Control presupuestario: 5 consejos para una gestión eficaz

El presupuesto es la traducción financiera de la estrategia empresarial. Incluye los costes e inversiones, pero también los ingresos previstos. Por eso, elaborar un presupuesto supone siempre un momento intenso para los equipos financieros.

Pero esta tarea, que consume mucho tiempo, sólo es útil si se sigue después. Es aquí donde entra el control presupuestario. ¿Quieres optimizar la eficacia de tu seguimiento y gestión presupuestaria? ¡Sigue nuestros 5 mejores consejos para que puedas alcanzar tus objetivos financieros!

1 - Elaborar la previsión presupuestaria anual en el momento oportuno

Para realizar una buena gestión del presupuesto es importante que su elaboración se materialice en el momento oportuno. Ni muy temprano ni muy tarde. Debe estar listo para el inicio del siguiente ejercicio contable y al mismo tiempo, tener en cuenta el presente.

El presupuesto debe estar disponible, y validado, antes del inicio del siguiente ejercicio 

Parece obvio, pero no todas las empresas lo consiguen. Es fundamental finalizar la previsión presupuestaria con la suficiente antelación para iniciar su seguimiento al comenzar el siguiente ejercicio. Poner en marcha el control presupuestario lleva tiempo. Hay muchas tareas: revisar los informes de gasto, prever las compras y ventas… O simplemente cargar los datos del presupuesto en la aplicación contable. 

El presupuesto final debe estar validado por la dirección y no ser cuestionable. No hay nada peor para la imagen de una empresa que publicar sus resultados de enero completamente desalineados con sus presupuestos mensuales. 

Apoyarse en el año en curso para elaborar el presupuesto

La gestión del presupuesto requiere comparar las cuentas reales con un plan de previsiones coherente. Para ello, hay que elaborar una previsión para el ejercicio en curso. Se empieza con los datos contables de los 7 a 9 primeros meses. Sobre esta base se elabora la previsión de final de año y se construye el año siguiente.

Por tanto, espera a tener suficiente perspectiva sobre el año en curso. Mira que las tendencias seleccionadas sean realistas para construir objetivos sólidos para el año siguiente. Empezar demasiado pronto no siempre es buena idea. A partir de aquí, podrás preparar tu previsión para el siguiente ejercicio fiscal justo a tiempo.

2 - Usar el presupuesto en la contabilidad para los cierres mensuales

¿Tu previsión presupuestaria ya está finalizada y validada? Pues ahora organiza el control presupuestario con el equipo financiero. Implicando al departamento de contabilidad en la gestión del presupuesto, su seguimiento se vuelve más pertinente y eficaz. Ellos son capaces de prever el funcionamiento de la empresa y alertar en caso de cualquier desviación. 

Mucha información del presupuesto tiene verdadero interés para las situaciones contables mensuales. Es lógico usar las partidas de gastos del presupuesto para establecer determinadas provisiones para gastos devengados o cálculos de abonos. Periodificar y repartir los gastos es interesante para los contables. Además permite controlar los gastos a medida que avanza el año. Un ejemplo es el marketing, cuyos gastos suelen ser no lineales durante el año, unos meses hay más y otros menos. Analizándolos cada mes puede preverse si va a superarse el presupuesto, y ajustarlo así para evitar sorpresas desagradables en el último mes.

3 - Utilizar una aplicación de gestión y control presupuestario

La digitalización de las empresas es fundamental. Con una aplicación de gestión presupuestaria, se automatiza el proceso de comparación de los datos contables reales con las previsiones. Disponer de estos recursos técnicos cuesta dinero, pero el retorno de la inversión de un proyecto así es rápido.

La gestión presupuestaria en la empresa requiere herramientas de seguimiento

Actualmente hay herramientas informáticas para todos los procesos empresariales. También para la gestión y el control presupuestario. Los datos cada vez tienen más importancia y su volumen es mayor. A partir de ellos se establecen los presupuestos y se controlan. Por eso, es fundamental invertir en una herramienta que pueda elaborar informes con un clic y permitir una rápida toma de decisiones. 

Se trata de soluciones informáticas que abordan el big data o de programas de desmaterialización que también gestionan los presupuestos. Atrás quedaron los tiempos del control presupuestario en Excel. 

Business Intelligence y cuadros de mando: seguimiento fácil de las previsiones presupuestarias

Con una aplicación de gestión presupuestaria que ataque los datos contables y los compare con el presupuesto, ahorrarás tiempo. Los cuadros de mando o paneles de control, una vez configurados, se actualizan automáticamente con cada situación mensual. Una herramienta de Business Intelligence como "Tableau", "Qlik Sense" o "Power BI", por citar algunas, aporta comodidad y productividad a los equipos.

