Modelo 210 para no residentes: retenciones a proveedores extranjeros

Estás a punto de pagar a un desarrollador freelance en Lisboa o a una agencia en Nueva York y surge una duda razonable: ¿debe tu empresa retener parte del importe antes de transferirlo y declararlo a Hacienda? Es una situación habitual en los equipos financieros que trabajan con proveedores fuera de España, y la respuesta rara vez es evidente. Esta guía aborda la retención del Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR) desde la perspectiva del pagador: cuándo tu empresa está obligada a retener, qué formulario le corresponde y cómo documentar cada pago para no asumir una deuda tributaria que correspondía al proveedor.

El IRNR y su impacto en los pagos a proveedores no residentes

El IRNR grava las rentas que obtienen en España las personas y empresas que no residen aquí. Cuando tu empresa paga a un proveedor extranjero por un servicio vinculado a España, ese pago puede constituir una renta sujeta al IRNR. En estos casos, la ley atribuye la obligación de retener a quien paga, no a quien cobra.

El artículo 31 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes (Real Decreto Legislativo 5/2004), desarrollado por el reglamento aprobado mediante el Real Decreto 1776/2004, obliga a retener a las entidades residentes en España y a las personas físicas residentes que desarrollen actividades económicas. Según la AEAT, esto convierte a tu empresa en retenedora: debe calcular la retención, restarla del pago e ingresarla en Hacienda.

Existe una excepción que la propia AEAT recoge: la simple mediación de pago, es decir, abonar un importe por cuenta y orden de un tercero, no se considera satisfacción de la renta y no genera obligación de retener.

Pensemos en un caso frecuente. Tu equipo va a pagar a un desarrollador freelance establecido en Lisboa y, al revisar la factura, descubre que ese pago activa una obligación de retención en España que nadie había previsto en el presupuesto del proyecto.

El Modelo 210 para no residentes frente a los Modelos 216 y 296

El error más común es pensar que tu empresa debe presentar el Modelo 210. No es así. El Modelo 210 es la autoliquidación del propio no residente, o de su representante, mediante la que declara la renta obtenida en España. Cuando se habla del Modelo 210 para no residentes, se hace referencia a la declaración que corresponde al proveedor, no a tu empresa.

Para el pagador, el formulario es otro. El Modelo 216 es la declaración periódica mediante la que la empresa ingresa en la AEAT las retenciones practicadas. El Modelo 296 es el resumen anual informativo en el que se relacionan todos los perceptores y las cantidades retenidas durante el ejercicio.

Estos formularios se confunden a menudo en búsquedas como «IRNR Modelo 210» o «Modelo 210 IRNR», pero cumplen funciones distintas: el Modelo 216 y el Modelo 296 corresponden al pagador, mientras que el Modelo 210 corresponde al perceptor. Cuando la empresa retiene correctamente, el no residente, por lo general, no tiene que presentar el Modelo 210 por esa renta, porque el impuesto ya se ha ingresado mediante la retención.

Para tu empresa como pagadora, el Modelo 210 solo entra en juego para solicitar una devolución. Si has retenido de más, por ejemplo, al aplicar el tipo interno antes de que el proveedor aportara su certificado de residencia, ese exceso se recupera a través del Modelo 210.

Es el caso de una contable que está a punto de presentar un Modelo 210 a nombre de su empresa por los honorarios de una agencia extranjera, hasta que confirma que el formulario para ingresar la retención es el Modelo 216.

Pagos a proveedores no residentes sujetos a retención

No todos los pagos a un proveedor extranjero están sujetos a retención. La clave está en el criterio de territorialidad: la renta debe considerarse obtenida en España. Estos son los pagos que con más frecuencia entran en el perímetro de retención de una empresa:

• Servicios profesionales y técnicos vinculados a actividades desarrolladas en España.

• Cánones por licencias de software, propiedad intelectual o industrial y know-how.

• Intereses de préstamos y otros rendimientos del capital.

• Dividendos distribuidos a un socio no residente.

La distinción no siempre es evidente. Una factura puntual de consultoría estratégica encargada para un proyecto en España es un servicio profesional. En cambio, la cuota recurrente de una licencia SaaS puede calificarse como canon y estar sujeta a reglas propias. La calificación determina el tipo aplicable y las posibles exenciones, por lo que conviene resolverla antes de pagar, dentro de tu proceso de tramitación de facturas de proveedores.

La regla general es sencilla: si la renta se obtiene en España y no existe ninguna exención aplicable, hay que practicar la retención.

Tipos de retención y convenios de doble imposición

El tipo de retención depende del tipo de renta y del país de residencia del proveedor. Antes de aplicar cualquier convenio, estos son los tipos internos vigentes según la AEAT, actualizados en junio de 2025:

A los residentes en la UE, Islandia y Noruega se les aplica el 19 %. Al resto de contribuyentes, incluido Liechtenstein desde el 11 de julio de 2021, se les aplica el 24 %. Los servicios profesionales no tienen un tipo específico, sino que siguen el tipo general.

Un Convenio de Doble Imposición (CDI) puede reducir estos tipos, y algunas directivas europeas permiten aplicar una exención. Los cánones entre empresas asociadas de la UE pueden quedar exentos, con un tipo del 0 %, conforme al artículo 14.1.m de la LIRNR y a la Directiva 2003/49/CE. Los dividendos de una filial española a su matriz en la UE o el EEE también pueden quedar exentos, de acuerdo con el artículo 14.1.h de la LIRNR y la Directiva 2011/96/UE. Lo mismo sucede con los intereses satisfechos a residentes en la UE o el EEE, conforme al artículo 14.1.c de la LIRNR. Todas las exenciones están condicionadas, por lo que debes verificarlas caso por caso.

