Avec Spendesk, nous avons une seule source de vérité pour toutes les factures

Résultats clés avec Spendesk

• Référentiel unique : remboursements et factures centralisés, accessibles instantanément

• Moins de relances manuelles : fin de la chasse aux justificatifs manquants et aux paiements

• Traitement efficace : de l’import de facture au paiement en moins de 10 minutes

• Données fiabilisées par l’IA : l’OCR préremplit les champs obligatoires avec ~90 % de précision

• Remboursements fluidifiés : notes de frais traitées en moins d’une semaine

• Plus de flexibilité d’achat : cartes virtuelles pour abonnements SaaS et achats en ligne dédiés

• Données prêtes pour la comptabilité : informations financières centralisées et intégrables

À propos d’Orbem

Orbem est une entreprise deep tech basée à Munich qui combine l’Intelligence Artificielle avec une technologie d’IRM rapide et non invasive pour scanner et classifier des objets biologiques. De la détermination du sexe in ovo au contrôle de la qualité des fruits, sa technologie de pointe permet des décisions plus durables, éthiques et fondées sur les données tout au long des chaînes d’approvisionnement mondiales.

Les défis

Avant Spendesk, Orbem faisait face au dilemme classique des startups : croissance rapide, mais processus financiers insuffisants, sources de goulets d’étranglement opérationnels.

Problématiques principales :

• Visibilité très faible sur les factures et paiements à l’échelle de l’organisation

• Processus fortement manuels nécessitant une supervision constante

• Relances fréquentes pour justificatifs et pièces manquantes

• Clôture de fin de mois retardée par des dossiers incomplets

• Absence de système centralisé pour les remboursements et dépenses

• Recherches chronophages de documents financiers

• Manque de pilotage sur les dépenses de l’entreprise

La solution

Orbem a déployé Spendesk pour reprendre la main sur ses processus financiers en phase d’hypercroissance. En tant qu’entreprise axée sur l’IA, Orbem a particulièrement valorisé l’innovation continue de Spendesk en matière d’IA et d’automatisation, déterminante dans leur choix.

Fonctionnalités mises en place :

• Traitement automatisé des factures par l’IA, avec catégorisation et routage intelligents

• Cartes virtuelles pour abonnements SaaS et paiements fournisseurs en ligne

• Cartes physiques pour les dépenses et remboursements des collaborateurs

• Gestion centralisée des reçus avec fonctions de recherche

• Workflows d’approbation garantissant contrôle financier et conformité

• Prédictions comptables basées sur l’IA, catégorisant automatiquement les dépenses selon l’historique et le contexte

Du chaos au pilotage

L’impact a été immédiat et étendu. Plutôt que de traquer factures et justificatifs dans plusieurs systèmes, l’équipe finance d’Orbem accède rapidement à toute la documentation depuis une plateforme unique.

La technologie d’IA de Spendesk traite 100 % des factures, notes de frais et justificatifs de paiements par carte d’Orbem via l’OCR, et 85–95 % des demandes reçoivent des suggestions de l’IA à forte confiance. Le système de catégorisation piloté par l’IA a supprimé la saisie manuelle, tout en fournissant des recommandations pertinentes avec 90 % de précision, accélérant le traitement et réduisant les erreurs. Les cartes virtuelles offrent aux équipes une capacité d’achat flexible pour les abonnements et les fournisseurs en ligne, tout en maintenant un contrôle financier complet.

Les résultats

Depuis l’adoption de Spendesk, Orbem a transformé ses opérations financières :

• Référentiel unique pour tous les remboursements et factures

• Traitement en moins de 10 minutes, de la mise en ligne de la facture à l’approbation du paiement

• Cycles de remboursement hebdomadaires, avec un rythme prévisible les mardis et jeudis

• 5 à 10 minutes gagnées par recherche de justificatif manquant

• Sécurité renforcée via des plafonds et contrôles sur les cartes virtuelles

• Circuits d’approbation fluides, préservant confiance et autonomie des équipes

• Intégrations et API prêtes pour l’automatisation comptable

• 80 % de saisie manuelle en moins grâce au préremplissage IA et aux prédictions comptables

• Fin des relances manuelles de justificatifs et de documents

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