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Si diriges las finanzas de una empresa española, probablemente hayas encontrado fechas distintas sobre la factura electrónica B2B (business to business) obligatoria. Algunas fuentes mencionan 2026, otras 2027 o 2028. La razón de esta confusión es que hay que distinguir entre la entrada en vigor del Real Decreto 238/2026 y el momento en que comienzan a aplicarse efectivamente sus obligaciones.
Este artículo explica qué establece el Real Decreto, cuándo entra en vigor la factura electrónica B2B, a qué empresas afecta, qué información deberá comunicarse y cómo pueden prepararse los equipos financieros. También aclara la diferencia entre la factura electrónica B2B, la Ley Crea y Crece y VERI*FACTU.
La factura electrónica B2B no es simplemente un PDF
Una factura electrónica B2B es una factura emitida y recibida en un formato estructurado que permite a los sistemas informáticos procesar sus datos automáticamente. Un PDF enviado por correo electrónico puede ser un documento digital, pero no equivale necesariamente a una factura electrónica estructurada conforme a los requisitos del sistema B2B.
El formato estructurado debe incluir la información necesaria de la factura en un modelo compatible con los requisitos técnicos aplicables. Esto facilita el intercambio entre empresas, plataformas privadas y la solución pública de facturación electrónica.
El marco legal parte de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, que introdujo la obligación de facturación electrónica entre empresarios y profesionales. Su desarrollo se encuentra en el Real Decreto 238/2026, publicado en el Boletín Oficial del Estado el 31 de marzo de 2026.
El Real Decreto entró formalmente en vigor el 20 de abril de 2026. Sin embargo, esto no significa que todas las empresas deban empezar a emitir facturas electrónicas B2B desde esa fecha. La aplicación efectiva de las obligaciones principales depende de la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolla determinados aspectos técnicos de la solución pública de facturación electrónica.
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica B2B en España?
La respuesta depende de dos momentos distintos:
Entrada en vigor del Real Decreto 238/2026: el Real Decreto está formalmente en vigor desde el 20 de abril de 2026.
Inicio de la obligación efectiva: los plazos empiezan a contar cuando entre en vigor la orden ministerial prevista en el propio marco regulatorio.
A partir de esa orden, el calendario se organiza en dos fases:
Empresa o profesional | Plazo previsto desde la entrada en vigor de la orden |
|---|---|
Quienes hayan superado los 8 millones de euros de volumen de operaciones en el año natural anterior | 12 meses |
Resto de empresas y profesionales incluidos en el sistema | 24 meses |
El umbral debe entenderse como un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros, calculado conforme a las reglas aplicables del IVA y referido al año natural anterior.
En algunos documentos de trabajo y proyectos normativos se han manejado fechas aproximadas, como octubre de 2027 para la primera fase y octubre de 2028 para la segunda. Estas fechas deben considerarse provisionales mientras no se publique y entre en vigor la orden ministerial definitiva. Por tanto, la expresión factura electrónica obligatoria 2026 puede inducir a error si se interpreta como una obligación universal de emitir facturas electrónicas desde 2026.
Para conocer el estado actualizado de la normativa, consulta el BOE y la información publicada por el Ministerio de Hacienda sobre normas en tramitación.
¿A quién afecta la obligación de factura electrónica B2B?
El sistema se dirige principalmente a las operaciones en las que un empresario o profesional emite una factura a otro empresario o profesional incluido en el ámbito español previsto por la normativa.
No debe interpretarse como una obligación que cubra automáticamente todas las facturas ni todas las operaciones internacionales. La aplicación depende de factores como la condición del emisor y del destinatario, su establecimiento o residencia, el tipo de operación y las exclusiones previstas.
Las operaciones B2C, es decir, las realizadas con consumidores finales, no se regulan exactamente del mismo modo que las operaciones B2B. También existen reglas distintas para la facturación electrónica B2G, que afecta a las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas y se articula mediante su propio marco normativo y plataformas, como FACe.
Algunas operaciones documentadas mediante facturas simplificadas pueden quedar fuera, salvo determinados supuestos de facturas simplificadas cualificadas. También existen exclusiones específicas para ciertas actividades y operaciones. Por eso, conviene revisar el ámbito de aplicación concreto antes de asumir que una empresa está obligada o exenta.
¿Qué obligaciones introduce el Reglamento de factura electrónica?
El Real Decreto 238/2026 desarrolla distintos aspectos del sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Entre ellos se encuentran:
La emisión y recepción de facturas en formatos estructurados.
La interoperabilidad entre plataformas privadas.
La conexión con la solución pública de facturación electrónica.
La conservación y disponibilidad de la información relacionada con las facturas.
La comunicación de determinados estados de la factura.
La comunicación de información relacionada con el pago efectivo.
El destinatario debe comunicar determinados estados al emisor, como la aceptación o el rechazo comercial de la factura y, posteriormente, el pago completo y su fecha. También existe información que debe comunicarse a la solución pública, especialmente en relación con el rechazo o el pago efectivo.
