Les 10 règles cardinales pour moderniser sa gestion des dépenses pro

Les dépenses de l'entreprise peuvent être de plusieurs types :

1. Les dépenses stratégiques sont généralement centralisées et gérées par des décideurs qui ont la responsabilité sur des dépenses spécifiques. Elles peuvent être gérées au moyen de factures, virements électroniques et bons de commande.
   

2. Les dépenses opérationnelles sont également centralisées, mais les dépenses sont effectuées par les gestionnaires et les employés dans leur vie professionnelle de façon quotidienne. Elles comprennent les achats par carte, abonnements, campagnes digitales, événements, commandes diverses pour le bureau ou encore les voyages d'affaires.
   

3. Les autres frais, contrairement aux dépenses stratégiques et opérationnelles, représentent un nombre important de petits achats qui peuvent être difficiles à suivre. Il s'agit notamment des paiements par carte, demandes de remboursement des dépenses terrains et des frais de déplacement.
   
   La gestion des dépenses est le processus par lequel les entreprises gèrent toutes ces dépenses professionnelles. Elle tient compte de l'ensemble du processus d'achat : approbations d'achat, méthodes de paiement, traitement des factures, note de frais, réconciliation des justificatifs, catégorisation des dépenses, taux de TVA, etc. pour une bonne tenue de la comptabilité.
   
   Les outils de gestion des dépenses deviennent nécessaires lorsque le nombre d'employés augmente et que l'équipe finance a besoin d'une meilleure visibilité et d'un meilleur contrôle de la trésorerie. Les employés ont besoin d'outils flexibles et intuitifs pour pouvoir dépenser facilement et être en mesure de faire leur travail.
   
   C'est à ce moment-là que Spendesk devient le bon choix.

Spendesk fournit des moyens de paiement connectés à une plateforme puissante de gestion des dépenses conçue pour les équipes financières.

Il s'agit notamment de cartes de débit pour remplacer les cartes bancaires traditionnelles, de cartes virtuelles pour les achats en ligne et de notes de frais automatisées pour les achats imprévus.

Pour les employés
Les employés n'ont plus besoin d'avancer de l'argent. Ils demandent simplement des fonds pour un achat particulier et peuvent utiliser leur carte Spendesk physique ou virtuelle pour effectuer le paiement.

Si, pour quelque raison que ce soit, l'employé ne peut pas utiliser sa carte Spendesk, il prend une photo du justificatif via l'application mobile et crée une note de frais en temps réel.

Elle est envoyée directement à son responsable pour validation, puis à l'équipe financière.

Pour les équipes financières
Chaque employé a son propre profil sur Spendesk et son propre budget. Contrairement aux cartes bancaires classiques, vous savez en temps réel qui dépense quoi.

Spendesk permet aux contrôleurs de créer des limites de dépenses et des approbations préalables. Par exemple, les décideurs et responsables auront un niveau de dépenses préapprouvé, différent de celui des autres collaborateurs.

Si un employé a besoin de revoir son budget pré-approuvé, il peut en faire la demande à son responsable via l'application mobile ou web.

Les équipes financières peuvent suivre l'ensemble des dépenses et assurer ainsi le suivi des reçus ou factures manquantes, en envoyant des rappels aux employés.

Le suivi des dépenses est également plus facile car les équipes financières peuvent regrouper les dépenses et leur attribuer les bons taux de TVA et comptes de charges, avant de tout exporter en quelques clics vers leurs outils comptables.

Spendesk fluidifie l'ensemble du processus de gestion des dépenses de l'entreprise, la rendant complète, intuitive et efficace.