Spendesk aide Jimmy Fairly à gérer 60 boutiques dans 3 pays

Nous avons récemment rencontré Nadir Boualem, Chargé Administratif, de Trésorerie et Financement chez Jimmy Fairly. Depuis quelques années, la marque de lunettes française utilise Spendesk pour gérer les frais de ses équipes. Dans cet entretien, Nadir revient sur l’histoire de Jimmy Fairly, son développement, les problématiques de gestion des dépenses dans le retail, puis le choix d’une solution comme Spendesk. Très bonne lecture !

Racontez-nous les débuts chez Jimmy Fairly ?

Nadir Boualem : En 2011, à la création de la marque, nous vendions nos lunettes uniquement via notre site e-commerce. Nos bureaux se trouvaient à cette époque à côté de la gare de Lyon. Un petit showroom qui donnait sur la rue faisait office de petite boutique physique et les clients venaient essayer les lunettes directement chez nous. Puis, petit à petit, de plus en plus de personnes passaient essayer des paires, même après avoir visité notre site web. Un an plus tard, nous avons ouvert notre première boutique rue Vieille du Temple dans le Marais (Paris), et les résultats ont largement dépassé nos espérances.

Suite à ce succès, nous avons décidé de changer nos plans, pour nous tourner vers le développement de points de vente physiques, partout en France. En 9 ans, Jimmy Fairly a connu une très forte croissance. Nous avons désormais plus de 60 boutiques, dans 3 pays, puis toujours évidemment notre site e-commerce.

Dans ce contexte de forte croissance avec les boutiques, le e-commerce et l’internationalisation, nous avons très vite eu besoin de mettre en place un processus structuré pour la gestion de nos dépenses opérationnelles, afin de soutenir ce développement.

Quelles étaient les dépenses opérationnelles liées à votre développement ?

N.B. : Chez Jimmy Fairly, nous avons toujours gardé un esprit startup, avec l’envie de donner un maximum de flexibilité à nos salariés. Mais comment faire pour les équipes en déplacement ? Par exemple, nos équipes marketing partaient régulièrement en photoshooting donc il fallait trouver une solution pour les accompagner au mieux dans ces déplacements en France et en Europe.

Dans ce contexte de déplacement, il y a deux types d'achats : les réservations liées au voyage et les besoins liés aux séances photos (accessoires, vêtements, etc). En amont du déplacement, les équipes font leurs achats en ligne (billets de train ou d’avion, hôtel, etc). Puis le jour J, même si on est très organisé, il y a toujours des achats de dernière minute.

Le développement du réseau de boutiques est également une thématique importante. Là aussi, les déplacements sont nombreux, et comme les boutiques sont gérées en propres, toute cette partie développement représentait des dépenses non-négligeables. Généralement, une équipe part 2-3 jours avant l’ouverture, puis s’occupe d’organiser le lancement officiel de la boutique. Il y a évidemment toujours quelques petites choses à acheter sur place, pour être sûr que tout se passe dans les meilleures conditions.

Enfin, il y a les achats au siège, nous avons par exemple un seul back office pour le site e-commerce et toutes nos boutiques. Pour gérer cela, nos équipes Dev’ ont développé des APIs, et dépensent en outils IT. Nous avons également pas mal d'abonnements à des outils SAAS (Software as a Service). Nous sommes très friands des derniers outils comme Slack, Workplace, Evernote, Dropbox... et cela implique de régler les abonnements !

Avant Spendesk, nous n’avions que 2-3 cartes bancaires pour toute l’entreprise. Alors si une équipe partait en photoshooting, une autre équipe partait pour l’ouverture d’une boutique et que le dirigeant était en même temps en déplacement, nous n’avions plus aucune carte à disposition. Cela pouvait bloquer le travail d’autres équipes, sans parler du manque de contrôle et de suivi des dépenses faites sur ces quelques cartes.

Comment gériez-vous les dépenses avec 3 cartes ?

N.B. : Avec tous ces postes de dépenses et seulement 3 cartes bancaires, il était compliqué de suivre la trésorerie. Comment savoir qui a fait telle dépense quand on partage tous les mêmes cartes ?

Du fait de notre forte croissance et de l'augmentation du nombre de points de vente, du nombre de collections, des besoins en IT, on se retrouvait souvent au même moment avec tout le monde qui avait besoin d'une carte pour faire des dépenses.

Le tout était devenu assez compliqué à gérer, en plus de notre comptabilité externalisée. Le comptable s'arrachait les cheveux à chaque fin de mois pour essayer de récupérer les infos à droite, à gauche. Par conséquent, trouver une solution dédiée à cette problématique est devenue une priorité.

Quels étaient vos objectifs dans la recherche d'une solution ?