La interactividad con los departamentos de la empresa mejora con indicadores relevantes y visuales atractivos. La planificación de la distribución de los KPI facilita el trabajo de elaboración de informes. Y todo ello junto, al final, facilita un mejor control presupuestario.

4 - Comunicación para implicar a los jefes de departamento en el control presupuestario

La comunicación. Este es el mejor consejo para optimizar la gestión presupuestaria en una empresa. Controlar los ingresos, los márgenes o los gastos no es tarea única del controlador de gestión. Los directivos y jefes de departamento deben participar también y para ello la interactividad es esencial.

El controlador de gestión, facilitador del proceso presupuestario

El seguimiento del presupuesto es una tarea que incumbe a todos los altos cargos, no solo a los equipos financieros. La gestión presupuestaria en una empresa consiste en impulsar el negocio mediante el seguimiento de KPI. El interventor o controlador de gestión es ante todo un facilitador del proceso, más que un auditor.

Conseguir que las cifras hablen e interpretar los datos requiere comunicación con los responsables de los distintos presupuestos. Corresponde al controlador de gestión garantizar la difusión de los indicadores y cuadros de mando. Deben asegurarse de que la información se entiende correctamente, formando a sus interlocutores si es necesario.

Cuanta más gente participe, mejor será el análisis y la previsión

Formulando las preguntas adecuadas en el lugar adecuado, el controlador de gestión obtiene las explicaciones indispensables para comprender los resultados. Su papel requiere proactividad y contacto directo con el personal operativo sobre el terreno. Colaborar con los jefes de departamento mejorará el control del presupuesto. 

Es el principio de la inteligencia colectiva. Los equipos financieros deben fomentar el debate para analizar los datos de los cuadros de mando. Es una forma de contrastar los datos del terreno con la realidad de las cifras.  De hecho, a menudo, es así como se pueden descubrir disfunciones o cambios en la empresa que tendrán un impacto en el presupuesto. 

5 - Saber revisar las previsiones presupuestarias y aceptar equivocarse

Un último consejo: saber cuestionarse a sí mismo cuando sea necesario. Si el presupuesto no cuadra con las cuentas reales, es que algo se ha hecho mal. No importa, puede pasarle a cualquiera. Pero hay que saber revisar las previsiones para que no vuelva a suceder.

El presupuesto anual de la empresa no es inamovible, hay que revisarlo

El presupuesto no debe ser inamovible durante doce meses. Da igual si se trata de una previsión de ventas o de tesorería, por ejemplo. ¿Ha habido un error estructural? ¿Ha cambiado el contexto económico? ¿No ha llegado la financiación bancaria prevista? Es fundamental revisar los datos. Si se insiste en mantener el presupuesto original, se corre el riesgo de que la dirección desapruebe la labor de los contables. ¡Y no hay nada peor para el departamento financiero!

La gestión presupuestaria de una empresa requiere organización. Pero tranquilo, tampoco hay que revisar los datos y objetivos de la empresa en cualquier momento. Habitualmente se realiza una revisión detallada del presupuesto al cabo de 4-5 meses. Otras veces sólo se revisa lo básico para obtener un presupuesto revisado en forma macro. En este caso, hay que centrarse en las ventas y los costes de las materias primas, por ejemplo. No olvides los porcentajes de margen.

El “rolling forecast” o revisión permanente, un método moderno y eficaz

Otra posibilidad de reevaluar periódicamente el presupuesto es el “rolling forecast”. Este tipo de gestión presupuestaria suele limitarse a los macrodatos de la empresa. Es un método de revisión permanente que analiza cada mes datos como las ventas, los costes de producción o el flujo de caja. Luego se hace una proyección hasta final de año.

Tiene en cuenta la situación actual del mercado, el coste de los materiales y la cartera de pedidos real. Con el rolling forecast algunas empresas ni siquiera necesitan elaborar una previsión presupuestaria en la forma tradicional. Así reducen la carga de trabajo de los equipos directivos y contables, y el presupuesto tiene un seguimiento permanente.

Optimizar la gestión presupuestaria es posible con Spendesk

Planificar el presupuesto anual con tiempo suficiente ayuda a tomar decisiones estratégicas, como el nivel de producción o las inversiones. Además, un buen presupuesto facilita la detección de tendencias y obtener un panorama financiero integral y objetivo de la empresa. Adoptando las herramientas, los procesos y las actitudes adecuadas, puedes convertir tu previsión presupuestaria en una verdadera herramienta de gestión. Herramientas como Spendesk te ayudan en este proceso de digitalización y facilitan el control presupuestario.  

La aplicación de gestión presupuestaria de Spendesk ofrece todo en uno: desde la gestión de pedidos al seguimiento del presupuesto. Además, nuestra solución intuitiva ofrece atractivas vistas de cuadros de mando con toda esta información. Es una verdadera herramienta de diseño y control presupuestario. ¡Pruébala y pasa a otro nivel!