Orden de compra: qué es tipos y ejemplos para tu empresa

Cuando una compra se tuerce, por ejemplo, una factura que nadie esperaba o un gasto que el equipo financiero descubre tarde, casi siempre falta lo mismo al principio: una Orden de Compra (OC). Es el documento con el que una empresa formaliza qué quiere comprar, a quién y en qué condiciones, antes de gastar, y aporta claridad a un proceso que, sin ella, puede volverse caótico.

Pero, al igual que ocurre con muchos procesos de gestión de gastos, una cosa es lo que se quiere hacer y otra muy distinta lo que se llega a hacer. En teoría, las órdenes de compra dan visibilidad a las transacciones comerciales; en la práctica, muchas veces se traducen en más papeleo, confusión y largos seguimientos por correo electrónico.

En esta guía verás qué es una orden de compra, qué tipos existen, cómo funciona su proceso paso a paso y cómo la automatización puede reducir esa carga administrativa.

En resumen

• Una orden de compra es un documento que emite el comprador para detallar qué bienes o servicios quiere adquirir de un proveedor y en qué condiciones.

• Cuando el proveedor acepta una orden de compra, esta puede formar parte del acuerdo entre las partes y resultar vinculante según su contenido y las circunstancias de la operación.

• Suelen distinguirse cuatro tipos principales de orden de compra: estándar, planificada, abierta y por contrato.

• El proceso estándar suele seguir ocho pasos, desde que se crea el pedido hasta que se archiva la factura y se contabiliza el pago.

• Digitalizar y centralizar las órdenes de compra puede reducir el papeleo y mejorar la visibilidad del gasto.

Qué es una orden de compra

Una Orden de Compra (OC) es un documento creado por un comprador que muestra lo que quiere adquirir de un proveedor. Es decir, es una lista de bienes o servicios que una empresa quiere adquirir. Normalmente incluye una descripción clara, la cantidad, el precio, las condiciones de pago y los detalles de entrega necesarios.

En muchos casos, cuando el proveedor acepta una orden de compra, esta puede integrarse en el acuerdo entre las partes y generar obligaciones vinculantes según lo pactado. La aceptación por sí sola no determina siempre el alcance jurídico de la operación: también deben tenerse en cuenta el contenido del documento y las circunstancias del acuerdo.

Para las empresas con un buen proceso de gestión de compras o gastos, la orden de compra permite a los empleados realizar una solicitud interna de lo que necesitan. Pueden indicar qué equipos informáticos, software o servicios de agencias necesitan, proponer un proveedor y enviar la solicitud a su responsable para que la revise y la apruebe con toda la información importante.

De este modo, queda constancia de la solicitud para toda persona que deba verla, incluidos los directivos y el equipo financiero.

Ejemplo de una orden de compra

Piensa en un equipo de TI que necesita renovar diez portátiles. La orden de compra estándar de ese pedido recogería una descripción del modelo, una cantidad de 10 unidades, un precio de 1.200,00 € por equipo, 12.000,00 € en total, un pago a 30 días desde la recepción de la factura y la entrega en la sede antes del 30 de octubre. Los importes y las fechas son un ejemplo ilustrativo, pero reflejan los datos que conviene incluir en una OC.

Tipos de orden de compra

Suelen distinguirse cuatro categorías principales de órdenes de compra que conviene tener en cuenta:

En este artículo nos centraremos en las órdenes de compra estándar.

Diferencias entre una orden de compra y una factura

Las órdenes de compra y las facturas son dos etapas diferentes de un mismo proceso. La primera es una solicitud del comprador, en la que establece qué bienes y servicios quiere obtener. La segunda es una relación de los bienes y servicios realmente prestados, emitida por el vendedor para solicitar el pago.

• Orden de compra, comprador: solicitud enviada a un proveedor, en la que se detalla exactamente lo que se espera recibir.

• Factura, vendedor: relación de los bienes o servicios entregados, con el importe que debe pagar el comprador.

Cuando los procesos de compra están bien organizados, estos dos documentos van de la mano. Así, si el equipo financiero o el responsable de compras no está seguro de si una factura está justificada, puede consultar la orden de compra original. De esta manera, puede comprobar rápidamente si los bienes y servicios entregados coinciden con lo que se pidió.

El valor de la orden de compra dentro de la empresa

El objetivo principal de una orden de compra es documentar el acuerdo entre el comprador y el vendedor. Pero, antes incluso de llegar al proveedor, el documento cumple una valiosa función dentro de la empresa compradora.

