Spendesk a aidé nos équipes à passer des tâches administratives à un travail plus analytique.

Résultats clés avec Spendesk

• Élimination des processus papier : passage du 100 % papier à des workflows entièrement digitaux.

• Digitalisation complète : transformation pour toutes les entités en seulement 60 jours.

• Visibilité multi-entités : suivi des dépenses en temps réel dans cinq pays et huit sites.

• Transformation de l'équipe finance : élimination des tâches amdmin pour se concentrer sur la stratégie.

• 190 % d'adoption : croissance de 50 utilisateurs prévus à 145 utilisateurs actifs.

• Zéro avance de frais : plus besoin pour les collaborateurs d'avancer des fonds.

• Intégration ERP transparente : automatisation des flux de données avec les systèmes comptables existants.

À propos de Pierre Frey

Fondée en 1935, la Maison familiale Pierre Frey crée, édite et fabrique des étoffes : papier peint et revêtements muraux, tapis et moquettes sur mesure, mobilier. Alliant savoir-faire, patrimoine et innovation, la Maison produit dans ses ateliers en France et au Royaume-Uni, et accompagne les professionnels du design dans plus de 80 pays sur des projets allant du Château de Versailles à la Maison Blanche.

Les défis

Avant Spendesk, les processus financiers de Pierre Frey avaient pris un retard considérable sur son innovation créative, créant des défis opérationnels et stratégiques à l'échelle internationale.

Problématiques principales :

• No visibility into company expenses without physically retrieving paper documents.

• Notes de frais 100 % papier nécessitant un traitement manuel (50 notes de frais par mois).

• Chacune contenait 10 à 20 lignes nécessitant un long traitement.

• Aucune piste d'audit ni tableau de bord des dépenses.

• Collaborateurs contraints d'avancer des fonds personnels pour les achats professionnels.

• Une seule carte bancaire professionnelle pour toute l'entreprise avec un système de carte carburant séparé.

• Aucune visibilité en temps réel sur les multiples entités, showrooms, ateliers et manufactures.

• Équipe finance accaparée par les tâches administratives plutôt que l'analyse stratégique.

• Exigences multilingues et culturelles complexes sur l'ensemble des entités.

• Aucune visibilité possible sur les dépenses sans récupération physique préalable de documents papier.

La solution

Pierre Frey a choisi la solution Premium de Spendesk pour répondre à ses exigences complexes : gestion multi-entités, support multilingue et intégration ERP transparente.

Fonctionnalités clés mises en place :

• Déploiement multi-entités dans cinq pays avec des processus unifiés.

• Cartes physiques et virtuelles éliminant les avances de frais des collaborateurs.

• Support multilingue pour les opérations en français, anglais et allemand.

• Intégration ERP permettant un flux de données transparent vers les systèmes comptables.

• Capacités d'export CSV pour des processus comptables personnalisés.

• Workflows d'approbation automatisés remplaçant les processus papier.

• Visibilité des dépenses en temps réel sur toutes les entités et zones géographiques.

Du papier au digital en 60 jours

La transformation a été remarquablement rapide. Pierre Frey a déployé Spendesk en décembre 2021 et a atteint la pleine maturité digitale dans toute l'organisation en février 2022, soit seulement deux mois plus tard.

Cette adoption rapide reflète à la fois la conception intuitive de la plateforme et le besoin urgent de modernisation. Ce qui nécessitait autrefois des heures de saisie manuelle, de récupération de documents et de rapprochement se fait désormais automatiquement. L'équipe a gagné une visibilité en temps réel sur les dépenses de toutes les entités, avec des pistes d'audit et des workflows d'approbation intégrés à chaque transaction.

Le déploiement a dépassé les attentes initiales. Alors que Pierre Frey visait initialement 50 utilisateurs, la plateforme prend désormais en charge 145 utilisateurs actifs, soit près du triple de l'objectif initial. Les collaborateurs disposent maintenant de cartes Spendesk, éliminant le besoin d'avances de fonds personnels et offrant une responsabilisation contrôlée des dépenses dans toute l'organisation.

Les résultats

Depuis l'adoption de Spendesk il y a six ans, Pierre Frey a fondamentalement transformé ses opérations financières :

• Transformation digitale en deux mois : du papier à la pleine maturité en 60 jours.

• 190 % d'adoption utilisateurs : croissance de 50 utilisateurs prévus à 145 utilisateurs actifs.

• Élimination du traitement papier : zéro traitement manuel de notes de frais.

• Transformation de l'équipe finance : passage des tâches administratives à l'analyse stratégique.

• Visibilité multi-entités en temps réel : supervision complète dans cinq pays.

• Zéro avance de frais : élimination du besoin pour les collaborateurs d'avancer des fonds personnels.

• Intégration ERP transparente : automatisation des flux de données avec les systèmes comptables.

• Partenariat durable : six ans de valeur ajoutée, de co-création et d'évolution.

Vers l'avenir : l'IA comme copilote financier

Ayant réussi la digitalisation de la gestion des dépenses, la Maison Pierre Frey se concentre désormais sur l'exploitation de l'IA pour transformer la finance, la faisant passer du réactif au prédictif. Benjamin collabore avec Spendesk sur le développement de nouveaux agents IA qui l'enthousiasment particulièrement :

« Avoir des agents IA de Spendesk qui rapprochent automatiquement les BC avec les factures et signalent les écarts ferait gagner énormément de temps à nos équipes. Quand l'IA passe de l'automatisation à une véritable intelligence financière, elle peut agir comme un copilote pour l'équipe finance. »

Benjamin est également aligné sur la vision de Spendesk pour des opportunités qui vont au-delà de l'automatisation, vers l'intelligence :

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