"Débloquer les équipes et leurs donner un maximum de flexibilité."

N.B. : Le premier sujet lorsque nous avons cherché une solution comme Spendesk, était de débloquer les équipes — ça arrivait trop souvent. Nous voulions donner le plus d’autonomie possible à nos salariés et éviter les process trop contraignants. Parce que cela fait vraiment partie de notre ADN.

Il y avait aussi un gros sujet sur la frustration des salariés, qui se retrouvaient bloqués pour quelque chose qui ne concernait pas directement leur travail. Il y avait toujours la solution de faire des notes de frais, mais qui est embêtante pour les salariés et la compta. Qui plus est, si la somme à avancer est importante, le passage en note de frais est très pénible !

"Contrôler, suivre les dépenses et récupérer tous les justificatifs."

Et une fois les dépenses effectuées, de l’autre côté la comptabilité s’arrachait les cheveux pour récupérer tous les justificatifs manquants. Même si on avait le reçu, se rappeler, où, quoi, comment ? C'était compliqué.

Au tout début, on était une petite équipe d’une dizaine de personnes, donc on arrivait à savoir. Mais avec la croissance de l’équipe, le nombre de dépenses a aussi augmenté et ça devenait un vrai calvaire. On avait besoin de suivre nos budgets, et le problème c’est qu’on n’avait aucune visibilité. Si vous êtes en charge du rapprochement bancaire, vous voyez bien de quoi je parle [rires]. Pour les paiements par CB, le libellé sur le relevé de compte parfois, ne correspond pas du tout à la dépense. Ça peut être un vrai petit jeu d'énigme !

Qu'est-ce que Spendesk vous apporte ?

"Des cartes physiques pour les équipes en déplacement."

N.B. : Pour les équipes en déplacement, nous avions vraiment besoin de flexibilité et de traçabilité. Alors, au tout début, Spendesk nous a permis de donner une carte physique à chaque équipe. Puis nous avons donné plus de cartes à certains pôles, notamment à l’équipe “Retail”. En effet, le Directeur Commercial et les Directeurs Régionaux, qui gèrent plusieurs boutiques, sont souvent en déplacement donc chacun possède une carte, reliée à un budget mensuel adapté au secteur couvert. On va y compter les frais de déplacement, les déjeuners, les logements, etc.

L’équipe marketing dépense aussi beaucoup. Comme Adeline par exemple, notre Responsable du Visual Merchandising, qui a aussi sa propre carte Spendesk.

"Des cartes virtuelles pour les achats en ligne."

Lorsque nous avons découvert Spendesk, nous n’étions pas intéressés par les cartes virtuelles au premier abord. Mais nous nous sommes vite rendus compte que pour nos achats en ligne nous avions besoin de plus de sécurité. Et les cartes virtuelles Spendesk étaient la meilleure solution pour éviter les fraudes.

En effet, les cartes Spendesk peuvent être générées pour un usage unique, ou un abonnement spécifique. Cela a vraiment changé la vie de nos équipes qui dépensent en ligne. Ils font simplement une demande de carte virtuelle depuis la plateforme, qui doit être d’abord validée par le manager pour être générée.

Quand on était dix, on n'avait évidemment pas besoin de validation à proprement parler mais avec l’équipe qui grandissait, ça devenait de plus en plus complexe de suivre et valider les dépenses. Spendesk est un vrai plus de ce point de vue là !

"La réconciliation des dépenses grandement facilitée."

Pour ce qui est des justificatifs, ça nous a réellement changé la vie. Les cartes Spendesk n’ont absolument rien à voir avec les cartes bancaires traditionnelles. Si je prends mon exemple, quand j'étais encore sur les ouvertures de boutiques, j’avais ma petite enveloppe, dans laquelle je mettais tous les reçus de mon déplacement. Puis, quand je revenais au bureau, j’ouvrais mon enveloppe, je re-listais tous mes petits reçus, et étant quelqu’un de sérieux [rires] tout était bon, mais pour certains c’était un peu plus compliqué. Aujourd’hui avec l’application mobile de Spendesk, on prend immédiatement en photo son reçu une fois l’achat effectué, et on peut se débarrasser du reçu papier. Plus besoin de petite enveloppe, ni de partir à la chasse aux reçus manquants une fois rentré de déplacement.

C’est un vrai gain de temps pour tous nos salariés qui partent en déplacement : ils ont tous l’application Spendesk sur leurs téléphones, prennent en photo chaque reçu, ajoutent une description et toutes les informations sont transmises en temps réel dans la plateforme. On a désormais bien plus de visibilité !

"La gestion des notes de frais."

