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Las cuentas por pagar son todo lo que tu empresa debe a sus proveedores y acreedores. Gestionarlas bien consiste en pagar la cantidad correcta, a la persona correcta y dentro del plazo acordado o legalmente aplicable. Cuando ese proceso falla, se resienten tu flujo de caja y tu relación con los proveedores, e incluso puede aumentar tu exposición al fraude.
Si preparas cientos de facturas de proveedores cada mes, sabes que el reto no es pagar, sino pagar con orden: saber qué se debe, quién lo aprueba y cuándo vence cada factura. Estas cuatro claves, junto con el proceso paso a paso, te ayudarán a gestionar tus cuentas por pagar con criterio.
En resumen
Las cuentas por pagar agrupan todo lo que tu empresa debe a proveedores y acreedores, normalmente deudas a corto plazo que se esperan pagar en un plazo de 12 meses o dentro del ciclo normal de explotación.
En España, en las operaciones comerciales entre empresas, el plazo máximo legal general es de 60 días. En los contratos del sector público, la Administración Pública debe abonar el precio, con carácter general, en 30 días.
El proceso ordenado sigue cuatro pasos: orden de compra, registro de la recepción de los productos o servicios, recepción y pago de la factura, y archivo seguro de la documentación.
Saber cuánto se debe, a quién y cuándo vence te permite anticipar el flujo de caja y preparar presupuestos realistas.
Definir quién aprueba cada pago reduce errores y evita que las facturas se queden sin pagar.
¿Qué son las cuentas por pagar?
En pocas palabras, las cuentas por pagar incluyen todo lo que la empresa debe a sus proveedores o acreedores. En algunos contextos también se utiliza el término cuentas a pagar, aunque en este artículo emplearemos principalmente cuentas por pagar.
Por lo general, son deudas a corto plazo que se espera pagar en un plazo de 12 meses o dentro del ciclo normal de explotación. De hecho, según la Ley de Morosidad, en las operaciones comerciales entre empresas el plazo máximo legal general es de 60 días. En los contratos del sector público, la Administración debe abonar el precio, con carácter general, en 30 días.
Cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar son dos caras de una misma moneda.
Con «cuentas por pagar» nos referimos a los pagos que _tu empresa debe realizar_.
Las «cuentas por cobrar» son todo lo contrario: el dinero que los _deudores deben a tu empresa_ por bienes o servicios que todavía no han pagado.
El proceso de las cuentas por pagar
El proceso de las cuentas por pagar sigue cuatro pasos, desde el pedido hasta el archivo de la documentación. Empresas de todos los tamaños realizan pagos de forma constante a proveedores de software y servicios profesionales, como asesorías,servicios de recursos humanos, y autónomos. Sin un proceso bien establecido, es fácil que surjan problemas.
Crear una orden de compra. Explica los artículos o servicios que se van a adquirir y su precio. En este documento también se detallan los términos y condiciones de la transacción y los plazos de entrega.
Registrar la recepción de los bienes o servicios. La empresa deja constancia de lo recibido y comprueba que coincide con lo solicitado. Este registro recoge datos importantes, así que conviene revisarlo con atención.
Recibir y pagar la factura del proveedor. Una vez recibida la factura, la empresa la procesa para el pago y verifica cada detalle para asegurarse de que coincide con los bienes o servicios realmente recibidos.
Conservar los documentos de forma segura. En España, las facturas y justificantes relacionados con obligaciones tributarias deben conservarse durante 4 años. Mientras que los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio deben conservarse durante 6 años conforme al Código de Comercio.
Claves para una gestión inteligente de las cuentas por pagar
Un proceso inteligente de cuentas por pagar se apoya en cuatro hábitos: datos exactos, pagos centralizados, seguimiento claro y aprobaciones definidas. A continuación tienes cada uno en detalle.
Garantizar la exactitud de los datos
Un principio básico de la contabilidad es registrar con exactitud la entrada y la salida de dinero.
En las cuentas por pagar también es clave trabajar con datos exactos. Así evitarás perder de vista cuánto debes y podrás reducir el riesgo de pagar más de lo necesario.
Centralizar los pagos de facturas
En los pagos a proveedores es fundamental centralizar las operaciones. Si los pagos de la empresa se gestionan desde un mismo sistema o cuenta operativa, resulta mucho más fácil obtener una visión general clara del dinero que sale.
Conviene evitar pagar facturas con varias cuentas o tarjetas de crédito sin un sistema centralizado de seguimiento.
Dividir los pagos de tus facturas no solo dificulta controlar cuánto paga tu empresa cada mes, sino que también puede aumentar la exposición al fraude.
De hecho, lo más eficiente es gestionar todos los gastos de la empresa desde un solo lugar. Esto incluye los gastos de oficina, los gastos de viaje y otros pagos que las empresas realizan en el día a día.
Realizar un seguimiento claro de los pagos
Saber exactamente cuánto se debe, a quién y cuándo vence cada pago te permite conocer el flujo de caja, preparar presupuestos más realistas y tomar mejores decisiones. Para lograrlo, asegúrate de que cada pago adeudado quede registrado con claridad en tu software de contabilidad o de gestión del gasto.
Para muchos pagos regulares y recurrentes, como el alojamiento web o los suministros de oficina, configurar pagos recurrentes suele ser lo más cómodo. El riesgo es perder visibilidad: nadie quiere seguir pagando por algo que ya no necesita.
Ahí es donde ayuda una tarjeta virtual dedicada a cada proveedor recurrente, a través de la cual puedes fijar un límite por tarjeta, ver cada cargo por separado y cancelar la tarjeta cuando termina el servicio. Herramientas de gestión del gasto como Spendesk permiten crear tarjetas virtuales dedicadas a proveedores recurrentes y programar esos pagos sin perder el control de cada cargo.
Saber quién aprueba las compras
Muchos errores ocurren porque el personal no tiene claro un detalle crítico: quién autoriza exactamente el pago de las facturas de los proveedores.
Para cada factura que llega, necesitas saber quién autoriza el pago. ¿Es el responsable del área? ¿El director financiero? ¿El CEO? La respuesta dependerá de la estructura de la empresa y del nivel de autonomía en la gestión de los pagos.
En caso de irregularidades en los gastos, saber exactamente quién aprobó un pago concreto es crucial para llegar al fondo del asunto. Además, se reduce el riesgo de que las facturas queden en el olvido y no se paguen.
Automatiza tu proceso de cuentas por pagar y recupera tiempo
Un proceso de cuentas por pagar deficiente daña tu relación con los proveedores y puede aumentar tu exposición al fraude, así que merece la pena sistematizarlo. Revisa los consejos de este artículo y piensa cómo reducir el trabajo manual en cada paso.
Spendesk centraliza en una sola plataforma la recepción y captura de facturas con OCR, los flujos de aprobación configurables y el pago a proveedores, para ayudar a que tu equipo dedique menos tiempo a introducir datos y mejore su control del gasto. Solicita una demo y descubre cómo automatizar tus cuentas por pagar.
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