Comment faire un budget prévisionnel pour un projet ?

Un chef de projet n’est pas toujours expert-comptable, et inversement. Alors, comment construire et suivre un budget prévisionnel quand on est avant tout un opérationnel ?

Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel représente la part du chiffre d’affaires d’une entreprise alloué à l’exécution d’un projet précis. Le budget prévisionnel peut également faire partie du business plan, puisqu’il s’agit du document fondateur d’un projet.

Lorsqu’un projet est sujet à autofinancement, les ressources allouées sont réparties en centres de coûts, correspondant à tous les aspects du projet.

Là où un budget prévisionnel d’ensemble peut prévoir et synthétiser les recettes et dépenses d’une entreprise entière, le budget prévisionnel de projet se concentre sur une action précise et mesurée dans le temps. Ainsi, tous les budgets prévisionnels de projets ne correspondent pas nécessairement aux durées des exercices comptables habituels.

Quel est l’intérêt d’un budget prévisionnel ?

Contrairement à un budget classique, le budget prévisionnel a pour avantage de prendre en compte un maximum de paramètres pour gérer les dépenses en vue de la réalisation d’un projet.

La budgétisation d’un projet permet ainsi de suivre toutes les parties mouvantes et les dépenses nécessaires à la croissance d’une activité.

De quels éléments se compose un budget prévisionnel ?

On peut décomposer un budget prévisionnel en ses éléments les plus simples :

• Les frais de déplacement ;

• Les frais de logistique ;

• Coûts indirects ;

• Charges sociales ;

• Charges d’exploitation ;

• Fiscalité et autres charges financières ;

• Charges de travail.

Dans tous les scénarii, le budget est à équilibrer avec les sources de financement, qu’il s’agisse de fonds propres, d’investissements ou de subventions.

Dans ce dernier cas, il convient donc d’inclure la demande de subvention dans le budget du projet, car c’est parfois un emploi à temps plein, surtout pour les associations.

Dans tous les cas, les mouvements de trésorerie devront apparaître en € TTC et représenter tous les frais de gestion du projet, entrées comme sorties.

Toutes ces questions de forme vous font réfléchir à deux fois avant de créer votre budget prévisionnel ? Nous avons une idée : s’appuyer sur notre modèle de budget prévisionnel. Ce modèle complet vous permettra d’avancer rapidement dans la création et la budgétisation de votre prochain projet :

Quel rapport entre budget prévisionnel et budget réel ?

Le budget réel constitue les dépenses opérationnelles effectuées dans la réalisation d’un projet. Celles-ci ne peuvent être présentées qu’après le terme du projet ou d’une période budgétaire donnée.

Grâce à un budget prévisionnel, on évalue le degré de rentabilité et les marges d’un projet. L’ensemble mis bout à bout des projets et de leur budget participe au bilan prévisionnel, qui contextualise toutes les actions mises en place par l’entreprise pour sa stratégie à long terme. Pour autant, établir le budget prévisionnel d'une PME s'avère être un exercice plus nuancé.

Le respect du budget prévisionnel est donc un des arguments principaux pour la rentabilité d’une entreprise, c’est même un sine qua none pour beaucoup de partenaires financiers (investisseurs, banques, organismes d’état…).

Structurer son budget prévisionnel

Savoir donner du sens à son budget prévisionnel est un des talents fondamentaux lors du lancement d’un projet ou de la création d’entreprise. La mise en place de son budget influe de fait sur la qualité de gestion de projet et sur le compte de résultat de l’entreprise.

En coordination avec l’équipe finance, le chargé de projet aura pour mission de transmettre ses besoins chiffrés à la comptabilité, qui établit ensuite le besoin en fonds de roulement (BFR).

Fixer les objectifs de son projet

Le budget total d’un projet est conditionné par les objectifs qu’ont souhaite atteindre et les moyens prêts à être mis à disposition pour y parvenir.

La réalisation du projet tient donc à un ensemble de bonnes pratiques, aussi bien budgétaires qu’opérationnelles. Dans la check-liste du chef de projet conscient de son budget, on trouve notamment :

• Une mise à plat complète des indispensables pour la mise à bien du projet ;

• Les outils requis (comme les logiciels de gestion) ;

• Les besoins en main-d’œuvre et les compétences associées ;

• La mesure du budget imprévu, l’idée étant de prévoir le pire tout en espérant le meilleur.

On pourrait énumérer de la sorte bon nombre d’éléments pouvant entrer dans le budget prévisionnel d’un projet. La nature de ce dernier et sa durée sont autant de facteurs pouvant modifier profondément l’approche d’anticipation des coûts.

On peut toutefois résumer la planification et la création d’un budget prévisionnel en un mot : chiffrer autant que possible pour justifier du financement d’une action.

Identifier ses postes de dépense

Peu importe l’ampleur d’un projet, ses postes de dépenses structurent la manière dont les ressources sont allouées pour chaque aspect du projet.

En ayant déjà mené des projets similaires, on peut aisément anticiper les principaux postes de dépense. S’il n’y a aucun précédent, on peut s’appuyer sur une étude préalable ou sur un livre blanc. Les ressources extérieures pouvant alimenter la réflexion autour des moyens à mettre à disposition d’un projet ne manquent pas.

Dites au revoir (ou même adieu) aux budgets Excel

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