Spendesk Factures : automatisez simplement votre processus de factures fournisseurs

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Spendesk Team

Publié le 8 novembre 2022

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4min environ
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Dans chaque entreprise, l’équipe financière est une arme secrète au service de la croissance de l’entreprise. C’est elle qui maintient la trésorerie à flot, qui permet à la machine de tourner et qui évite souvent que le pire arrive.

Elle joue donc un rôle central, quel que soit le contexte économique. Dans un monde où nombre d’entreprises doivent toutefois faire face à l’inflation et à des perspectives conjoncturelles délicates, les équipes financières doivent pouvoir se libérer d’un certain nombre de tâches chronophages et fastidieuses pour se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Un exemple concret : le traitement des factures. Les factures des fournisseurs tiennent la deuxième place en termes de perte de temps pour les équipes financières, derrière le reporting manuel

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Ce processus n’apporte que très peu de valeur ajoutée. Il n’implique pas d’analyse ou de travail en profondeur. Si, bien entendu, les sommes dues doivent être payées, les talents de vos experts financiers pourraient sans aucun doute être mis à contribution ailleurs.

Alors, pourquoi ne pas automatiser tout le processus ? Éliminez ces tâches lentes et répétitives, concentrez vos efforts sur la prospérité et la résilience de votre entreprise.

Il est temps de passer à un processus de gestion automatisé des factures fournisseurs.

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Pourquoi automatiser votre processus de gestion des factures ?

En moyenne, une entreprise règle plus de 100 factures par mois. Celles-ci représentent généralement plus de la moitié des dépenses (hors-paie), et peuvent rapidement devenir une source de contraintes pour l’entreprise, tant en termes de temps que de coûts.

Pourtant, 2/3 des entreprises valident encore à la main le suivi de leurs factures. Qu’il s’agisse d’e-mails, d’appels téléphoniques ou de conversations par messagerie instantanée, de nombreuses ressources et heures de travail sont ainsi gaspillées sur des tâches à faible valeur ajoutée.

Cette situation ne vous est sûrement que trop familière. Pour y remédier, vous pouvez compter sur les nouvelles fonctionnalités de Spendesk, dédiées aux Factures Fournisseurs. Leur but est de vous apporter une solution rapide et efficace pour enfin vous débarrasser de ces tâches.

Ces nouveaux atouts vous permettent de réaliser des économies massives de temps et d’argent lors du traitement de vos factures fournisseurs. Elles sont basées sur le même système que celui conçu pour la gestion de vos dépenses par carte. L’objectif est de transformer les méthodes complexes et bureaucratiques propres à la gestion des dépenses d’une entreprise.

De l’engagement d’achat jusqu’au paiement, un processus rapide, fiable et sécurisé

Pour Spendesk, les défis auxquels les équipes financières doivent faire face sont toujours au premier plan. L’an dernier, nous avons lancé des fonctionnalités permettant de suivre lesbons de commande et les dépenses liées auxbudgets des équipes. Celles-ci résolvent les problèmes de visibilité et de sécurité généralement associés au processus d’engagement de la dépense.

Cette fois-ci, c’est l’ensemble du processus de facturation qui a été repensé. 

Voici comment automatiser simplement votre processus de factures fournisseurs avec Spendesk :

NOUVEAU ! Automatisez l’intégralité de votre processus de traitement des factures avec Spendesk

Ce nouveau processus est d’une élégante simplicité. Voici comment il fonctionne. 

1. Finie la paperasse, soumettez vos factures par e-mail ou par mobile

Télécharger une facture dans l’application Spendesk est déjà très simple. Toutefois, comme la plupart des fournisseurs envoient leurs factures par e-mail, le processus est désormais encore plus intuitif et plus rapide.

Il vous suffit de transférer l’e-mail auquel est jointe la facture : Spendesk remplit automatiquement toutes les informations nécessaires et effectue une demande de paiement.

(Astuce : vous pouvez également créer des règles de transfert dans les paramètres de votre boîte de réception pour automatiser entièrement le processus.)

Si vous avez également des factures papiers qui traînent, vous pouvez les soumettre en un clin d’œil.

Il vous suffit d’ouvrir l’application mobile Spendesk, de prendre une photo de la facture, et voilà !

