3. Additionnez les transactions enregistrées (via les pièces justificatives et le journal). Elles doivent être égales à la différence entre le montant du fonds de caisse et l'encaisse restante.

4. Classez les décaissements par catégorie. Ils seront ensuite affectés aux comptes de dépenses correspondants.

5. Identifiez et examinez les différences entre les pièces justificatives et le solde prévu. Comme nous le verrons, il s'agit là du principal point d'achoppement pour les équipes financières et de la principale cause de maux de tête liés à la petite caisse.

6. Enregistrer les transactions dans le grand livre. Cela fait partie du processus typique de clôture financière.

7. Réapprovisionner le fond de caisse pour le mois prochain.

En théorie, c'est tout ce qu'il y a à faire. Mais comme pour la plupart des processus financiers des entreprises, la théorie ne correspond pas toujours à la réalité.

Problèmes liés à la réconciliation de la petite caisse

Le rapprochement de n'importe quel type de paiement de l'entreprise peut prendre plus de temps que prévu. L'idée est simple : il s'agit de vérifier les données internes relatives aux dépenses par rapport à d'autres sources, généralement les relevés de cartes de crédit ou les relevés bancaires.

Mais lorsque les deux ne concordent pas, les comptables doivent trouver des réponses. Et cela peut prendre un temps précieux.

Les principaux problèmes se posent aux étapes 4 et 5.

Tout d'abord, la raison pour laquelle un décaissement a été effectué n'est pas toujours claire. Les pièces justificatives peuvent être incomplètes ou vagues, et les membres de l'équipe peuvent ne pas comprendre les raisons pour lesquelles les comptes de dépenses doivent être précis.

Les problèmes les plus importants concernent les espèces manquantes ou les documents manquants. Par nature, l'argent liquide est plus difficile à suivre que les paiements par carte. La réussite d'un programme de petite caisse repose sur un dépositaire diligent et sur le respect des règles par le reste de l'équipe.

Dans le meilleur des cas, le risque d'erreur humaine est élevé. Dans le pire des cas, il existe un risque de vol et de fraude. Quoi qu'il en soit, les équipes financières ont tendance à passer un temps excessif à enquêter sur des problèmes liés à des paiements relativement modestes, au lieu d'apporter une valeur ajoutée à leur entreprise.

Surmonter ces problèmes

Tant que vous vous en tiendrez au fond de caisse physique - et aux paiements en espèces en général - vous rencontrerez toujours des problèmes. La gravité de ces problèmes ou leur caractère légèrement gênant dépend en fait de vos processus.

Il existe quelques mesures simples à prendre pour vous protéger du pire :

• Rapprochez régulièrement la petite caisse.Une fois par mois est probablement suffisant, mais attendre plus longtemps rend l'enquête plus difficile par la suite.

• Choisissez et formez judicieusement vos détenteurs de clés. Ces personnes peuvent même être des membres de l'équipe financière, ce qui crée un surcroît de travail mais garantit que les détenteurs de clés ont les meilleures motivations pour bien faire leur travail.

• Tenez un registre numérique et scannez les reçus. Cela représente peut-être une petite charge pour le dépositaire, mais réduit la probabilité que des reçus disparaissent ou que des montants soient erronés. Le processus de rapprochement est également beaucoup plus rapide, car les données ont déjà été saisies.

• Fixer un montant maximum de décaissement. Cela ne permet pas d'éviter les erreurs administratives ennuyeuses, mais cela permet au moins d'atténuer les dégâts.

La petite caisse, bien que courante, n'est en fait qu'une solution de rechange pour les employés qui n'ont pas accès aux fonds de l'entreprise. Plutôt que de poursuivre cette danse, nous vous proposons une autre option.

Cartes de débit pour les employés : la version supérieure du fond de caisse

Les employés ont besoin de dépenser de temps en temps pour donner le meilleur d'eux-mêmes. Quelques-uns ont la chance de recevoir une carte de crédit de l'entreprise, qui leur donne un accès direct à l'argent. Mais comme nous l'avons écrit, les cartes de crédit d'entreprise posent leurs propres problèmes.

De plus, vous ne pouvez pas remplacer la petite caisse par des cartes d'entreprise, pour la simple raison que tous les employés n'en possèdent pas. Pourquoi ? Parce qu'elles sont considérées comme risquées et qu'elles sont trop chères pour n'être utilisées qu'occasionnellement.

Mais les cartes de débit pour employés - comme celles que Spendesk propose - n'ont pas les mêmes inconvénients. Nous avons déjà écrit un article complet sur les différences entre ces cartes de dépenses prépayées et la carte d'entreprise classique. Voici un bref rappel.

Cartes d'entreprise traditionnelles

Quel que soit le fournisseur, ces cartes à l'ancienne ont toujours quelques points communs :

• Coûteuses à mettre en place (et donc peu évolutives)

• Difficile d'en assurer le suivi

• Les équipes financières attendent les relevés de compte pour rapprocher les paiements par carte de crédit.

• Pas de visibilité en temps réel sur les dépenses

• Pas de moyen facile de prévenir les abus, les mauvaises utilisations ou les fraudes.

Toutes les raisons pour lesquelles vous devriez être prudent avec votre propre carte de crédit à la maison s'appliquent également au bureau.

Cartes de débit

Les cartes de débit intelligentes permettent de résoudre facilement la plupart des problèmes mentionnés ci-dessus. Elles vous permettent de :

• Suivre chaque paiement effectué par chaque employé dans un tableau de bord central

• Fixer des limites personnalisées pour chaque équipe, titre de poste ou jusqu'à l'employé individuel.

• Payer en ligne avec des cartes virtuelles ou en magasin avec des cartes plastiques

• Voir ce qui a été dépensé en temps réel, et non pas à la fin du mois.

Le rapprochement est presque instantané. Le système vérifie les paiements et les reçus pour vous, de sorte que votre comptabilité reste à jour.

Il s'agit là d'un avantage clé puisque chaque employé peut avoir sa carte. Contrairement à une carte de crédit, il n'y a pas de risque de dépassement de budget. Les règles sont clairement établies et les membres de l'équipe n'ont pas le choix de les suivre.

Cela signifie que tout le monde peut accéder aux fonds en toute sécurité et qu'il n'est pas nécessaire d'avoir une petite caisse.

En savoir plus sur les cartes de débit pour employés de Spendesk.

Rendre sa gestion du fond de caisse plus intelligente

Nous espérons qu'après avoir lu cet article, quelques points apparaissent clairs :

• La petite caisse doit être surveillée de près et les paiements doivent être rapprochés fréquemment.

• Le rapprochement manuel ajoute du travail et des maux de tête aux équipes financières, en particulier lorsqu'il y a des erreurs.

Moins il y a de petite caisse, mieux c'est.

Des solutions intelligentes existent pour les entreprises prêtes à évoluer.

Vos prochaines étapes dépendront du temps et des efforts que vous perdez à réconcilier tous les paiements aujourd'hui. Si vous n'avez pas trop de dépenses, les cartes d'entreprise et une petite caisse sont probablement suffisantes.

Mais les dépenses sont généralement un élément essentiel de la croissance. Et plus vous dépensez, plus la charge administrative devient un problème.

Si vous commencez à ressentir cette charge aujourd'hui, il est temps d'envisager de meilleures options :