Spendesk nous donne l'agilité dont nous avons besoin pour gérer les dépenses et la comptabilité à grande échelle.

Résultats clés avec Spendesk

• 100 % de récupération des justificatifs : Visibilité et contrôle complets sur toutes les dépenses.

• Volume de transactions multiplié par 12 : Croissance de 20 à 250-300 transactions mensuelles sans augmentation des effectifs financiers.

• 104 abonnements gérés : Contrôle total des coûts récurrents, dont plus de 80 licences d'IA.

• Validations mobiles instantanées : Le DAF valide les demandes en quelques secondes, où qu'il soit.

• Pré-comptabilisation automatisée : L'export direct élimine la ressaisie manuelle de plus de 250 factures par mois.

• Autonomie multi-sites : Six bureaux français et des filiales internationales fonctionnent de manière fluide.

• Zéro abonnement fantôme : Contrôle total lors du départ des collaborateurs.

• Sécurité renforcée : Séparation appropriée des tâches avec des workflows de validation structurés.

À propos de Niji

Niji est une entreprise de services numériques de 1 500 collaborateurs spécialisée dans la transformation digitale. Elle accompagne ses clients du conseil et de l'intégration de logiciels jusqu'au déploiement, notamment sur les sites web, applications mobiles, le design, la data et la cybersécurité. Présente dans six bureaux en France et des filiales internationales au Maroc, à Singapour et en Espagne, Niji travaille avec des clients de divers secteurs, dont les opérateurs télécoms, le luxe et les services. Avec une croissance annuelle de 10 à 12 %, Niji est un grand consommateur de licences d'outils d'IA pour ses projets clients, l'automatisation et l'IA étant des priorités stratégiques de développement.

Les défis

Avant Spendesk, Niji faisait face à des problèmes catastrophiques de gestion des dépenses qui créaient des risques opérationnels et financiers majeurs.

Problèmes principaux :

• Carte bancaire partagée sans aucune traçabilité dans toute l'entreprise.

• Les recruteurs enregistraient les numéros de carte sur des plateformes ; les prélèvements continuaient après leur départ.

• La seule solution était d'annuler et de remplacer régulièrement la carte bancaire.

• Un seul détenteur de carte créait des goulets d'étranglement critiques nécessitant sa présence physique pour tous les achats.

• L'authentification à deux facteurs nécessitait un accès en temps réel au PDG pour des codes SMS qui expiraient en 30 secondes.

• Les achats étaient impossibles pendant les absences, les congés ou les réunions du PDG.

• Seulement 10 % des justificatifs étaient récupérés, rendant impossible une clôture comptable correcte.

• Ressaisie manuelle et standardisation PDF pour chaque dépense.

• Une personne non signataire bancaire gérait la carte, empêchant la séparation des tâches.

• Absence totale de visibilité sur les abonnements récurrents.

La solution

Niji a mis en place Spendesk pour reprendre le contrôle total des dépenses professionnelles tout en permettant l'agilité opérationnelle dans six bureaux français et des filiales internationales.

Fonctionnalités clés mises en œuvre :

• Cartes virtuelles à la demande avec validation instantanée du DAF via l'appli.

• Cartes physiques pour les directeurs de sites permettant une gestion budgétaire autonome.

• Gestion des abonnements suivie de 104 coûts récurrents, dont plus de 80 licences d'IA.

• Pré-comptabilisation automatisée avec règles conditionnelles pour les comptes de charges et la TVA.

• Export comptable direct éliminant la ressaisie manuelle.

• Workflows de validation mobiles permettant la validation de n'importe où.

• Rappels automatiques de justificatifs avec blocage de carte en cas de non-conformité.

• Système de représentants centralisant les achats via des membres d'équipe désignés.

De la confusion au contrôle

La transformation a été immédiate et complète. Au lieu d'une seule carte partagée créant des goulets d'étranglement et des risques de fraude, Niji a obtenu la création instantanée de cartes et des validations sur l'appli, permettant aux équipes de six sites de fonctionner de manière autonome tout en maintenant un contrôle financier total.

Le DAF peut désormais valider les demandes en quelques secondes de n'importe où, éliminant la dépendance précédente à la présence physique et à l'accès en temps réel aux codes SMS. Chaque directeur de site gère son budget local de manière indépendante, tandis que la finance maintient une visibilité et un contrôle centralisés.

Niji a mis en place un système de représentants, désignant deux personnes par équipe pour gérer les achats. Cela centralise les achats et évite de multiples contacts dans une entreprise de 1 500 personnes tout en maintenant la réactivité.

La gestion des abonnements s'est révélée particulièrement précieuse. Avec 104 abonnements récurrents, dont 80 licences d'IA du même fournisseur au même prix, la visibilité automatique de Spendesk et le système de blocage de carte ont éliminé les abonnements fantômes et les prélèvements qui continuaient après le départ des collaborateurs.

Les résultats

Depuis l'adoption de Spendesk en 2017, Niji a transformé ses opérations financières tout en évoluant considérablement :

• 100 % de récupération des justificatifs : Les rappels automatiques avec blocage de carte assurent une conformité totale.

• Volume de transactions multiplié par 12 : Croissance de 20 à 250-300 transactions mensuelles avec la même équipe de cinq personnes.

• Contrôle total des abonnements : Visibilité complète sur 104 coûts récurrents, dont plus de 80 licences IA.

• Gains de temps massifs : Le temps de traitement est stable ou réduit malgré une croissance exponentielle.

• Pré-comptabilisation automatisée : L'export direct élimine la ressaisie manuelle de plus de 250 factures.

• Zéro goulet d'étranglement opérationnel : Plus aucune plainte du type "je ne peux pas faire mon achat".

• Validations mobiles instantanées : Le DAF valide de n'importe où en quelques secondes.

• Autonomie multi-sites : Six sites fonctionnant de manière indépendante avec un contrôle centralisé.

• Sécurité renforcée : Séparation appropriée des tâches et validation structurée.

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