Cómo tramitar las facturas de proveedores de forma más eficaz

Digitalizar y automatizar el proceso de tramitación de las facturas de proveedores permite hacerlo más eficaz, seguro y rápido. Da igual el tamaño de tu negocio: es probable que recibas muchas facturas de proveedores.

El circuito que siguen en la empresa puede ser complejo, lento y estar sujeto a riesgos. Los formatos de factura se han multiplicado en los últimos años y la facturación electrónica obligatoria avanza.

Entonces, ¿cómo puedes organizar el proceso de tratamiento de las facturas de proveedores para aumentar su eficacia? La respuesta está en la desmaterialización y la automatización del tratamiento. Vamos a analizarlo en profundidad.

En resumen

• El tratamiento de una factura de proveedor sigue cinco fases: recepción, registro, comprobación y aprobación, pago y archivo.

• Digitalizar y automatizar el proceso puede reducir errores, evitar duplicados y pagos indebidos, y acelerar los pagos.

• Un proceso automatizado ayuda a centralizar la documentación, mantener la trazabilidad del proceso y preparar la información necesaria para el tratamiento del IVA.

• La factura electrónica es obligatoria para determinados proveedores que facturan a la Administración (B2G) desde 2015. Para las operaciones entre empresas (B2B), la obligación se aplicará de forma escalonada tras la Ley Crea y Crece y su desarrollo reglamentario.

• Anticiparse a la obligación de factura electrónica te permite elegir mejor tu herramienta y llegar preparado.

Tratamiento de las facturas de proveedores: fases y formatos

Las facturas de tus proveedores llegan de muchas formas y a través de distintos canales. En todos los casos, el proceso para tratarlas incluye varias fases comunes. Esto seguirá siendo así incluso con las facturas digitales, cuya obligatoriedad se extenderá a determinados supuestos.

Las fases del tratamiento de las facturas entrantes

El procesamiento de toda factura recibida de un proveedor debe seguir un proceso, independientemente de la actividad de tu empresa. Podemos dividirlo en cinco fases, por este orden:

1. Recepción de los documentos contables del proveedor. Primero hay que gestionar la recepción de las facturas, ya lleguen en papel o por medios digitales. Establece claramente quién recibe en tu empresa estos documentos para evitar que se pierdan.

2. Registrar correctamente las facturas en la contabilidad general y, cuando corresponda, en la contabilidad de costes. Las facturas recibidas se registran en el sistema contable y en las fichas de proveedores. Registrarlas al recibirlas permite seguir el flujo financiero, aunque después tengan que validarse o corregirse.

3. Comprobación y aprobación de las facturas de proveedores. Ahora hay que comprobar el contenido de cada documento contable para aprobar o no el pago. Las cantidades y tarifas facturadas se cotejan con los pedidos y albaranes. Si todo es correcto, se aprueba la orden de pago.

4. Pagar a tiempo las facturas. La cadena de pago es un proceso específico de la contabilidad de proveedores. A veces el pago es automático y, otras veces, la empresa establece un momento determinado, por ejemplo, al final del mes.

5. Archivar las facturas de forma segura. El paso final es almacenar y archivar correctamente estos documentos contables. El Código de Comercio español, en su artículo 30, establece que los libros, la documentación y los justificantes relacionados con la actividad empresarial se conserven durante seis años, salvo que otra disposición establezca un plazo distinto.

Hay muchos formatos de factura, pero la factura electrónica será obligatoria en determinados supuestos

El tratamiento de las facturas entrantes varía en función de su tipo y formato. Todas las empresas se enfrentan actualmente a múltiples formatos de facturas de proveedores. Así, están las del tipo EDI o las facturas digitales, las facturas en papel, con o sin escaneado a la llegada, y las recibidas en PDF seguro o PDF ordinario.

España ya cuenta con un marco legal que establece la factura electrónica como formato obligatorio en determinados supuestos. La Ley Crea y Crece, Ley 18/2022, de 28 de septiembre, establece el marco de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales (B2B). Su desarrollo llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026.

El Real Decreto entró en vigor el 20 de abril de 2026, veinte días después de su publicación en el BOE, aunque su aplicación efectiva quedó diferida. La fecha de inicio de los plazos dependerá de la entrada en vigor de la orden ministerial que regulará la solución pública de facturación electrónica.

Las empresas cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural anterior dispondrán de 12 meses desde la aplicación efectiva de la norma, y el resto de empresarios y profesionales, de 24 meses. La fecha concreta de aplicación dependerá de la entrada en vigor de la orden ministerial. La factura electrónica es obligatoria para determinados proveedores en las operaciones con la Administración (B2G) desde 2015, a través del punto general de entrada correspondiente, como la plataforma FACe.

Conviene no confundir esta obligación con los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (SIF), incluida la modalidad VERI*FACTU. La Agencia Tributaria ha ampliado el plazo para adaptar estos sistemas hasta el 1 de enero de 2027 para las entidades que presenten el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados tributarios.

Este es el calendario de obligaciones que conviene tener en el radar:

La digitalización, clave en la eficacia del proceso de facturación de proveedores

Gestionar el flujo de proveedores puede ser lento y tedioso. Pero ahora tu equipo de contabilidad puede organizarse de forma más eficiente. La digitalización de las facturas supone un paso esencial para facilitar y controlar las operaciones contables. Las ventajas de digitalizar el proceso de facturación son muchas.

Anticiparse a la factura electrónica obligatoria y elegir bien la herramienta

El mundo ya es digital, así que no esperes a que la obligación entre en vigor. Al empezar a desmaterializar tus flujos de proveedores entrantes estás iniciando tu adaptación. Por ejemplo, si estableces el escaneado de las facturas en papel, estarás organizando el proceso. Cuando la facturación electrónica sea obligatoria en los supuestos aplicables, ya tendrás una organización interna muy avanzada.