Así sería una transacción típica sin una orden de compra:

• Un equipo necesita comprar algo para ser más eficaz en su trabajo, como una suscripción a un software, por ejemplo.

• Un miembro del equipo solicita ese software y su responsable aprueba la compra.

• El empleado crea una cuenta y empieza a utilizar el software.

• Al mes siguiente llega una factura. El empleado no puede pagarla, así que la envía al departamento financiero. Esta es la primera vez que el equipo financiero tiene constancia de ese programa.

• Para obtener toda la información que necesita el equipo financiero, se crea una cadena de correos electrónicos. En ella participan el empleado, su responsable, que recuerda vagamente haber aprobado la compra, y el equipo financiero.

• Lo que debería ser una transacción relativamente sencilla se convierte en una carga de trabajo administrativo para todas las partes.

Si esta transacción hubiera comenzado con una orden de compra, el equipo financiero tendría un registro completo de quién hizo el pedido y por qué. Solo tendría que comprobar que la factura coincide con la orden de compra para poder tramitar el pago.

El proceso de una orden de compra paso a paso

El proceso de una orden de compra estándar suele incluir varios pasos:

1. Un miembro de un equipo necesita cierto recurso y crea una solicitud de compra.

2. Se identifica al mejor proveedor. Esto puede incluir una solicitud de presupuesto.

3. Un responsable de presupuestos aprueba la compra.

4. La orden de compra se envía al proveedor para que pueda preparar el pedido.

5. La empresa recibe los bienes o servicios solicitados.

6. El **proveedor envía una factura**. La empresa la revisa para asegurarse de que coincide con lo que se ha pedido.

7. Se aprueba la factura y se paga al proveedor.

8. La factura y la orden de compra se guardan en los registros de la empresa, y un responsable introduce el pago en la contabilidad.

Estos pasos son importantes, pero eso no significa que todos deban realizarse manualmente o que siempre tenga que encargarse de ellos una sola persona. Algunos pueden digitalizarse, acelerarse o automatizarse con las herramientas adecuadas.

Conciliación a tres bandas

Las empresas necesitan verificar que las facturas recibidas son válidas. Para ello, es habitual realizar una «conciliación a tres bandas», que busca la coherencia entre:

• La orden de compra.

• Los bienes y servicios entregados.

• La factura.

Si los tres elementos coinciden, la conciliación facilita la autorización del pago, siempre de acuerdo con los controles internos de la empresa.

La automatización de la orden de compra

Automatizar las solicitudes os pedidos de compra puede reducir la carga administrativa. Como ocurre con la mayoría de los procesos de la empresa, las órdenes de compra son una herramienta útil siempre que se utilicen correctamente, pero pueden convertirse en un lastre para equipos que ya están ocupados.

Piensa en un responsable de compras que dedica una tarde a la semana a perseguir aprobaciones por correo. Con un proceso automatizado puede recuperar parte de ese tiempo, porque las solicitudes se gestionan desde el propio sistema.

Funcionamiento de la automatización de las órdenes de compra

La automatización parte de una idea sencilla: algunas tareas se realizan más rápido con un programa. En vez de rellenar manualmente informes de compra en papel, escanearlos, introducir los datos a mano y enviarlos por correo electrónico a los responsables, las órdenes de compra se pueden digitalizar y centralizar desde el principio:

• Digitalizar: los empleados crean y registran las órdenes de compra directamente desde el software. Toda la información requerida, como el proveedor, el precio, el plazo y el motivo del gasto, queda guardada en formato digital. Esto reduce la introducción manual de datos y el margen de error.

• Centralizar: todas las órdenes están en la misma plataforma. Los equipos financieros pueden acceder a ellas cuando lo necesiten.

Las ventajas de gestionar las órdenes de compra de esta forma son numerosas. Pero primero, veamos cómo podría ser el proceso estándar descrito antes:

1. Un miembro del equipo necesita cierto recurso y crea una orden de compra digital.

2. Identifica al proveedor ideal e introduce sus datos en el sistema. Si se trata de un proveedor habitual, la información ya se encuentra ahí.

3. Un responsable de presupuestos recibe una notificación y puede aprobar la compra desde cualquier lugar, incluso desde la aplicación móvil, según la configuración del sistema.

4. La orden de compra se envía al proveedor para que pueda preparar el pedido.

5. La empresa recibe los bienes o servicios solicitados.

6. La empresa recibe una factura. El software puede emparejarla con la orden de compra correspondiente y facilitar la comprobación de los detalles clave.