El Real Decreto establece un plazo máximo general de cuatro días naturales para determinadas comunicaciones, con exclusión de sábados, domingos y festivos nacionales. La forma de contar el plazo depende del tipo de estado comunicado y del destinatario de la información. El detalle técnico de los canales, formatos y procedimientos queda vinculado al desarrollo reglamentario correspondiente.
No todos los estados deben interpretarse como una comunicación idéntica a todas las partes. La información que se comunica al emisor no es necesariamente la misma que debe transmitirse a la solución pública. Por eso, las empresas deberán revisar los procedimientos definitivos antes de automatizar estos flujos.
Formatos válidos y plataformas de intercambio
La factura electrónica B2B debe utilizar un formato estructurado compatible con el modelo semántico europeo de la norma EN 16931. El Real Decreto contempla distintas sintaxis, entre ellas:
CII.
UBL.
EDIFACT.
Facturae.
También pueden utilizarse soluciones interoperables como Peppol BIS cuando el formato empleado cumple los requisitos aplicables de UBL y EN 16931.
El sistema español combina plataformas privadas y una solución pública de facturación electrónica. Las empresas podrán utilizar una plataforma privada, la solución pública o una combinación de ambas, según las opciones disponibles y la configuración que adopten.
La interoperabilidad es uno de los objetivos centrales del sistema. Una factura emitida desde una plataforma debe poder ser recibida y procesada por el sistema del destinatario sin que este quede obligado a utilizar la misma plataforma privada.
El PDF y el correo electrónico no desaparecen automáticamente de todos los procesos desde la entrada en vigor del Real Decreto. Durante determinados periodos transitorios pueden existir requisitos adicionales, como el envío de una copia legible en PDF en algunos casos. Esta copia no sustituye a la factura estructurada cuando la obligación B2B resulte aplicable.
¿Qué relación hay entre la Ley Crea y Crece y el Reglamento de factura electrónica?
La Ley Crea y Crece introdujo la obligación general de facturación electrónica entre empresarios y profesionales. El Real Decreto 238/2026 desarrolla el sistema desde un punto de vista técnico y operativo.
En términos sencillos:
La Ley Crea y Crece establece el mandato de utilizar la factura electrónica B2B.
El Real Decreto 238/2026 desarrolla el sistema, los formatos, las plataformas, la interoperabilidad y la información sobre estados y pagos.
La orden ministerial pendiente debe concretar determinados aspectos técnicos de la solución pública y activa el cómputo de los plazos de aplicación.
VERI*FACTU y el RRSIF regulan los sistemas informáticos de facturación y los registros que generan, dentro de un marco distinto.
Esta distinción es importante para evitar confusiones entre el reglamento de la Ley Crea y Crece, el reglamento de factura electrónica y las obligaciones asociadas a los sistemas informáticos de facturación.
¿En qué se diferencia la factura electrónica B2B de VERI\*FACTU?
La factura electrónica B2B y VERI*FACTU son marcos relacionados, pero no son la misma obligación.
La factura electrónica B2B regula principalmente:
El formato estructurado de las facturas.
El intercambio entre empresas y profesionales.
La interoperabilidad entre plataformas.
La comunicación de determinados estados y datos de pago.
VERI*FACTU forma parte del marco de requisitos aplicables a determinados sistemas informáticos de facturación. Su objetivo es reforzar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. La Agencia Tributaria ofrece información específica sobre VERI*FACTU y los sistemas informáticos de facturación.
Las fechas de adaptación de los sistemas informáticos de facturación no deben confundirse con las fechas de aplicación de la factura electrónica B2B. Son obligaciones distintas, con objetivos, requisitos y calendarios diferentes.
¿Qué puede aportar Spendesk a la preparación del proceso?
La factura electrónica B2B requiere revisar no solo el formato de emisión, sino también los procesos internos de recepción, aprobación, pago y seguimiento de las facturas.
En este contexto, Spendesk ayuda a los equipos financieros a organizar y estructurar la gestión de las facturas de proveedores. La plataforma permite centralizar la documentación, registrar las facturas, extraer determinados datos, gestionar los procesos de revisión y aprobación, programar pagos y consultar el historial de cada proceso. Estas funcionalidades pueden contribuir a reducir la introducción manual de datos, mejorar la trazabilidad y preparar la información necesaria para coordinar los procesos internos con la solución de factura electrónica B2B que utilice la empresa.
El procesamiento automático de facturas puede reducir la introducción manual de datos y facilitar la revisión antes del pago. Aun así, los datos extraídos deben comprobarse y corregirse cuando sea necesario. La aprobación interna de una factura tampoco equivale automáticamente a la aceptación comercial prevista en el marco legal de la factura electrónica B2B.
La disponibilidad de las funciones depende de la entidad, el país, el plan y la configuración de la cuenta. Además, la documentación de producto disponible no confirma que Spendesk sea una plataforma española conectada a la AEAT ni que, en España, reciba, emita o intercambie automáticamente facturas B2B estructuradas en Facturae, UBL o CII.
