Le défraiement se distingue d’une rémunération. Lorsque les conditions sont respectées (nécessité professionnelle, justificatifs, plafonds le cas échéant), il n’est ni imposable pour le salarié ni soumis aux cotisations sociales.
À ne pas confondre avec
Rémunération ou avantage en nature : en l’absence de justification ou en cas de dépassements injustifiés, le remboursement peut être requalifié.
Moyens de paiement : note de frais “out-of-pocket”, carte d’entreprise, avance. Les trois mènent potentiellement à du défraiement, mais n’ont pas les mêmes contrôles et délais.
Modalités de remboursement : “au réel” (sur facture) vs allocations forfaitaires (barèmes URSSAF) vs indemnités kilométriques (IK).
Périmètre des dépenses éligibles
Déplacements : transport, hébergement, repas, péages/parking.
Indemnités kilométriques : usage du véhicule personnel pour des trajets professionnels (pas de double prise en charge du carburant).
Cas spécifiques : télétravail (forfaits), outillage léger, invitations, frais mixtes avec ventilation pro/perso documentée.
Cadre légal et URSSAF
Deux voies de remboursement:
Au réel : sur justificatifs complets et conformes.
Forfait : allocations dans la limite des barèmes URSSAF en vigueur, avec preuve du déplacement.
Conditions de non-assujettissement : dépense nécessaire à l’activité, proportionnée, datée et justifiée; respect des plafonds et de la politique interne.
Risques : requalification en avantage en nature, redressement URSSAF, rejet de TVA.
Méthodes de calcul
Au réel
Montant remboursé = dépense TTC, minorée des éléments non récupérables.
Justificatifs requis: facture conforme au nom de l’entreprise quand c’est applicable, date, montant, TVA, nature de la dépense, tiers.
Allocations forfaitaires
Utiles pour déplacements fréquents et homogènes (repas, nuitées, mobilité).
Plafonds : se référer aux barèmes URSSAF en vigueur; exiger la preuve du déplacement (ordre de mission, billet, agenda).
Indemnités kilométriques (IK)
Basées sur la puissance fiscale du véhicule et les kilomètres parcourus à titre professionnel.
Tenir un relevé précis des trajets (date, motif, départ/arrivée, km).
Incompatibilités
L'indemnisation ne se cumule donc pas avec un remboursement de carburant ou des factures de garage, ni avec une carte carburant ou un véhicule de service pour les mêmes trajets.
TVA et récupérabilité
Conditions générales : dépense affectée à l’activité, facture conforme au nom de l’entreprise, TVA mentionnée.
Points d’attention usuels :
Restauration : récupérabilité encadrée; documenter l’objet professionnel et les participants.
Hébergement de salariés : TVA en principe non déductible.
Transports : TVA variable selon le mode; péages/parking souvent déductibles si facture conforme.
Carburants et véhicules : règles spécifiques selon le type de véhicule et de carburant.
En cas de forfait (per diem/IK) : pas de TVA à déduire sur l’allocation elle-même.
Comptabilisation
Note de frais au réel :
IK:
625 (indemnités kilométriques) sans TVA; péages/parking éventuels: 625 + 44566 si facture conforme.
Forfaits/per diem :
625; archiver la preuve du déplacement et l’assiette de calcul.
Processus recommandé
Politique de défraiement
Plafonds par nature et zone géographique, règles d’éligibilité, pièces acceptées, exceptions, mise à jour annuelle.
Workflow d’approbation : par centre de coût et seuils, délégations de signature, piste d’audit.
Délais de remboursement : cible claire (ex. sous 10 jours ouvrés après approbation) et communication aux équipes.
Contrôles internes : règles automatiques (plafonds, doublons, dates), échantillonnage renforcé, archivage probant.
Comparatif des modalités
| Modalité | Preuve requise | TVA | Points forts | Risques |
|---|---|---|---|---|
| Au réel | Facture/justificatif | Déductible si conditions remplies | Précision, conformité | Charge admin si non outillé |
| Forfait | Preuve du déplacement | Non sur l'allocation | Simplicité, rapidité | Plafonds, risque de sur/sous-couverture |
| Indermnités kilométriques | Relevé des trajets | Non sur l'IK | Équitable, standard | Traçabilité des Km, pas de carburant en plus |
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
Erreurs : mélanger IK et carburant, justificatifs manquants, dépassements non motivés, factures au nom du salarié pour des dépenses avec TVA.
Bonnes pratiques : saisie mobile immédiate, OCR pour capturer la TVA, catégories standardisées, règles automatiques de plafond, relances et approbations tracées.
FAQ
Que veut dire “défraiement” ?
Remboursement de frais professionnels engagés pour l’entreprise; distinct d’un salaire; non imposable et non cotisable si conditions remplies.
Le défraiement est-il imposable/cotisable ?
Non, si la dépense est nécessaire, justifiée et dans les plafonds admis. À défaut, risque de requalification.
Comment calculer une indemnité kilométrique ?
Appliquer le barème en vigueur selon la puissance fiscale et les kilomètres professionnels réellement parcourus; conserver un relevé détaillé.
Quels justificatifs fournir et combien de temps les conserver ?
Factures ou preuves du déplacement selon la modalité; conserver selon les durées légales applicables et la politique d’archivage de l’entreprise.
Différence avec un avantage en nature ?
L’avantage en nature rémunère le salarié; le défraiement couvre une dépense pro. Sans preuve/nécessité, un remboursement peut être requalifié en avantage.
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