Software zur Reisekostenabrechnung

Dank einer nativen Integration werden alle Daten zu Reisekosten und andren Ausgaben automatisch mit DATEV synchronisiert. Die Schnittstelle ist schnell eingerichtet und erfordert keine Unterstützung durch die IT-Abteilung.

Die Zahlungsdaten können außerdem mit nur einem Klick in eine CSV-, Excel- oder XML-Datei exportiert und dann ebenso schnell in Ihre Buchhaltungssoftware, Ihre ERP-Software oder SAP importiert werden.

Zunächst einmal macht eine Reisekostenabrechnungs-Software wie Spendesk Papierbelege überflüssig. Mitarbeiter können ihre Reisekosten von überall erfassen, ohne manuell Daten abzutippen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass keine Belege mehr verloren gehen oder vergessen werden. Durch die schnellere Erfassung von Ausgaben und die Möglichkeit der Rückerstattung direkt im Tool entfallen lange Wartezeiten auf Seiten der Mitarbeiter. Wer schon einmal ein Partner-Dinner in einem Sterne-Restaurant auslegen musste weiß, was das bedeutet.

Der wohl größte Vorteil besteht aber darin, dass Ihre Manager und Ihr Finanzteam zu jedem Zeitpunkt einen vollständigen Überblick über Reisekosten und sonstigen Unternehmensausgaben behalten. Denn in Spendesk können alle möglichen Zahlungen erfasst werden – vom SaaS-Abo über die Amazon-Bestellung bis hin zum Catering auf der Weihnachtsfeier.

Ja, Sie können ihre eigenen Reiserichtlinien in der Software-Lösung hinterlegen. So haben Ihre Mitarbeiter immer vor Augen, welche Ausgaben zulässig sind – und welche nicht. Das Tool leitet Ihre Mitarbeiter durch die Erstellung von Anträgen. Spendesk merkt automatisch, wenn doch einmal etwas schief geht und Mitarbeiter Anträge einreichen wollen, die Ihren Richtlinien nicht entsprechen. Diese Anträge werden vom Tool gestoppt und sparen Ihren Managern Zeit und Nerven.

Der Genehmigungs-Workflow unterscheidet sich je nach Setup. So können Sie zum Beispiel entscheiden, dass Ausgaben erst ab einem gewissen Wert eine manuelle Genehmigung vorab erfordern. So oder so landet jede Spesenabrechnung, die von einem Mitarbeiter eingereicht wird, bei dessen Vorgesetztem. Benachrichtigungen lassen sich per Push-Benachrichtigung in der App, Slack und E-Mail einrichten.

Bevor die Spesenabrechnung dann an das Finanzteam übermittelt wird, muss sie von einem Manager geprüft und bestätigt werden. Dabei stehen alle Informationen zur Verfügung – das Wer, Was, Wo, Wann, Warum und Wie. Das macht die Genehmigung von Ausgaben für alle Beteiligten schnell und effizient.

Die Spesensätze werden auf Basis der Reisedaten eines Mitarbeiters berechnet und entsprechen den gesetzlich festgelegten Pauschalen. Viele Unternehmen entscheiden sich jedoch, statt festgelegter Tagespauschalen die realen Ausgaben ihrer Mitarbeiter zu erstatten. Schließlich sind die Pauschalen oft knapp bemessen. Daher umfasst unsere Lösung zur Reisekostenabrechnung die Möglichkeit zum Einsatz von Firmen-Debitkarten und das Einreichen von Belegen und Quittungen von unterwegs. Damit sind Spesenabrechnungen, die auf einzelnen realen Ausgaben beruhen, kaum mehr aufwändiger als das Angeben von Pauschalen.

Generell erleichtert eine Software für die Reisekostenabrechnung Businesses aller Unternehmensgrößen den Alltag. KMUs und kleine Unternehmen schätzen die Zeitersparnis bei der Abrechnung von Fahrtkosten und das Hochladen von Belegen von unterwegs sowie die DATEV-Schnittstelle, mit der Daten automatisch in DATEV Unternehmen Online übernommen werden. Große Unternehmen setzen eine Lösung wie Spendesk zum Reisemanagement ein und importieren die Daten in der Regel zur weiteren Verarbeitung in andere Buchhaltungstools.

Für viele Kleinunternehmer sind Rechnungsprogramme zum Ausgabenmanagement ein guter Ersatz für komplexe Tools für den Beschaffungsprozess (Procurement). Wenn die Anzahl der Rechnungen und Lieferanten sich in Grenzen hält, ist ein Rechnungsprogramm wahrscheinlich mehr als ausreichend. Ein weiterer Vorteil: Sie können ein und dasselbe Tool und Verfahren für Beschaffung, Kartenzahlungen, Rechnungsbearbeitung, Kreditorenbuchhaltung und Spesenabrechnungen nutzen.

Unternehmen, die große Lieferketten und unzählige Bestellungen verwalten, sollten unter Umständen darüber nachdenken, ihren Beschaffungsprozess getrennt zu verwalten und eine Rechnungssoftware zum Ausgabenmanagement ergänzend einzusetzen.

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