Tampoco debe presentarse Spendesk como una solución que comunique automáticamente a la AEAT o al emisor los estados legales de aceptación, rechazo y pago exigidos por el sistema español. Para cumplir la obligación de factura electrónica B2B, la empresa debe confirmar qué solución permite emitir, recibir e intercambiar los formatos requeridos en España y comunicar los estados aplicables.
Spendesk puede seguir siendo útil para ordenar el proceso interno de cuentas por pagar, centralizar la documentación, gestionar aprobaciones y preparar información para contabilidad. La empresa deberá comprobar cómo se conecta este flujo con la plataforma de factura electrónica que utilice para sus obligaciones B2B.
Cómo preparar al equipo financiero
Aunque las fechas definitivas dependen del desarrollo reglamentario, las empresas pueden empezar a revisar sus procesos. Una preparación ordenada puede incluir los siguientes pasos:
Auditar el sistema actual. Comprueba si el software utilizado puede trabajar con facturas estructuradas y si permite recibir y exportar los datos necesarios.
Revisar los datos maestros. Asegúrate de que los identificadores fiscales, las direcciones, los datos de contacto y la información de clientes y proveedores estén actualizados.
Mapear el circuito de aprobación. Define quién revisa, acepta, rechaza y paga cada tipo de factura.
Separar los estados internos de los estados legales. Un estado como «pendiente de aprobación» en una plataforma no tiene por qué equivaler a la aceptación comercial prevista por la normativa.
Comprobar la gestión de los pagos. Revisa cómo se registra el pago efectivo y cómo se obtiene la fecha que debe comunicarse cuando proceda.
Coordinarse con la asesoría y el proveedor tecnológico. Confirma qué sistema se encargará de emitir, recibir, intercambiar y comunicar la información de las facturas.
Preparar una fase de pruebas. Utiliza facturas de prueba para comprobar formatos, rechazos, modificaciones, pagos y exportaciones antes de la entrada en vigor de las obligaciones aplicables.
_Spendesk ayuda a poner en marcha estas medidas desde el área de cuentas a pagar. Al centralizar las facturas de proveedores y sus datos asociados, los equipos financieros pueden revisar la calidad de la información, definir los pasos de aprobación y organizar el registro de los pagos realizados. Esto permite establecer una base operativa más sólida antes de coordinar estos procesos con la solución de factura electrónica B2B correspondiente._
_La empresa deberá comprobar que dicha solución cubre también los requisitos específicos aplicables en España en materia de emisión, recepción, formatos, interoperabilidad y comunicación._
¿Qué consecuencias puede tener no adaptarse?
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la facturación electrónica puede tener consecuencias administrativas, fiscales u operativas. La sanción aplicable depende de la obligación incumplida, del régimen de la empresa y de la normativa que resulte aplicable.
No es correcto presentar una multa de hasta 10.000 € como una sanción automática para cualquier empresa que no emita una factura electrónica B2B. La Ley 18/2022 contempla consecuencias específicas para determinados incumplimientos relacionados con la recepción y el acceso a facturas electrónicas, pero no todas las infracciones del sistema tienen necesariamente la misma sanción.
Además del riesgo sancionador, una adaptación incompleta puede provocar facturas rechazadas, retrasos en los pagos, trabajo manual adicional y problemas de interoperabilidad con clientes o proveedores.
Antes de tomar decisiones sobre el cumplimiento, consulta el texto vigente del Real Decreto 238/2026, la información de la Agencia Tributaria y a un asesor fiscal o legal.
Puntos clave
La factura electrónica B2B debe utilizar un formato estructurado, no limitarse a un PDF enviado por correo electrónico.
El Real Decreto 238/2026 está formalmente en vigor desde el 20 de abril de 2026.
La aplicación efectiva de las obligaciones principales depende de la entrada en vigor de la orden ministerial prevista.
Los plazos previstos son de 12 meses para quienes hayan superado los 8 millones de euros de volumen de operaciones en el año anterior y de 24 meses para el resto.
Las fechas aproximadas de 2027 y 2028 deben considerarse provisionales hasta que se publique el calendario definitivo.
El sistema contempla obligaciones de información sobre determinados estados de las facturas y sobre el pago efectivo.
La factura electrónica B2B y VERI*FACTU son marcos diferentes y no deben confundirse.
Spendesk ayuda a centralizar y estructurar la gestión interna de las facturas de proveedores, las aprobaciones y los pagos, facilitando la trazabilidad y la preparación de los procesos B2B. Además, la empresa deberá utilizar una solución que cubra los requisitos específicos de la factura electrónica establecidos en España.
Prepárate para la factura electrónica B2B
La entrada en vigor del Real Decreto 238/2026 es una buena oportunidad para revisar los procesos de facturas de proveedores, aprobaciones y pagos. Descubre cómo Spendesk ayuda a los equipos financieros a centralizar y gestionar sus facturas de proveedores, y confirma con tu proveedor tecnológico qué solución necesitas para cumplir los requisitos específicos de la factura electrónica B2B en España.
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