Control de gastos de obra: métodos y herramientas para empresas de construcción

El control de gastos de obra permite saber si cada proyecto se mantiene dentro del presupuesto mientras la obra sigue en marcha. En una empresa de construcción, las compras urgentes de material, las dietas del equipo, los desplazamientos y las facturas de proveedores pueden aparecer repartidos entre albaranes, mensajes, correos electrónicos y tiques en papel. Cuando la información llega tarde, la desviación ya puede haberse convertido en un problema de margen.

La solución consiste en combinar un método de seguimiento por obra con herramientas que permitan autorizar, registrar y revisar los gastos a medida que se producen. Así, el equipo de campo puede comprar lo que necesita sin perder agilidad y el equipo financiero mantiene visibilidad sobre el presupuesto.

Qué implica el control de gastos de obra y por qué se descontrola

El control de gastos de obra analiza el gasto proyecto a proyecto, no solo el balance global de la empresa. Mientras la contabilidad general responde a las obligaciones contables y fiscales de la sociedad, el control de costes en obra responde a una pregunta operativa: ¿esta obra sigue dentro de su presupuesto?

Para contestar esta pregunta, conviene distinguir tres variables:

• Coste previsto o presupuestado: el importe planificado para una obra o partida.

• Coste comprometido: el importe que ya se ha contratado o pedido, aunque todavía no se haya pagado o facturado.

• Coste real registrado: el gasto que ya se ha reconocido o incorporado al sistema de control de la empresa.

El presupuesto suele organizarse por partidas, siguiendo la estructura del presupuesto de cada proyecto. Puede incluir, entre otras, movimiento de tierras, estructura, albañilería, instalaciones y acabados. Cada partida tiene un importe asignado y un grado de avance diferente. Por eso, el control de costes en la construcción debe hacerse partida a partida, no únicamente a partir del coste total al cierre de la obra.

Los problemas aparecen cuando las compras se hacen de manera informal, las aprobaciones se dan verbalmente o por WhatsApp, las facturas de subcontratas llegan con retraso y el Excel se actualiza solo cuando alguien tiene tiempo. En ese escenario, el gasto existe desde el momento en que se adquiere el compromiso, pero no se refleja en la información disponible para el equipo financiero.

Métodos para controlar el presupuesto de cada obra en tiempo real

La herramienta ayuda, pero el método es el punto de partida. El primer paso consiste en presupuestar por partidas y establecer un umbral de alerta para cada una. Cuando una partida se acerca al límite definido, el equipo puede revisar el gasto y actuar antes de que la desviación sea difícil de corregir.

El seguimiento debe comparar de forma continua el coste previsto, el comprometido y el real registrado. Mirar únicamente lo pagado ofrece una imagen atrasada de la obra, porque los pagos y las facturas suelen producirse después de que se haya tomado la decisión de compra.

Por eso, el compromiso debe registrarse cuando se adquiere. Una orden de compra aceptada o un contrato de subcontrata ya afectan al presupuesto, aunque la factura llegue semanas más tarde. Incluir ese importe desde el principio permite conocer el margen proyectado con mayor precisión.

A partir de ahí, dos indicadores ayudan a detectar desviaciones:

• La comparación entre el presupuesto disponible, el coste comprometido y el coste real por partida.

• La relación entre el porcentaje de avance físico de la obra y el porcentaje de presupuesto consumido.

Si el gasto avanza más rápido que la ejecución, conviene revisar las causas. Puede ser necesario renegociar con un proveedor, ajustar el alcance de una partida o analizar los rendimientos y consumos previstos.

En el caso de las subcontratas, registrar el compromiso cuando se firma el contrato permite reflejar su impacto en el margen desde el principio. Después, las certificaciones y facturas pueden revisarse frente a los trabajos ejecutados y a las condiciones pactadas.

Cómo aprobar compras en obra sin frenar al equipo de campo

El equilibrio entre control y agilidad se consigue autorizando el gasto antes de que se realice, en lugar de revisarlo únicamente después. Para ello, es importante definir niveles de autorización por importe y por rol.

El encargado puede gestionar compras de menor importe dentro de unos límites definidos, mientras que el jefe de obra o el equipo financiero pueden encargarse de los pedidos de mayor cuantía y de las subcontratas. La distribución concreta dependerá del tamaño de la empresa, la estructura de cada proyecto y la política interna.

Este modelo permite que cada persona tome decisiones dentro de su ámbito sin convertir al departamento financiero en un punto de bloqueo. También deja claro quién debe aprobar cada tipo de gasto y en qué casos es necesario escalar una solicitud.

El control previo al gasto puede apoyarse en medios de pago con límites y reglas de uso. En lugar de depender exclusivamente de la caja chica o de reembolsos posteriores, la empresa puede utilizar tarjetas corporativas físicas y virtuales para determinados equipos, personas o usos. Estas tarjetas permiten establecer límites y aplicar restricciones conforme a la configuración de la cuenta.

Spendesk ofrece tarjetas corporativas físicas y virtuales, además de flujos de aprobación y visibilidad sobre las transacciones. Esto puede ayudar a que el equipo de campo realice compras dentro de las reglas definidas y a que el departamento financiero revise la información sin esperar al cierre de mes.