Depuis le début de l'année 2019, nous avons également intégré la partie gestion des notes de frais sur Spendesk. C’est une fonctionnalité très pratique pour ceux qui n'ont pas de carte, mais qui ont quelques frais de temps en temps. On ne pourra jamais éliminer à 100% la note de frais chez Jimmy Fairly, il y en aura toujours quelques-unes. Mais grâce à Spendesk, c’est aussi très simple de soumettre une note de frais que faire une demande d’achat via la plateforme. Ça passe par le même processus de validation paramétré dans la solution.

"Un paramétrage comptable facile et rapide."

Au lancement de Spendesk, il y a eu quelques allers-retours entre les équipes Spendesk et notre Contrôleuse de Gestion, ainsi que notre Comptable. Il fallait paramétrer différents libellés, différents codes comptables. Grâce à ce travail en amont, Spendesk sait aujourd’hui automatiquement associer telle dépense, tel fournisseur, tel compte de charge. C’est magique !

Pour ce qui est de l’export comptable, on a aussi pu paramétrer Spendesk pour qu’il s’adapte à notre outil comptable et que cette communication entre les deux outils soit simple. C'est vraiment un gros plus.

Que pensent vos collègues de Spendesk ?

Nos employés sont ravis d’utiliser une solution comme Spendesk. Ça leur simplifie vraiment la vie. Charlotte, par exemple, est Coordinatrice Retail et s'occupe donc de toutes les ouvertures de boutiques. Elle accompagne au quotidien les équipes commerciales et la vie courante des boutiques. Elle est souvent en déplacement et centralise tous les besoins potentiels des boutiques. Pour mener à bien ses missions, Charlotte utilise Spendesk et elle est beaucoup plus autonome sur la gestion de ces dépenses.

"Spendesk me permet d'être autonome et de gagner du temps quand j'ai des achats à faire. Je n'ai plus à attendre qu'on me donne une des cartes de l'entreprise et grâce à l'application mobile, je peux suivre toutes mes dépenses. C'est super simple et intuitif."

Charlotte Noël (Coordinatrice Retail)

Daphné qui fait de la gestion de projet chez Jimmy Fairly est aussi amenée à faire des déplacements.

"J'adore l'appli mobile. Elle est très pratique à utiliser quand on est en déplacement et nous permet de gagner beaucoup de temps. Je peux prendre en photo mon reçu dès que je paie avec ma carte Spendesk."

Daphnée Duchatel (Project and Culture Manager)

Alexandra, quant à elle, est notre Directrice Marketing. Elle accompagne très souvent les équipes photos et communication sur la création de contenus, les shootings, etc.

"On utilise tout le temps Spendesk, c’est hyper pratique. Tous mes paiements sont ajoutés à la plateforme en temps réel et je peux déposer directement mes reçus. L’app mobile est géniale aussi."

Alexandra Vogele (Directrice Marketing)

Adeline, qui s’occupe de la partie visual merchandising utilise aussi Spendesk. Elle doit gérer l’habillage des boutiques, l’accessoirisation des boutiques, la création d'un univers propre à chaque boutique.

"Spendesk est un outil super intuitif. Moi qui ai toujours eu du mal avec les factures et l’administratif, c’est tellement plus simple maintenant !”

Adeline Naintré (Visual Merchandising Manager)

Enfin, Inès, notre Responsable du Contrôle de Gestion, connaît Spendesk bien mieux que moi, surtout la partie contrôle. Depuis que nous avons implémenté Spendesk, à chaque fin de mois, l’outil permet de sortir un petit classement des utilisateurs ayant soumis le plus de reçus. On a aussi un mail envoyé tous les mois aux mauvais élèves, l’objectif étant d’ajouter les reçus manquants pour gagner des places dans le classement des bons élèves. Comme chacun est responsable d’ajouter ses propres reçus, ces alertes automatiques permettent de sensibiliser nos employés, de les responsabiliser, et de simplifier le travail de notre équipe financière.

"Spendesk est un outil intuitif et intelligent, qui permet de suivre très simplement les dépenses des équipes. Sa flexibilité est un avantage non négligeable pour accompagner la croissance de notre entreprise, tout en garantissant un cadre de gestion.”

Inès Rouguy (Responsable Contrôle de Gestion)

Pour conclure, j'aimerais souligner que ce n'est pas évident de trouver un outil comme Spendesk où l'adoption se fait aussi rapidement et où les salariés voient réellement la valeur ajoutée de ce qu'on leur propose.

Grâce à Spendesk, l'équipe finance devient un vrai partenaire business dans l'entreprise et permet à tous de mener à bien leurs missions. Le pari gagné, c'est aussi de garder quelque chose de fun et pas rébarbatif pour les salariés, même sur des sujets administratifs et financiers.

Spendesk nous permet tout simplement de le faire de façon ludique !