En la práctica, esto significa aplicar el 24 % a los honorarios de una agencia con sede en Estados Unidos y el 19 % a los de una agencia alemana por el mismo servicio.

Cuidado con los pactos en neto. Si acuerdas un importe neto con el proveedor, el artículo 31.2 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes exige que la retención equivalga a la deuda tributaria completa. Por eso, la base debe ser el importe íntegro, no el neto. Como consecuencia aritmética de esta regla, un honorario neto de 10.000 € al 24 % eleva la base hasta 13.157,89 €, con una retención de 3.157,89 €. Este resultado no procede de una fórmula específica de la normativa, sino del cálculo aritmético de elevar el importe neto a su base íntegra.

Documentos que necesita la empresa para retener e ingresar el IRNR

Documentación previa al pago

Retener correctamente exige contar con un expediente por cada pago. Sin la documentación adecuada no puedes aplicar un tipo reducido y, si lo aplicas sin justificarlo y posteriormente se rechaza, la responsabilidad recae sobre ti. Reúne estos documentos antes de pagar:

• Contrato o pedido que respalde la operación.

• Factura del proveedor no residente.

• Certificado de residencia fiscal emitido por la autoridad del país del proveedor, en el que conste la residencia «en el sentido del Convenio».

• Documentación del CDI aplicable.

El certificado de residencia fiscal es la pieza clave. Tiene una validez de un año desde su expedición y es indefinido cuando lo emiten Estados extranjeros para sus propios entes públicos. Sin un certificado válido, se aplica el tipo interno. Si vas a aplicar el 19 % en lugar del 24 %, obtén el certificado antes de practicar la retención, no después.

Aquí es donde centralizar las facturas de proveedores y su documentación de soporte marca la diferencia. Con la gestión de facturas y cuentas por pagar de Spendesk, tu equipo adjunta el certificado y el contrato a cada pago e identifica qué facturas están dentro del perímetro del IRNR, en lugar de reconstruir el histórico de pagos al cierre del trimestre.

Documentación para el ingreso y la conservación

Después de practicar la retención, completa el expediente con la documentación que respalda el ingreso ante la AEAT:

• Cálculo de la base y de la retención practicada.

• Justificante del ingreso en la AEAT.

En cuanto a la conservación, guarda el expediente durante cuatro años por el plazo fiscal y durante seis años por el Código de Comercio.

Presentación del Modelo 216 y del resumen anual, Modelo 296

Una vez calculada la retención, la declaración sigue una secuencia clara y completamente electrónica:

1. Identifica las facturas del período que están sujetas a retención.

2. Determina el tipo aplicable o la exención con la documentación en la mano.

3. Calcula la base íntegra y la retención correspondiente a cada pago.

4. Presenta el Modelo 216 por vía electrónica dentro de los primeros 20 días naturales de abril, julio, octubre y enero.

5. Presenta el Modelo 296 entre el 1 y el 31 de enero, referido al año natural anterior.

El Modelo 216 se presenta por trimestres. Las grandes empresas lo declaran mensualmente, dentro de los primeros 20 días del mes siguiente. Hay un detalle que a menudo se pasa por alto: aunque un CDI deje la retención en cero, sigues obligado a presentar un Modelo 216 negativo y a incluir al perceptor en el Modelo 296. Todo encaja mejor si estos plazos ya figuran en tu calendario del año fiscal. Los importes se declaran en euros y, para realizar la conversión, conviene seguir las indicaciones oficiales de la AEAT.

Toda esta secuencia depende de saber, antes de cada período, qué pagos transfronterizos han entrado en el perímetro. Cuando los pagos internacionales a proveedores están centralizados y Spendesk los cursa a través de Wise Platform en más de 30 divisas, tu equipo puede identificar con antelación qué facturas están sujetas a retención. Es justo lo que necesita un responsable de administración que prepara el Modelo 216 del primer trimestre durante los primeros días de abril. Así evita sorpresas de última hora durante el cierre de mes.

Errores frecuentes y sanciones al retener el IRNR

Los fallos más costosos al practicar retenciones del IRNR se pueden evitar. Estos son los que la AEAT detecta con más frecuencia.

Pagar el importe íntegro sin retener. Si abonas el importe bruto y no ingresas la retención, sigues siendo responsable de esa cantidad, que tendrás que asumir mediante el cálculo sobre el importe íntegro.

Aplicar un tipo reducido sin un certificado válido. Si aplicas el 19 % amparándote en un convenio y no puedes acreditar la residencia del proveedor, la AEAT puede regularizar la operación. El retenedor responde de forma directa como obligado a retener, no como responsable solidario.

Otro error frecuente es confundir el tipo aplicable a residentes en la UE con el de los residentes fuera de la UE, u olvidar la declaración negativa o el Modelo 296. Estos fallos formales también pueden activar el régimen sancionador.

El escenario típico llega meses después: la AEAT revisa una exención por convenio, la rechaza por falta de documentación y reclama a la empresa las cantidades no retenidas, además de los intereses y la sanción correspondiente. Esta carga aparece justo en el cierre anual y, para entonces, recuperar ese dinero del proveedor extranjero suele ser inviable.