Gestion financière des agences : Comment rester stable et efficace

Chaque type d'entreprise est confronté à des défis différents. Les opérations en solo sont délicates, avec des ressources limitées et sans image de marque établie. Avec une hausse record des faillites en 2023 (+50 %), les entrepreneurs en herbe doivent se battre bec et ongles pour trouver des prospects pertinents et les convaincre de se convertir.

Mais qu'en est-il des agences ? Elles ont tendance à disposer de ressources solides, d'une image de marque soignée et de relations étroites avec des clients fiables. Mais elles ont encore des problèmes, dont le plus courant est sans doute la gestion financière.

Gérer des clients qui paient en retard, des contrats complexes et des budgets importants : la complexité est proportionnelle à la taille de l'agence.

Si vous êtes propriétaire et/ou gérant d'une agence, vous devez disposer d'un système sophistiqué et solide pour vous assurer que vous gardez les questions financières sous contrôle. Si vous ne le faites pas, vous vous exposez à un chaos qui pourrait nuire gravement à vos perspectives.

Pour y remédier, commençons par le commencement.

Utiliser un logiciel pour centraliser et rationaliser les tâches clés

Faire à peu près n'importe quoi au niveau d'une agence n'est pas une mince affaire. C'est d'autant plus vrai que le modèle classique consistant à réunir tout le monde dans un grand bureau est devenu obsolète. Le travail à distance est désormais la norme, ce qui complique considérablement la communication entre les équipes et leur permet de s'assurer qu'elles prennent les mesures appropriées.

C'est pourquoi le besoin de logiciels permettant d'améliorer la productivité et la fiabilité des données est plus important que jamais. Il est courant que les startups s'appuient sur des combinaisons ad hoc d'outils professionnels - c'est pragmatique à petite échelle. C'est pragmatique à petite échelle, mais c'est une perspective désastreuse pour une agence où tout doit être transparent.

La polyvalence de Spendesk en fait une solution tout-en-un : les fonctionnalités sont étendues et évolutives, ce qui permet aux utilisateurs de payer en toute sécurité, sachant qu'ils maîtrisent les tâches essentielles telles que le contrôle du budget et le suivi des dépenses.

Consacrer du temps pour la veille

L'économie mondiale se trouve dans une situation étrange, avec beaucoup d'incertitude quant à l'évolution de la situation. On ne peut pas prédire l'avenir, bien sûr, mais on peut être attentif au présent.

N'oubliez cependant pas de suivre les secteurs connexes, le marketing en particulier étant au cœur des préoccupations des agences. Il s'agit de la principale source de revenus, mais aussi de l'une des principales sources d'épuisement des ressources. S'inspirer des dernières tactiques de marketing pour maximiser le retour sur investissement et réduire les dépenses est une entreprise hautement prioritaire.

Si vous pouvez dégager quelques heures par semaines pour écouter un podcast ou vous former de quelque manière que ce soit, les bénéfices sur le long terme sont certains !

Se concentrer sur la documentation des processus

Que se passe-t-il lorsque quelqu'un doit enregistrer les dépenses d'un employé mais qu'il n'a jamais suivi cette procédure auparavant ? Si elle ne trouve pas les conseils dont elle a besoin, elle risque de prendre beaucoup plus de temps pour le faire et/ou de commettre une erreur coûteuse.

[Pour en savoir plus : comment élaborer une politique de dépenses d'entreprise efficace].

Embaucher du personnel financier de confiance

Malgré les merveilles de la technologie actuelle, l'une des tactiques de résolution de problèmes les plus efficaces dans le monde des affaires reste l'embauche de nouveaux talents. Si vous n'avez personne pour résoudre un problème, c'est que vous avez un besoin évident.

Et si vous avez un tel employé (un contrôleur financier, par exemple), il se peut qu'il soit simplement surchargé de travail et qu'il ait besoin d'aide et/ou de conseils.

Compte tenu de l'immense complexité de tout ce qui entre dans la gestion financière, laisser le PDG ou les partenaires de l'agence gérer les finances présente un risque évident. Une légère erreur commise dans la précipitation ou par ignorance peut faire boule de neige et devenir un énorme problème.

Elle ajoute également une énorme quantité de stress, et les dirigeants d'agence en ont déjà assez sans avoir à ajouter la perspective intimidante d'équilibrer les comptes.

Engagez du personnel financier à temps plein si vous pensez que vous aurez besoin de lui aussi régulièrement. Vous pouvez également envisager un service de DAF à temps partagé ou un comptable à temps partiel si cela vous convient mieux.