7. El equipo financiero revisa la información y, si todo coincide, aprueba la factura.

8. El pago puede programarse, la factura y la orden de compra pueden archivarse en la nube y los datos pueden exportarse a las herramientas de contabilidad disponibles.

En esencia, son los mismos puntos de contacto y controles importantes, pero algunos pueden gestionarse con menos trabajo manual.

Y la mayor diferencia es que se reducen las largas conversaciones por correo electrónico. El proceso resulta más ágil y fácil de seguir para todos los implicados.

Ventajas de las herramientas de automatización de las órdenes de compra

Pasar de una orden de compra en papel a un proceso digitalizado puede cambiar el día a día del equipo financiero en varios frentes concretos.

Visibilidad en tiempo real de los gastos previstos

En procesos menos centralizados o más manuales, uno de los problemas del proceso estándar de las órdenes de compra puede ser que los equipos financieros no intervengan hasta el final, en la fase de la conciliación a tres bandas. Hasta que no se recibe la factura, es posible que no tengan constancia de que la empresa se ha comprometido a pagar una determinada cantidad con ese proveedor.

Las órdenes de compra digitales pueden cambiar esta situación. Los equipos financieros pueden ver los pedidos desde que se crean. Además, pueden consultarlos junto con otros gastos reales y futuros, como el pago de suscripciones. Como resultado, pueden gestionar los presupuestos de los equipos con más visibilidad y detectar antes posibles problemas de flujo de caja.

Un proceso más claro para los empleados

La mayoría de los empleados no entiende cómo funcionan las órdenes de compra, porque no forman parte de sus funciones habituales. Por eso, para crear una correctamente, necesitan formación y orientación. Y si además el proceso se realiza _en papel_, aumentan las posibilidades de cometer errores.

Un software de órdenes de compra puede guiar a los empleados paso a paso y pedirles la información necesaria antes de enviar la solicitud. Así, se reducen los errores y las solicitudes incompletas.

Más visibilidad para los equipos financieros

Como mencionamos antes, las órdenes de compra crean un historial de pedidos para la empresa. Los equipos financieros pueden ver exactamente qué se ha solicitado y por qué es necesario. Pero esto depende de que cada orden de compra se envíe a tiempo y sea fácil de encontrar.

Si están _centralizadas_ en una plataforma, esto resulta mucho más sencillo. Así, los responsables y los equipos financieros no pierden tiempo buscándolas. Son accesibles desde que se crean y _desde cualquier lugar_, según los permisos configurados.

Una fuente de información centralizada

Otra ventaja de tener todas las órdenes de compra en un solo lugar es que la plataforma se convierte en una fuente centralizada de información sobre los gastos de la empresa. Cuando además está conectada a las tarjetas de la empresa y a los reembolsos de gastos, los equipos financieros pueden consultar más datos en un mismo entorno.

Se ahorra tiempo y se cometen menos errores

La ventaja más evidente de la automatización es el ahorro de tiempo. El software puede encargarse de parte del procesamiento y permitir que el equipo se concentre en otras tareas. Además, puede reducir los errores humanos.

Spendesk integra las órdenes de compra en la gestión completa del gasto

Spendesk te ayuda a gestionar las cuentas por pagar y el resto de los gastos de tu empresa, con las órdenes de compra como una pieza más de una plataforma conectada.

La funcionalidad de órdenes de compra ayuda a los empleados a realizar solicitudes más claras y permiten que los equipos financieros realicen una conciliación a tres bandas antes de aprobar el pago.

La punta del iceberg de un sistema que centraliza la gestión de todos los gastos

A veces se pasa por alto que las facturas forman parte del mismo ecosistema de gasto que las tarjetas corporativas y los reembolsos de gastos de los empleados. Todo esto existe porque alguien de un equipo necesita gastar dinero de la empresa para hacer su trabajo. La diferencia está en cómo se le da acceso al dinero.

Entonces, ¿por qué no gestionarlo todo en una misma plataforma? Al hacer un seguimiento conjunto de los pagos con tarjeta, los gastos de los empleados y las facturas, puedes saber cuánto dinero de la empresa se ha asignado y gastado. Además, los equipos financieros disponen de una fuente de datos centralizada.

Y, lo que es más importante, los demás equipos solo tienen que utilizar una herramienta, un inicio de sesión y un programa para la gestión de los gastos de la empresa, lo cual resulta en un proceso transparente, ágil y certero como debe ser.