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Résultats clés avec Spendesk
Fin des cartes partagées et des risques associés: plus de carte « qui circule » entre plusieurs personnes et de casse-tête en fin de mois.
Visibilité budgétaire en temps réel: les responsables de budget suivent leurs dépenses au fil de l’eau, sans attendre un rapport mensuel.
Contrôle automatisé des abonnements: plus d’« abonnements zombies » quand un collaborateur quitte l’entreprise.
Fin de mois allégé: frais pré-codés et rapprochés automatiquement, moins de nettoyage manuel.
Efficacité multi-devises: frais de change réduits sur les dépenses pub et logiciels.
À propos de Hallam
Hallam est une agence marketing avec une équipe distribuée au Royaume-Uni et en Europe. Avec de forts investissements logiciels et des déplacements réguliers (clients, événements), ils avaient besoin d’un outil de gestion des dépenses capable de soutenir leur croissance tout en gardant un contrôle budgétaire strict.
Les défis
Avant Spendesk, Hallam vivait le cauchemar classique des agences: cartes bancaires partagées, chaos de fin de mois, aucune visibilité en temps réel.
Problèmes principaux:
Cartes partagées provoquant des incohérences et des rapprochements interminables.
Zéro visibilité budgétaire en temps réel: reporting manuel mensuel.
« Abonnements zombies » lors des départs: des comptes outils restent actifs, impossibles à annuler facilement.
Processus de fin de mois très manuel avant l’envoi vers Xero.
Pertes liées aux conversions de devises sur des achats logiciels internationaux.
Faible responsabilisation des dépenses dans une équipe distribuée.
« Faire les cartes bancaires en fin de mois était un véritable cauchemar: elles passent de main en main pour des usages variés, et les gens les ajoutent à leurs comptes Google. » — Julie Rodrigues
Avant Spendesk
Cartes partagées qui circulent dans l’équipe
Cauchemar de rapprochement en fin de mois
Reporting budgétaire manuel
Frais de conversion de devises
Problème d’abonnements zombies
Après Spendesk
Cartes virtuelles/physiques individuelles avec propriétaire et circuit d’approbation
Notes de frais propres et complètes
Visibilité budgétaire en temps réel
Portefeuilles multi-devises
Contrôle total des abonnements
La solution
Hallam a déployé Spendesk pour donner à chaque collaborateur un moyen de paiement maîtrisé, tout en assurant une supervision financière complète et une intégration native à Xero.
Couverture fonctionnelle:
Cartes individuelles pour toutes les équipes au Royaume-Uni et en Europe
Suivi budgétaire en temps réel avec visibilité par département
Relance automatique des justificatifs
Paiements multi-devises pour logiciels et freelances internationaux
Workflows de bons de commande pour la gestion des freelances
Intégration complète à Xero pour une clôture fluide de fin de mois
Du chaos au contrôle
Le changement a été immédiat. Fini la chasse à « qui a utilisé la carte partagée pour quel achat ». Chaque transaction a un propriétaire, un justificatif et une trace d’approbation. Les responsables de budget visualisent leurs dépenses en temps réel, plutôt que d’attendre le rapport de la finance.
Surtout, le problème des « abonnements zombies » a disparu. Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, la finance reprend la main sur les paiements récurrents et décide de les maintenir ou de les arrêter.
« Depuis que nous utilisons Spendesk, c’est beaucoup plus simple de contrôler une dépense. Nous pouvons la reprendre, déplacer la carte vers l’un d’entre nous, puis annuler l’abonnement récurrent. » — Julie Rodrigues
Les résultats
Risque de fraude réduit: visibilité complète sur l’ensemble des dépenses de l’équipe distribuée.
Contrôle budgétaire en temps réel: suivi en continu par les responsables.
Fin de mois simplifiée: dépenses pré-codées et propres dans Xero.
Contrôle des abonnements: fin des abonnements laissés actifs après un départ.
Économies sur les devises: les portefeuilles multi-devises réduisent les coûts de conversion.
Moins d’administratif: relances justificatifs et validations automatisées.
Adoption totale: 100 % des dépenses de l’entreprise passent sur Spendesk.
« Nous bénéficions d’un remboursement des frais sans friction, d’achats et de bons de commande fluides, d’un suivi budgétaire fiable et de paiements en plusieurs devises. Nous avons réduit l’administratif, ce qui permet à l’équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. » — Julie Rodrigues
Prêt à mettre fin au chaos des dépenses ?
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