Quoi qu'il en soit, l'ingrédient essentiel est la confiance. La présence d'un expert pleinement qualifié n'apaisera pas vos craintes si vous n'avez pas confiance en son éthique de travail. Demandez donc des recommandations à des professionnels que vous savez fiables.

Réduire les coûts inutiles et les livraisons excédentaires

Les agences ont tendance à prendre des habitudes de dépenses inutiles. C'est un aspect inévitable de l'augmentation d'échelle à la suite de résultats positifs. Lorsque l'on peut se permettre de faire du meilleur marketing et d'aller chercher de plus gros clients, on peut aussi se permettre d'avoir un bureau plus grand et de dépenser plus pour les déjeuners.

Cela fait partie de la vie d'une agence, n'est-ce pas ? Et si cela peut certainement rendre la journée de travail plus agréable, cela peut aussi rendre beaucoup plus difficile la gestion de vos finances.

En réduisant vos dépenses inutiles, vous vous donnez une plus grande marge de manœuvre.

Mais il ne faut pas s'arrêter là. Vous devez également rechercher les dépassements de délais dans vos habitudes de travail. Dans certains cas, vous avez passé beaucoup plus de temps sur un projet que ne le justifiait votre rémunération. Si vous en faites plus que ce pour quoi vous êtes payé, la valeur de vos services s'en trouve amoindrie et votre image de marque en pâtit.

Former le personnel en contact avec les clients aux questions financières

Le fait d'avoir des experts financiers qui supervisent les choses fera une grande différence. Mais les actions de tous vos employés auront de l'importance, et ceux qui sont en contact avec les clients doivent prendre les bonnes décisions.

Étant donné que les représentants des clients sont souvent incités à réaliser de nouvelles ventes, ils peuvent prendre l'habitude de promettre des résultats qui ne peuvent être atteints ou de facturer des projets beaucoup trop bas parce qu'ils veulent faire avancer les choses.

Pour éviter ces erreurs, vous devez organiser des sessions de formation afin de clarifier le coût de tous vos services et la mesure dans laquelle vos employés en contact avec les clients peuvent adapter vos propositions pour obtenir des contrats intéressants. Pour ce faire, une marge saine doit être prévue pour chacun de vos services. Il y a fort à parier que l'une de vos premières mesures sera d'augmenter vos prix.

Donner la priorité à la fidélisation et à la diversification de la clientèle

Nous avons affirmé plus haut que les entreprises B2C doivent trouver un équilibre entre les nouveaux prospects et les clients fidèles, et nous avons noté que les agences ont souvent des relations bien établies avec leurs clients. Il convient toutefois de noter que les clients peuvent quitter l'agence pour des horizons plus cléments, et ce même lorsqu'ils sont bien traités. Si vous êtes trop laxiste, vous perdrez des clients de grande valeur.

Plus que toute autre chose, cette situation peut conduire à un désastre financier. Une agence peut atteindre une taille formidable en s'appuyant sur le travail d'une seule grande entreprise. Et si ce travail se tarit soudainement, tout peut s'effondrer.

Il y a deux leçons à tirer de cette situation : La première est que vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour conserver vos clients. La conquête de nouveaux clients est toujours un processus long et difficile, et compter sur les revenus potentiels ne vous aidera pas longtemps. Communiquez bien, respectez vos délais, préparez correctement tous vos documents (y compris la facturation) et soyez aimable.

La deuxième leçon est qu'il faut viser un portefeuille de clients diversifié. Vous vous épargnerez ainsi le travail qui aurait résulté de la nécessité de faire remonter vos chiffres après la perte d'un client important. Si vous parvenez à perdre plusieurs clients sans rencontrer de problèmes de revenus, il vous sera beaucoup plus facile de maintenir vos finances dans un état impeccable.

Optimisez la gestion financière de votre agence

Dans cet article, nous examinons en détail les méthodes et tactiques qui peuvent vous aider à améliorer la stabilité des processus de gestion financière de votre agence. Cette liste n'est pas exhaustive, bien entendu, mais elle devrait vous donner des pistes de travail pour consolider vos économies et donner à votre agence les meilleures chances de résister aux turbulences que l'avenir proche lui réserve.

Pour y voir plus clair, notre Ebook vous explique comment les agences peuvent améliorer la gestion des dépenses, stabiliser les finances et optimiser les processus.