Y como tienes tiempo, podrás elegir bien la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades y a tu software ERP. Las aplicaciones SaaS permiten gestionar hoy buena parte del proceso de tratamiento de las facturas entrantes. Según la herramienta y su configuración, pueden ayudar a gestionar la recepción, el archivo, la preparación contable, la aprobación y el pago.

Reducir el riesgo de errores

Un proceso digitalizado puede ser más seguro que el tratamiento manual de las facturas de proveedores. Desde la entrada hasta el pago, la gestión automatizada de las compras puede aportar controles adicionales. Por ejemplo:

• Evitar errores de entrada. El software puede extraer los datos de cada documento y compararlos con los pedidos y albaranes de recepción, según la configuración del proceso. También puede recuperar información como el importe, el IVA o las fechas. Reducir la introducción manual limita las fuentes de error.

• Identificar duplicados. La automatización puede comprobar si existen documentos duplicados. Al evitar la doble contabilización de un documento, se reduce el riesgo de realizar pagos duplicados.

• Prevenir los pagos indebidos. Un error humano clásico en contabilidad es introducir una nota de crédito de un proveedor como si fuera una factura. Una herramienta digital puede señalar la naturaleza del documento para facilitar su revisión y reducir estos errores.

Reducir el riesgo de fraude en las facturas de los proveedores

Las estafas de las facturas de los proveedores son un riesgo para las empresas. El estafador se hace pasar por tu proveedor y te avisa sobre un cambio en los datos bancarios. Tiempo después, el verdadero departamento de contabilidad del proveedor se queja de que no le has pagado. El IBAN utilizado para realizar la transferencia no era el del proveedor, sino el del defraudador.

Reforzar la gestión del repositorio de proveedores es una de las posibles medidas. El software de automatización puede ayudar a comparar las facturas con los datos del repositorio. La actualización y creación de terceros debe someterse a procedimientos rigurosos y seguros.

Limitar los riesgos fiscales

Las herramientas de automatización como Spendesk pueden contribuir a reducir determinados riesgos fiscales. Por un lado, pueden ayudar a centralizar la documentación y facilitar la conciliación entre facturas y pedidos, pero la empresa debe mantener los controles necesarios para acreditar la trazabilidad exigida. La posibilidad de deducir el IVA depende de que se cumplan los requisitos fiscales aplicables y de la documentación disponible.

Por otro lado, pueden ayudar a detectar incidencias en las facturas de proveedores. Al analizar el documento, la herramienta puede extraer determinados datos y señalar discrepancias para su revisión, según las reglas configuradas. Si es necesario, el proveedor deberá corregir o completar la factura. De este modo, se reduce el riesgo de incidencias por falta de información o por información incorrecta en caso de auditoría fiscal.

Agilizar el proceso de tratamiento desde la llegada de la factura hasta el pago

Es una de las ventajas fundamentales. La fluidez de las operaciones puede hacer más eficaz el proceso de tratamiento de las facturas de proveedores y aportar varias mejoras organizativas para tu negocio:

• Ahorrar tiempo y pagar las facturas dentro del plazo. Al reducir la manipulación de papel, las facturas tienen menos posibilidades de perderse y pueden entrar directamente en el flujo de procesamiento del pago. Se gana tiempo y se reduce el riesgo de retrasos y de sus posibles consecuencias.

• Reducir el coste de tramitación de cada documento contable. Menos tiempo de gestión puede traducirse en un menor coste. Así puedes reducir el coste de tramitación de cada documento frente a los procesos manuales.

• Contribuir a asegurar la cadena de proveedores. A veces, un proveedor al que no se le paga a tiempo puede suspender, por ejemplo, futuras entregas de material. Por tanto, pagar a tiempo a los proveedores es de suma importancia.

Spendesk, una herramienta para tramitar tus facturas de proveedores

Las herramientas de automatización de Spendesk ofrecen funcionalidades para facilitar el procesamiento de facturas de proveedores. La plataforma incluye distintas opciones para apoyar la digitalización del proceso, según la configuración y las integraciones disponibles.

Carga, almacenamiento y acceso rápido a todas tus facturas

Con Spendesk puedes centralizar las facturas de tus proveedores. Los documentos pueden cargarse en la plataforma y almacenarse en ella. Si el documento todavía está en papel, puedes utilizar una imagen de la factura para iniciar el proceso, según la funcionalidad disponible.

La aplicación almacena los documentos. Los presupuestos, el pedido de compra y la factura, junto con la información asociada, pueden permanecer accesibles online. El responsable de aprobar la factura puede hacerlo desde la plataforma y, cuando la funcionalidad esté disponible, desde el móvil. Además, el sistema puede gestionar automatizaciones como el envío de notificaciones a los aprobadores.

Un sistema de información accesible y completo para el equipo financiero

La solución de Spendesk facilita las tareas del departamento de contabilidad. Permite disponer de visibilidad sobre la información relevante y sobre el estado de las facturas, así como identificar en qué punto del proceso se encuentra cada una. También permite gestionar anomalías y crear informes de gastos para controlar, por ejemplo, el progreso de las órdenes de pago.

Cada etapa del proceso de tratamiento puede mostrarse de forma centralizada. No es necesario ir a buscar información a otros departamentos ni molestar a los compañeros por teléfono o correo electrónico. La documentación y las acciones disponibles se gestionan desde el entorno de gestión de facturas.

Ya lo has visto: es posible procesar las facturas de los proveedores de forma más fluida y eficaz. La automatización es la clave. Con herramientas modernas como Spendesk puedes avanzar en la digitalización del proceso y prepararte mejor para la facturación electrónica obligatoria. ¿A qué esperas?