Comment We Are Social a simplifié la gestion de ses dépenses

Créée à Londres en 2008 et lancée deux ans plus tard en France, We Are Social est une agence de conseil en communication née de l'ère du web social, une agence conversationnelle. Sa mission : mettre sa créativité et son ambition au service de marques visionnaires. Présente dans 9 pays, l'agence accompagne déjà de belles marques telles que Google, Renault, BNP Paribas, AccorHotels ou encore SNCF.

Découvrez à travers cette interview realisée avec Fabien Hénaut, Responsable Administratif et Financier chez We Are Social, comment l'entreprise a simplifié la gestion de ses dépenses.

Un business qui grandit génère forcément pas mal de désordre au niveau des dépenses. J'avais de plus en plus de paiements à traiter tout seul, entre les factures manquantes et les cartes qui circulaient, c'était devenu difficilement gérable. Il nous fallait une solution pour garder de l'agilité, nous l'avons trouvée avec Spendesk

Comment gériez-vous vos dépenses avant Spendesk ?

Chez We are Social nous avons différents types de dépenses à gérer: les nôtres bien sûr mais aussi celles que nous faisons pour nos clients. En effet, en tant qu'agence, nous achetons beaucoup de choses pour les entreprises dont nous gérons la présence en ligne, comme par exemple des photos sur des banques d'images, une musique pour une vidéo, des goodies pour des jeux concours. Nos clients passent souvent par nous car leurs processus d'achat sont trop lourds, et nous nous devons donc d'être plus agile qu'eux.

Avant Spendesk, nous avions deux cartes de crédit qui circulaient entre les collaborateurs pour tous leurs achats opérationnels. Ce n'était clairement pas pratique, pour peu que tout le monde en ait besoin en même temps... Cela signifiait aussi que l'on pouvait me déranger plusieurs fois par jour pour obtenir la carte pour des régler des petits montants et que je devenais un intermédiaire. Mais le pire était quand la carte disparaissait et que nous ne savions pas qui l'avait en dernier. J'ai dû à 2 reprises faire opposition sur la carte car je la croyais perdue alors qu'elle était simplement au fond d'un tiroir. La récupération des factures était aussi un vrai challenge. Chaque mois, il me manquait les factures pour 30 000€ de dépenses, nous étions face à de véritables "débits fantômes". Sans parler du risque de fraude…

La réconciliation et le traitement comptable des dépenses était aussi un vrai casse-tête. Nous scannions la totalité des factures fournisseurs pour les archiver en ligne. En parallèle, nous avions un excel centralisant tous les paiements, où nous tentions de matcher chaque paiement avec les justificatifs correspondants. Outre la chasse aux justificatifs qui était un vrai cauchemar, il était ensuite très compliqué d'assigner chaque dépense au bon projet. On multipliait les sources d'informations, et aucune n'était complète, ni mise à jour.

Pourquoi aviez-vous besoin d'un logiciel de gestion tel que Spendesk ?

J'avais réellement besoin d'un outil qui m'accompagne d'un point de vue reporting mais aussi opérationnel. Je n'avais aucune visibilité en temps réel sur les flux au sein de l'entreprise alors que j'ai besoin de pouvoir justement contrôler les dépenses engagées.

Mon métier exige d'être capable d'avoir des données exploitables pour optimiser nos process et budgets. De plus, la gestion des frais et paiements est chronophage et frustrante : je perdais un temps fou à traiter les notes de frais, ce qui n'est pas mon job ni celui de mes équipes. Nous devions libérer du temps pour tous afin de pouvoir se focaliser sur nos vraies tâches.

Pourquoi avoir choisi Spendesk ?

Spendesk est une solution innovante, et il nous a paru essentiel de choisir un logiciel qui soit en ligne avec notre ADN et notre vision métier. La vraie valeur ajoutée pour nous aujourd'hui concerne la gestion des demandes d'achat et l'émission de cartes virtuelles, cela permet à nos collaborateurs de réaliser leurs achats en ligne en toute autonomie et de façon sécurisée.

Et maintenant, comment gérez-vous les dépenses ?

En terme de reporting, Spendesk nous permet d'assigner un code projet et un code client à chaque dépense et donc de gagner en précision sur le suivi des coûts et sur le calcul de notre marge brute. Je me suis rapidement rendu compte que nous avions tendance à surévaluer notre marge brute en passant certain coûts directs en frais généraux. C'est corrigé et le suivi de nos dépenses et de nos budgets est donc optimisé.

La clôture comptable est simplifiée. Spendesk me permet de déléguer la responsabilité de fournir la facture à la personne qui fait un achat, c'est un vrai gain de temps. Comme l'outil est à la fois user-friendly et ludique, les employés jouent le jeu et sont plus enclins à fournir leurs factures.

Avec Spendesk, je contrôle les dépenses des équipes tout en leur accordant le bon degré d'autonomie. Je suis beaucoup plus serein aujourd'hui. C'est un vrai gain de temps et donc d'argent ! J'estime que nous avons économisé plus de 2 jours par mois aujourd'hui, soit plus de 6000 euros par an !

**Fabien Hénaut, RAF chez We Are Social
**Fabien rejoint We Are Social en 2013 en tant que Responsable Administratif et Financier après 2 ans d'audit chez PWC. Pour l'anecdote, ce diplômé de l'EM Lyon a découvert son futur poste sur Twitter ! Sa mission : faciliter la vie et le travail de ses 120 collaborateurs. Son objectif : minimiser les process tout en garantissant la sécurité financière de l'entreprise. Aujourd'hui à la tête d'une équipe de 3 personnes, il accompagne la croissance de l'agence qui est passée de 40 à 120 personnes et a quadruplé son chiffre d'affaires (de 4 à 17 M€) ces dernières années.