Ahora, gracias al tiempo que ahorramos con Spendesk, he podido centrarme más en el análisis de costes y el reporting.

La experiencia de Francisco con Spendesk

El sector energético atraviesa un periodo de crecimiento acelerado y cambios sin precedentes. Francisco aprovechó esta oportunidad para transformar sus procesos y dar un mejor servicio a las personas que trabajan en Powerdot. El resultado ha sido un éxito rotundo para la empresa.

Primer paso: simplificar los procesos de gasto y pago

Cuando Francisco Maya, coordinador financiero de Powerdot, recuerda cómo su equipo financiero gestionaba el control de gastos, reconoce que el sistema era innecesariamente complejo.

«Antes trabajábamos con 12 hojas de Excel diferentes para controlar todos los costes de la empresa».

«Los empleados enviaban las domiciliaciones bancarias y las facturas de proveedores a través de un formulario de Google y nosotros recopilábamos toda la información en Google Sheets, separada por entidad».

«Gestionábamos los reembolsos de gastos y los pagos con tarjeta en distintas plataformas. La recopilación de justificantes de las tarjetas era especialmente caótica. Los empleados tenían sus propias tarjetas, pero era difícil controlar todos los pagos y los justificantes que faltaban».

«Teníamos muchísimas hojas de Excel y diferentes plataformas. Ahora utilizamos solo una. Spendesk realmente nos ha facilitado el trabajo».

Afortunadamente, la solución 7 en 1 de Spendesk permite a los empleados de Powerdot gestionar todos los procesos de gasto desde una única plataforma.

Gestionar grandes volúmenes de facturas

Francisco calcula que Powerdot procesa cada mes millones de euros en facturas. Spendesk permite al equipo gestionarlas con facilidad:

«La tecnología OCR, que escanea automáticamente los datos de las facturas, cambia por completo la vida de quien las solicita».

Pero, según Francisco, esa no es la única funcionalidad transformadora de Spendesk.

«Otra funcionalidad esencial de Spendesk es la posibilidad de preparar archivos XML SEPA para pagar facturas. Hace dos años, cuando me incorporé, realizábamos unos 20 pagos por semana y ahora procesamos y pagamos alrededor de 500 facturas semanales. Eso habría sido imposible hace dos años y hoy solo es posible gracias a esta funcionalidad».

Dedicar el tiempo a tareas de mayor valor

«Hace dos años, una parte importante de mi trabajo consistía en enviar facturas y luego aprobarlas o revisarlas, junto con los gastos. Ahora, gracias al tiempo que ahorramos con Spendesk, he podido centrarme más en el análisis de costes y el reporting, algo mucho más interesante y estimulante».

Eso es precisamente lo que busca Spendesk: liberar a los empleados de tareas administrativas repetitivas para que puedan centrarse en el trabajo que realmente aporta valor.

Francisco lo tiene muy claro. De hecho, todo el equipo financiero se ha beneficiado de una transformación positiva gracias a Spendesk.

«El departamento financiero suele percibirse como una función muy tradicional dentro de una empresa. Spendesk nos ayudó a hacer que los procesos financieros fueran mucho más atractivos. Como resultado, los empleados se implican mucho más en los procesos financieros… ¡y los cumplen!».

Spendesk simplifica los procesos financieros para los empleados no financieros de Powerdot y hace que la gestión de gastos sea mucho más sencilla.

Una colaboración única impulsada por Spendesk

Una parte importante de los costes de Powerdot está relacionada con un tipo de proveedor muy específico: los proveedores de cargadores que Powerdot necesita para operar sus estaciones de recarga de vehículos eléctricos. Se trata de una relación clave para el negocio y Powerdot decidió involucrar a Spendesk en este proceso.

«Trabajamos a diario con este tipo de proveedores, ya que nos emiten muchísimas facturas y por importes elevados. Por eso decidimos invitarlos a Spendesk para que pudieran subir ellos mismos las facturas. Esto ha sido muy útil tanto para nosotros como para ellos, ya que permite hacer seguimiento de todas las facturas enviadas y comprobar el estado de aprobación y pago».

Con Spendesk, el proveedor sube directamente sus propias facturas mientras Powerdot disfruta de un 100 % de transparencia sobre todo el proceso. Ahorran tiempo y mantienen el control.

¿Por qué Spendesk?

El equipo de Francisco dedicó tiempo a investigar y comparar las mejores soluciones del mercado para sus necesidades.

«El año pasado empezamos a analizar muchas plataformas. Queríamos una empresa que creciera y evolucionara de forma exponencial. Además, los objetivos y las políticas de Spendesk parecían estar muy alineados con los de Powerdot».

«Entendimos que Spendesk apostaba claramente por el desarrollo de producto y seguía evolucionando constantemente la herramienta. Eso era muy importante para nosotros. Sentíamos que con Spendesk la plataforma siempre iba a seguir mejorando».

«Necesitábamos una herramienta de pagos centralizada y una plataforma sencilla, intuitiva y fácil de usar. Y Spendesk fue la respuesta».

Antes dedicaba un día entero a la semana a realizar pagos. Ahora puedo hacerlo en una hora como máximo.