Ausgabenmanagement zur Ergänzung Ihrer Buchhaltungssoftware
Verwalten und dokumentieren Sie Zahlungsausgänge in Echtzeit und vereinfachen Sie so Buchhaltungsprozesse wie Monatsabschluss, Gewinnermittlung und andere betriebswirtschaftliche Auswertungen.
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LES ÉQUIPES FINANCIÈRES NOUS FONT CONFIANCE
Ihr Buchhaltungsprogramm zum Ausgabenmanagement
Volle Kontrolle
Erkennen Sie doppelte oder verdächtige Zahlungen automatisch, bevor diese im Online-Banking aufschlagen. So machen Sie Kreditkartenbetrug praktisch unmöglich.
Automatisierte Ausgabenerfassung
Erfassen Sie 98% aller Ausgaben automatisch und fristgerecht und vereinfachen Sie somit die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), der Umsatzsteuervoranmeldung, der doppelten Buchführung, etc.
Digitaler Datenaustausch
Importieren Sie Ihre Zahlungsdaten über die DATEV-Schnittstelle oder per API bzw. Export in andere Buchhaltungsprogramme. So behält Ihr Finanzteam immer ganzheitlich den Überblick.
Volle Ausgabenkontrolle
Mit unserer All-in-One-Software zum Ausgabenmanagement gewinnt Ihre Finanzbuchhaltung volle Transparenz über jede ausgehende Zahlung. Die Daten lassen sich zudem in Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr ERP-System oder direkt zu DATEV exportieren.
Approval and policies
Team budgets
Invoice payment
Expense tracking
Virtual & physical cards
Spending reports
Pre-accounting automation
Digitale Belegerfassung
Erfassen Sie Ausgaben wie Spesen und Reisekosten GoBD-konform per App oder Online-Tool, analysieren Sie Ihre Zahlungsausgänge und übertragen Sie die Daten in andere Buchhaltungsprogramme, z.B Ihr digitales Kassenbuch. Spendesk-Nutzer sammeln 98% der Belege pünktlich ein.
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Nachverfolgung von Genehmigungen
Die manuelle Überwachung von Zahlungsgenehmigungen kostet Finanzteams viel Zeit und Nerven. Unsere Software erfasst zu jeder Zahlung den verantwortlichen Mitarbeiter und den genehmigenden Manager. Ob Freiberufler-Rechnung oder Snack-Abo – Sie sehen, wer eine Zahlung genehmigt hat, ohne in Excel-Tabellen oder E-Mail-Verläufen wühlen zu müssen.
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Dateiablage und Archivierung
Über die Benutzeroberfläche haben Sie direkten Zugriff auf alle Dokumente – mit Suchfunktion, sodass Sie auf der Suche nach einer bestimmten Rechnung nicht mehr endlos blättern müssen. Finden Sie kleine und große Geschäftsvorfälle wie Amazon-Zahlungen oder Software-Abos mit nur wenigen Klicks.
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Eliminierung von Maverick-Ausgaben
Nicht identifizierte Zahlungen (Maverick-Ausgaben) sorgen regelmäßig für Verzögerungen in der Buchhaltung. In unserem Leistungsumfang ist eine Zahlungshistorie inkl. Betrag, Lieferant und Grund enthalten, auf die Sie jederzeit und von überall aus zugreifen können. Die Transaktionsinformationen werden digital, sicher und automatisch in unserer Cloud-Lösung gespeichert.
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Bessere Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater
Gerade Startups und Kleinunternehmer sind auf eine unkomplizierte Kommunikation mit dem Steuerberater angewiesen. Indem Daten über eine DATEV-Schnittstelle übermittelt werden, sparen Sie Zeit und bares Geld. Oft reduzieren sich sogar Honorare des Steuerberaters, da Leistungen auf Stundenbasis reduziert werden können.
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DATEV-Export
DATEV ist die Standardlösung in der digitalen Buchhaltung. Daher lässt unsere Software sich nativ mit DATEV integrieren. Und auch der Export zu anderen Tools in der Online-Buchhaltung ist nicht schwierig. Alle Zahlungsdaten können über eine CSV-, Excel- oder XML-Datei exportiert und in die Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl importiert werden.
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DAS SAGEN UNSERE KUNDEN
Das schöne mit Spendesk ist, dass wir jedem Abo und jeder Ausgabe eine Person und ein Team zuordnen können. So wissen wir immer, wer der Eigentümer oder Verwalter der Lizenz ist. Wenn die Person das Unternehmen verlässt, haben wir im Rahmen unseres Offboardings einen klaren Prozess und können das Abo auf einen neuen Eigentümer umschreiben.
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Christoph Nicola, CFO bei Finiata
Foire aux questions
Voici les questions les plus fréquentes liées à l’utilisation de Spendesk dans le secteur du BTP et de la construction.
Spendesk accompagne plus de 3500 PME à travers l’Europe et s’adapte à chaque problématique métier. Le BTP, la construction et l'énergie ont des thématiques très précises et nous avons construit une solution adaptée aux équipes finances des entreprises de ce secteur. Nos moyens de paiements permettent aux chefs de chantiers et responsables d’équipes de ne pas être bloqués sur le terrain, mais aussi à l’équipe finance de ne pas perdre le contrôle sur les dépenses au jour le jour. Gain de productivité pour tout le monde à la clé !
L’équipe finance d’une entreprise est le garant du respect des règles, c’est pourquoi nous vous aidons à respecter l’ensemble de règles et normes imposées par l’administration fiscale. Dans ce sens, vous devrez remplir un KYB pour créer un compte Spendesk. Dans la plateforme vous pourrez aussi profiter d’une piste d’audit précise pour chaque transaction, mais aussi de la dématérialisation des justificatifs de paiements reconnus par l’URSSAF (plus besoin d’archivage papier).
Une fois que vous nous contactez, notre équipe commerciale vous rappelle dans les minutes qui suivent. Plusieurs questions vous sont posées afin de bien cerner votre besoin, puis nous organisons une démonstration personnalisée, adaptée à votre futur usage. Si la solution vous convient bien, nous la mettons en place en quelques jours (voire quelques heures) et votre responsable de compte dédié Spendesk créé pour vous tous les accès au logiciel pour les collaborateurs. Il personnalise aussi votre interface selon vos besoins, puis vous accompagne pendant encore 3 mois le temps de la mise en place concrète des fonctionnalités. Votre conseiller est disponible à tout moment pour vous apporter les réponses nécessaires.
Attribuez un budget à chaque chef de chantier et/ou à chaque responsable d’équipe. Acceptez ou refusez les dépenses en temps réel selon les justificatifs inscrits dans l’interface. Gardez un œil sur l’ensemble des dépenses : pas de risques de débordements et vos employés sont plus autonomes.
Maverick or "ghost" spend is a common issue for many businesses. These are charges on the company credit card or bank account that aren't easily attributable to a person or team. This is common with shared corporate cards - the finance team receives a statement each month, but doesn't know which individual made each payment.
Closely tracking spend is critical for finance teams so they can build accurate budgets and ensure there's no fraud. And maverick spend makes this far more difficult, as finance teams go on fishing expeditions to find out who spent what.
To learn more about spend management, here are a few great suggestions:
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