Nous avons maintenant bien plus de transparence et de contrôle

Plus de contrôle pour l'équipe financière, moins d'obstacles pour les employés

Dans les entreprises en forte croissance, il est essentiel d'être proactif afin de prévenir les problèmes potentiels et les goulets d'étranglement. C'est ce qu'a fait Personio, un fournisseur de logiciels de recrutement et de gestion RH basé à Munich, avec sa gestion des dépenses. Dès le début, Michael Kuntz, Vice-Président Finance & Juridique, a anticipé que son équipe aurait besoin d'un moyen de garder le contrôle sur toutes les dépenses pour permettre une croissance sans problème.

"Nous grandissons extrêmement vite et avons donc un besoin accru de décentraliser les dépenses. Il était clair qu'une carte de crédit que vous passez dans toute l'entreprise ne serait pas suffisante," se souvient Michael.

"J'avais déjà vu cela causer de sérieux problèmes dans des entreprises précédentes - non seulement pour les employés mais aussi pour le département de comptabilité en particulier. C'est un blocage extrême pour les employés lorsqu'ils ne peuvent pas trouver la carte de crédit et sont dépendants des superviseurs ou du département financier pour approuver les paiements. Pire encore, c'est lorsque des achats sont effectués sans contrôle sur quand, où et ce qui est payé.”

Michael a tout simplement refusé de laisser ce problème surgir et a décidé d'introduire Spendesk chez Personio pour gérer les dépenses. Il a été particulièrement convaincu par la vision, avec laquelle il peut s'identifier en tant qu'expert financier. "Il est extrêmement important pour nous de mettre en place des processus allégés dans le département financier. Nous ne voulons pas traiter avec la saisie manuelle de données et la recherche de reçus manquants. Au lieu de cela, nous voulons un processus plus stratégique - et c'est ce que Spendesk nous permet de faire.”

Efficacité et meilleure coopération

Michael utilise Spendesk pour gérer de manière transparente la comptabilité et les processus associés. "Nous avons maintenant tellement plus de transparence et de contrôle en comptabilité ; nous commençons également à mettre en place le suivi des coûts pour des projets individuels, tels que les campagnes marketing, ou pour suivre les coûts des événements majeurs." L'un des plus grands avantages pour Personio est que les membres de l'équipe peuvent gérer les projets de manière indépendante dans les budgets convenus, ce qui accélère les processus et favorise une croissance supplémentaire.

"Le plus gros gain de temps est que nous savons à tout moment quels sont les factures et reçus manquants, ce qui nous permet de contacter les bonnes personnes," dit Michael. "Avant Spendesk, il était toujours difficile de suivre d'où venaient les paiements et cela nécessitait beaucoup de communication interne au sein de l'équipe. Avec les relevés de carte de crédit classiques, il est impossible de savoir qui a effectué un achat.”

"Nous n'avons plus à deviner qui est responsable. Il y a maintenant des rappels automatiques, et à la fin de chaque mois une liste récapitulative de ce qui manque. Nos processus sont nettement rationalisés : nous sommes beaucoup plus rapides et notre travail est de meilleure qualité. Cela améliore non seulement l'efficacité mais minimise également les frictions dans l'équipe et garantit une meilleure coopération.”

Un facteur important ici est que le système peut être facilement déployé dans de nouveaux emplacements, assurant la cohérence pour les différentes équipes. "Nous avons récemment fait une acquisition en Espagne et avons pu déployer Spendesk immédiatement. Cela montre que nous pouvons également harmoniser notre infrastructure, en utilisant les mêmes outils partout au fur et à mesure de notre croissance." Après l'introduction de Spendesk chez Personio, Michael a également rapidement remarqué l'enthousiasme de l'équipe pour la nouvelle solution, ce qui l'a encore plus convaincu.

Paiement rapide et flexible

Le département marketing de Personio utilise fréquemment Spendesk. "Tout ce que nous achetons en termes de services et de licences passe par Spendesk", déclare Christian Weisbrodt, vice-président du marketing, qui dirige une équipe de 14 employés. "Le flux de travail est très simple : les personnes ayant l'autorité budgétaire dans l'équipe peuvent demander une dépense, et je la révise et l'approuve. Avec la carte de crédit virtuelle, ils peuvent alors payer pour des achats ponctuels ainsi que pour des abonnements récurrents, comme le marketing numérique sur Facebook ou LinkedIn.”

Avec Spendesk, les montants plus petits sont automatiquement approuvés et les demandes plus importantes sont soumises à Christian, à l'équipe financière ou au PDG pour examen. "Surtout lorsqu'il s'agit d'événements, vous devez souvent commander quelque chose rapidement, et le temps est limité. C'est beaucoup plus facile si tout le monde n'a pas à courir vers moi à chaque fois.”

Christian se souvient également de ses emplois précédents, où les gens devaient passer par un processus d'achat compliqué avant chaque transaction et une seule carte de crédit était disponible par département. "Il n'y a aucun contrôle du tout si tout le monde est autorisé à dépenser librement." De plus, le temps joue un rôle important : "Si j'ai besoin d'une carte de crédit avec Spendesk, elle peut être validée en moins d'une minute.”