El resultado es un proceso más sencillo para ambas partes. El equipo de obra dispone de un medio de pago autorizado y el equipo financiero conserva el control sobre los límites, las aprobaciones y la información asociada al gasto.

La captura de recibos en campo y el fin del trabajo manual

El control no termina con el pago. Cada compra debe quedar respaldada por la documentación disponible y asociada a la obra y a la partida que corresponda, de acuerdo con los procedimientos internos de la empresa.

Capturar el tique o la factura desde el móvil en el momento del pago reduce el riesgo de pérdida y evita acumular documentos para procesarlos al final del mes. También facilita que la persona responsable añada la información necesaria mientras todavía recuerda para qué se hizo la compra.

Spendesk permite cargar facturas y justificantes desde la plataforma, y su herramienta OCR puede extraer información relevante de las facturas. Los datos deben revisarse y completarse cuando sea necesario, especialmente si la documentación contiene información incompleta o si la empresa utiliza campos específicos para identificar la obra o la partida. En función de la configuración, las políticas de gasto pueden exigir justificantes o aplicar reglas sobre determinadas transacciones. El sistema ayuda a aplicar el proceso definido, pero la revisión interna sigue siendo importante cuando existen discrepancias, documentación incompleta o requisitos específicos de la empresa.

Las dietas y los gastos de viaje del equipo de campo pueden seguir el mismo flujo. La manutención, los peajes, el aparcamiento o el combustible se registran desde el móvil y se organizan con la información necesaria para su posterior revisión. La política interna debe establecer qué gastos están permitidos, qué documentación se necesita y cómo deben imputarse a cada obra.

Herramientas y software de gestión de obras para el control de gastos

Una empresa constructora no necesita que una única herramienta cubra todos los procesos. Lo habitual es combinar varias capas:

1. El software de gestión de obras y proyectos o el ERP de construcción, que puede utilizarse para planificar el proyecto, gestionar mediciones, certificaciones y presupuestos.

2. La plataforma de gestión del gasto, orientada a las compras del día a día, las tarjetas, las aprobaciones, los pagos y la recopilación de justificantes.

3. Las hojas de cálculo, que pueden resultar útiles en proyectos pequeños, pero presentan limitaciones cuando varias obras y personas generan gastos al mismo tiempo.

El software de gestión de obras suele ser adecuado para planificar y valorar el proyecto. Sin embargo, no siempre está diseñado para que un encargado solicite una tarjeta, realice una compra desde el tajo o cargue un justificante desde el móvil. Ahí puede encajar una plataforma de gestión del gasto.

La clave está en que ambas capas puedan trabajar con una estructura de información coherente. Si la plataforma de gasto utiliza los mismos proyectos, partidas o centros de coste que el sistema financiero, se reducen las duplicidades y resulta más sencillo revisar cada compra antes de incorporarla al proceso contable.

Al elegir una solución, conviene valorar cuatro aspectos:

• La posibilidad de organizar los gastos por obra, partida o centro de coste.

• La configuración de aprobaciones según el importe, el rol y el tipo de gasto.

• La captura y revisión de recibos, facturas y otros justificantes desde el móvil o la plataforma.

• La conexión con el sistema contable de la empresa o la posibilidad de exportar la información en un formato compatible.

Spendesk cubre estos cuatro aspectos dentro de una misma plataforma: organiza el gasto por obra, partida o centro de coste, aplica las aprobaciones configuradas según importe y rol, centraliza tarjetas, facturas y justificantes capturados desde el móvil, y exporta la información a las herramientas contables con las que trabaje la empresa. Puede ayudar a preparar y organizar la información para su revisión, pero no sustituye las decisiones fiscales, contables o de control interno de la empresa.

Una combinación habitual puede ser mantener el ERP de obra para las mediciones, la planificación y las certificaciones, y utilizar una plataforma de gestión del gasto para las compras diarias, las aprobaciones, los pagos y los justificantes. De este modo, cada sistema cumple una función concreta y el equipo financiero obtiene una visión más completa del gasto de cada proyecto.

Puntos clave

• El control de gastos de obra debe seguir el coste previsto, comprometido y real por partida.

• Registrar los compromisos cuando se adquieren permite anticipar desviaciones antes de que lleguen las facturas.

• Definir aprobaciones por importe y rol ayuda a controlar el gasto sin frenar al equipo de campo.

• Capturar los justificantes desde el móvil facilita la trazabilidad y reduce el trabajo administrativo.

• Combinar un software de gestión de obras con una plataforma de gasto conectada al sistema financiero mejora la visibilidad por proyecto.

• Spendesk organiza el gasto por obra, partida o centro de coste y conecta tarjetas, aprobaciones y justificantes en un mismo flujo, para detectar desviaciones por partida mientras la obra sigue en marcha.

Descubre cómo controlar el gasto obra a obra

Una vez definido el método, el siguiente paso es digitalizar las compras, las aprobaciones y la recopilación de justificantes. Puedes establecer reglas por importe y rol, proporcionar medios de pago corporativos y organizar la información de cada proyecto desde una única plataforma.

Descubre cómo Spendesk controla el gasto de tu empresa.