Ce qu’en disent nos clients

 “J’adore Spendesk” - La meilleure application pour gagner du temps quand on est sur le terrain ! 

2. Utilisez l’OCR pour extraire les informations et gagner du temps

Oubliez la saisie de données manuelle. La puissante technologie de Spendesk extrait les informations clés de la facture pour remplir l’ensemble des champs obligatoires : numéro de facture, date d’émission, montant total…

Tout le monde gagne non seulement du temps, mais ces fonctionnalités contribuent également à réduire les problèmes de communications et les erreurs humaines.

Plus important encore : ce système libère vos équipes, qui peuvent se consacrer à d’autres missions essentielles.

3. Automatisez la validation des factures et la mise à jour des budgets

Fini les e-mails perdus ou les pièces jointes manquantes. Les factures et les bons de commande sont immédiatement envoyés au responsable du budget concerné pour que ce dernier puisse procéder à la validation du paiement.

Les managers reçoivent une notification instantanée lorsqu’une facture est soumise (par e-mail, par Slack ou par l’application Spendesk). Ils peuvent l’examiner et la valider, où qu’ils se trouvent, depuis leur mobile ou leur terminal personnel.

Vous pouvez en outre suivre les dépenses d’un centre de coûts avec une visibilité en temps réel sur les budgets existants.

Cela garantit la transparence des dépenses réalisées par les responsables de budgets, et permet à l’équipe financière de profiter d’une plus grande visibilité sur les achats engagés.

4. Accélérez la clôture comptable mensuelle 

Pour les comptables chargés de leur suivi, la gestion des factures est désormais un jeu d’enfant.

Notre onglet ‘Préparer’ vous permet de vérifier, d’approuver et de planifier les paiements de factures dans le cadre d’un processus parfaitement fluide, qui vous libère des échanges sans fin à la recherche de factures et de leurs informations.

Vous pouvez alors réduire drastiquement le temps passé à la clôture de vos comptes mensuels. Automatisez l’extraction de la TVA, l’allocation des comptes de charges et la réconciliation des paiements. 

5. Payez vos fournisseurs en toute confiance – directement depuis Spendesk

Vous pouvez maintenant payer les factures de vos fournisseurs directement depuis votre portefeuille Spendesk.

En tant que responsable du compte, vous profitez d’une piste d’audit claire, vous informant du contexte de chaque facture. C’est ce qui vous permet de confirmer les paiements en toute sérénité.

Et le rapprochement des paiements est entièrement pris en charge !

PROCHAINEMENT DISPONIBLE ! Enregistrez vos avoirs fournisseurs

Nous préparons d’autres fonctionnalités d’automatisation pour vos factures fournisseurs ! Vous pourrez bientôt enregistrer les avoirs fournisseurs pour votre comptabilité et vos processus de paiement dans Spendesk.

Vous disposerez ainsi d’une source fiable unique pour les soldes de vos comptes, ce qui vous permettra de réduire les erreurs, de maintenir une comptabilité propre et précise et d’enregistrer des avoirs pour vos factures actuelles et futures.

Bien plus qu’une simple solution d’automatisation des factures

Spendesk centralise les paiements de plusieurs solutions en un seul et même lieu pour faciliter la vie des salariés et faire bénéficier aux équipes financières d’un contrôle total sur les dépenses. Nous avons regroupé tous les achats hors-paie – des factures fournisseurs jusqu’aux dépenses par carte et aux remboursements des notes de frais – dans un seul et même processus standardisé. Toutes les parties prenantes peuvent ainsi s’appuyer sur une source fiable unique qui leur donne toute la sérénité nécessaire.

 L’intégration de toutes les dépenses dans un seul système facilite certes la vie des salariés, mais elle constitue également une solution plus intelligente pour l’entreprise, qui lui permet de réaliser d’importantes économies de temps et d’argent.

Vous découvrez Spendesk ?

Notre équipe est là pour vous aider ! Réservez une démonstration pour en apprendre plus sur l’automatisation de la gestion des dépenses.

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Vous êtes déjà client Spendesk ?

Gérer vos Factures avec Spendesk est inclus dans tous les abonnements. Activez la méthode de paiement Factures dans vos paramètres, et essayez-la par vous-même.

Notez que les fonctionnalités mentionnées ici sont disponibles à partir de l’abonnement Essentials.