Spendesk est un excellent outil d'optimisation des coûts. On est à la veille d'une révolution dans le spend management. Et Spendesk nous y prépare.

Résultats clés avec Spendesk

• 100 % de la pré-compta gérée dans Spendesk: le cabinet comptable externe travaille directement dans la plateforme chaque mois

• 10 ans d'historique de dépenses consultable: données financières accessibles et auditables

• Gestion multi-entités: opérations fluides entre la France et l'Espagne

• Autonomie des équipes: l'équipe gère ses paiements de façon indépendante

• Contrôle proactif des coûts: le suivi des abonnements permet des revues régulières d'optimisation

• Zéro rapprochement manuel: reçus automatiquement rattachés aux transactions

• Expansion internationale instantanée: nouveaux marchés opérationnels dès le premier jour

À propos de Joy Privateaser

Joy Privateaser aide les bars et restaurants depuis 2014 à développer leur activité événementielle en leur offrant une vitrine en ligne sur privateaser.com et des outils de gestion via l'application Joy. Suite à la crise du Covid, l'entreprise a pivoté d'un modèle marketplace vers le SaaS, devenant de véritables partenaires pour ses clients de l'hôtellerie-restauration. Aujourd'hui, ils aident les établissements à capitaliser sur les réservations de groupes et événements privés dans le monde entier.

Les défis

En 2016, Alexandre Paepegaey se retrouvait au goulot d'étranglement alors que Joy Privateaser passait de 10 à 20 salariés. Chaque paiement devait passer par lui.

« J'avais vécu le scénario cauchemardesque dans une entreprise précédente », se souvient Alexandre. « La carte bancaire qui circulait avec un petit carnet où chacun notait ses dépenses, et le directeur financier qui essayait de rapprocher les relevés bancaires papier des tickets de caisse papier dans une corbeille. En 2016, ça paraissait déjà archaïque, mais c'était la norme. »

Problèmes principaux :

• Goulot d'étranglement sur les paiements – validation du DAF nécessaire pour chaque transaction

• Paiements fournisseurs complexes – des centaines de factures mensuelles payées par virement

• Complexité grandissante – l'acquisition de BizMeeting (2019) a ajouté un volume massif de factures

• Besoins d'expansion internationale – opérations espagnoles nécessitant une capacité de paiement autonome

• Prolifération des abonnements – aucune visibilité sur les coûts récurrents de l'entreprise

• Friction comptable – processus chronophages de rapprochement et de précomptabilité

La solution : Une décennie de collaboration

Spendesk a découvert Joy Privateaser quand les deux entreprises démarraient tout juste. Ce qui a suivi n'était pas simplement une relation client, c'était un partenariat.

Fonctionnalités clés mises en place :

• Cartes virtuelles et physiques – autonomie des équipes avec contrôle des dépenses

• Gestion des factures par virement – paiements fournisseurs avec OCR et extraction automatique des RIB

• Structure multi-entités – gestion séparée mais alignée pour la France et l'Espagne

• Cartes de suivi des abonnements – cartes dédiées pour la visibilité et l'optimisation des coûts

• Intégration comptable – précomptabilité préparée directement dans Spendesk

• Suivi budgétaire (à venir en 2026) – contrôle adapté pour le top management

Les années de co-création (2016-2019)

Joy Privateaser n'était pas qu'un client précoce. Leurs équipes ont activement façonné le Spendesk. L'équipe a participé à des sessions de développement, contribué à la stratégie tarifaire et aidé au développement de diverses fonctionnalités. Ils ont également été bêta-testeurs des améliorations d'export comptable et ont fourni du feedback qui a directement influencé la roadmap produit.

Évolution à travers les phases business

2016-2019 : Fondations startup

• Gestion des notes de frais de l'équipe

• Cartes virtuelles pour l'autonomie

• Co-création active du produit

2019-2024 : Complexité scale-up

• Gestion intensive des factures via l'acquisition B Meeting

• Fonctionnalités OCR et d'automatisation critiques

• Power User des outils de paiement fournisseurs

2024-Présent : SaaS international

• Opérations espagnoles totalement autonomes

• Gestion des dépenses multi-entités

• Préparation à la révolution de la facturation électronique

Les résultats

Efficacité opérationnelle :

• Autonomie complète de la pré-comptabilité – le cabinet comptable externe opère directement dans Spendesk chaque mois, vérifie les codes et exporte en un clic

• 10 ans de données accessibles – recherchez n'importe quel fournisseur pour voir l'historique complet des paiements dans une interface adaptée

• Gain de temps à l'échelle – OCR automatique, extraction des RIB et attachement des justificatifs éliminent la saisie manuelle

Contrôle financier :

• Visibilité des dépenses en temps réel – vue centralisée de toutes les dépenses de l'entreprise, entités et marchés

• Optimisation proactive des coûts – revues régulières de cost-killing grâce au dashboard des cartes d'abonnement

• Surveillance budgétaire – déploiement prévu en 2026 du suivi budgétaire avancé pour le top management

Scalabilité business :

• Expansion internationale instantanée – l'équipe espagnole opérationnelle immédiatement avec gestion autonome des paiements

• Autonomie des équipes – les équipes commerciales terrain gèrent leurs budgets de déplacement dédiés et les employés ne payent jamais de leur poche

• Continuité de la plateforme – 10 ans de transformation business

Qu'est-ce qui fait un vrai partenaire ?

Quand on lui demande de définir la différence entre un fournisseur et un partenaire, Alexandre a des critères clairs :

Perspectives : La révolution de la facturation électronique

Alexandre voit une transformation majeure à l'horizon :

« On est à la veille d'une révolution dans le spend management avec la e-facture. Ça va amener une vraie révolution d'usage. Nos clients restaurateurs vont passer directement de la facture papier aux factures conformes, en sautant toutes les étapes d'évolution technologique intermédiaires, comme les pays en développement qui sont passés directement au téléphone mobile, en sautant l'étape du fixe. »

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Que vous gériez 20 ou 200 salariés, Spendesk évolue avec votre entreprise. Des simples paiements par carte à la gestion complexe des dépenses multi-entités, découvrez comment Spendesk peut devenir votre colonne vertébrale financière.
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