El proceso de las cuentas por pagar: 4 claves para una gestión inteligente

La gestión de las cuentas por pagar es una de las tareas más necesarias que existen dentro de un negocio. Y es lógico, porque cualquier tipo de negocio suele tener que hacer frente a este tipo de deudas.

En este asunto, no puedes permitirte el lujo de olvidar pagar a los acreedores. Por ello, es vital contar con un sistema de cuentas por pagar.

En este artículo, veremos los conceptos básicos sobre este tipo de cuentas, además de algunos consejos prácticos para su correcta gestión.

¿Qué son las cuentas por pagar?

En pocas palabras, las cuentas por pagar son las que incluyen todo lo que la empresa debe a sus proveedores o acreedores. 

Por lo general, las cuentas por pagar son deudas a corto plazo que, en principio, se esperan pagar dentro del año en curso. De hecho, según la Ley de Morosidad, en España las empresas tienen como máximo 60 días para pagar a sus acreedores (30 días si se trata de la Administración Pública). 

Cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Se podría decir que las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar son dos caras de una misma moneda. 

Con “cuentas por pagar” nos referimos al procesamiento de los pagos que tu empresa debe.

Y las “cuentas por cobrar” son todo lo contrario: el dinero que los deudores le deben a tu empresa; personas que aún no han pagado tus bienes o servicios.

Bueno, ahora que hemos visto los conceptos fundamentales, veamos cómo es el proceso de las cuentas por pagar.

El proceso de las cuentas por pagar

Empresas de todos los tamaños tienen que pagar constantemente a sus acreedores. Esto incluye a proveedores de software, servicios profesionales como contables o administrativos de recursos humanos, y otros servicios de autónomos.

El tema de las cuentas a pagar es delicado, pues si no existe un sistema y unos procesos bien establecidos, la organización se puede meter en problemas. 

Veamos algunos pasos del proceso de las cuentas por pagar:

Cumplimentar una orden de compra

Consiste en explicar los artículos o servicios que se van a adquirir, además del precio. En este documento también se enumeran los términos y condiciones de la transacción y los plazos de entrega.

Procesar un informe de recepción

Aquí, el proveedor registra los bienes o servicios proporcionados y enumera el pago adeudado al proveedor. Los informes de recepción enumeran una gran cantidad de detalles cruciales, por lo que es importante tomarse el tiempo para revisarlos.

Recibir y pagar la factura del proveedor

Una vez que se recibe una factura, la empresa la procesa para el pago. Al igual que en el punto anterior, esto implica verificar cada uno de los detalles para asegurarse de que coincida con los bienes o servicios realmente recibidos.

Almacenar los documentos de forma segura

La legislación española obliga a guardar todos los documentos que hemos mencionado de forma segura para que nadie ajeno a la empresa pueda acceder a ellos. 

Claves para tener un proceso inteligente de las cuentas por pagar

Para administrar una empresa hacen falta recursos económicos, humanos y una buena organización. Pues con mucha más razón es necesario todo eso para las cuentas por pagar. 

Ahora te exponemos varias claves para un proceso excelente en lo que tiene que ver con las deudas a tus acreedores.

Garantizar la exactitud de los datos

Un principio básico en la contabilidad es ser exactos a la hora de registrar entrada y salida de dinero.

En las cuentas por pagar también es importante tener datos exactos. Eso hará que a la hora de pagar tus deudas no se te olvide la cantidad que debes. Incluso te ayudará a no pagar más de lo necesario. 

Centralizar los pagos de facturas

En las facturas de proveedores, es fundamental centralizar los pagos. Si todos los pagos de la empresa provienen de una sola cuenta, es mucho más fácil obtener una visión general clara del dinero que se va.

Algo a evitar es pagar facturas con varias cuentas o tarjetas de crédito.

Dividir los pagos de tus facturas no solo hace que sea más difícil controlar cuánto paga tu empresa cada mes, sino que también te expones al fraude.

De hecho, lo mejor es manejar  todos los gastos de la empresa desde un solo lugar. Y con “todos los gastos” nos referimos a gastos de oficina, gastos de viaje y otros pagos que las empresas realizan en el día a día.

Realizar un seguimiento claro de los pagos

Es importante saber exactamente cuánto se debe, a quién se le debe y cuándo vence el pago para conocer el flujo de caja, preparar presupuestos más realistas y tomar mejores decisiones.

Para lograr esto, debes asegurarte de que cada pago adeudado se rastree de forma clara en tu software de contabilidad o administración de gastos.

Para muchos pagos regulares y recurrentes (por ejemplo, entregas de frutas para la cocina de la oficina o tarifas de hosting web), configurar un pago recurrente puede ser lo más conveniente.

Los pagos recurrentes pueden eliminar el estrés y la distracción de administrar los pagos individualmente. Sin embargo, necesitas poder ver tus pagos por completo. A nadie le gustaría  arriesgarse a pagar por cosas que ya no necesita.

Saber quién aprueba las compras

Muchos errores ocurren porque el personal no está seguro de un detalle crítico: ¿quién firma exactamente el pago de las facturas de los proveedores?

Por cada factura que te llega, necesitas saber quién es el encargado de autorizar el pago.

¿Es el gerente? ¿Es el director financiero? O directamente, ¿es el CEO?

La respuesta a esta pregunta dependerá de la estructura de la empresa y del nivel de autonomía en la gestión de los pagos.

En el caso de irregularidades en los gastos, saber exactamente quién firmó un pago en particular es crucial para llegar al fondo del asunto.

No solo eso. Incluso también se reduce el riesgo de que las facturas se queden en el olvido y no se paguen.

Todo se vuelve más fácil gracias a una buena herramienta de gestión de gastos

Te lo decimos en serio: las cuentas por pagar son una de las tareas más importantes que tienes.

Los riesgos son demasiado graves como para dejarlo a la casualidad. Y es que un proceso de las cuentas por pagar deficiente no solo puede dañar tu relación y reputación con tus proveedores, sino que también te expone al riesgo de sufrir un fraude.

Te animamos a que tomes en cuenta los consejos de este post y pienses cómo podrías mejorar tus procesos.

Mientras lo haces, echa un vistazo a lo práctico que es administrar tus cuentas por pagar desde Spendesk. Tu equipo y tú ahorrarán mucho tiempo y estrés innecesario. 

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