Devis : définition et usages

Caractéristiques principales

Types de devis

• Devis estimatif : donne une approximation des coûts, susceptible d'être ajustée

• Devis contractuel : constitue un engagement ferme sur les prix indiqués

• Devis détaillé : présente une ventilation précise de tous les postes de coûts

Mentions obligatoires

• Date d'émission du devis

• Coordonnées complètes de l'entreprise émettrice

• Coordonnées du client destinataire

• Description détaillée des produits ou services proposés

• Prix unitaires HT et TT

• Taux de TVA applicable

• Conditions de paiement

• Délai d'exécution ou de livraison

• Durée de validité de l'offre

Importance dans le processus commercial et comptable

Le devis représente une étape fondamentale dans le cycle de vente d'une entreprise :

• Il formalise la première proposition commerciale

• Il permet au client d'évaluer précisément l'offre avant engagement

• Il sert de référence pour l'établissement de la facture ultérieure

• Il constitue un outil de négociation entre le prestataire et le client

Gestion des devis avec Spendesk

Spendesk, en tant que plateforme de gestion des dépenses, permet d'optimiser le processus de gestion des devis dans le cadre du cycle d'approvisionnement (procure-to-pay) :

Fonctionnalités clés

• Digitalisation du processus : création et suivi de devis de façon entièrement numérique

• Circuits de validation intégrés : mise en place de workflows personnalisés par type d'achat

• Visibilité en temps réel : suivi du statut des devis et des approbations

• Transformation simplifiée : conversion facile des devis acceptés en bons de commande

Avantages pour les entreprises

• Gain de temps : réduction jusqu'à 50% du temps consacré au processus d'achat

• Meilleure communication : réduction de 80% des échanges internes liés aux approbations

• Contrôle renforcé : visibilité complète sur toutes les demandes et leur statut

• Efficacité accrue : centralisation de toutes les données dans un système unique

Intégration dans le cycle financier

Le devis s'intègre dans un processus financier complet :

1. Création du devis suite à une demande client

2. Validation du devis par le client (signature)

3. Transformation en bon de commande

4. Réalisation de la prestation ou livraison du produit

5. Émission de la facture correspondante

6. Paiement selon les conditions convenues

Différence entre devis et facture

Devis

Facture

Document préalable à la vente

Document émis après la vente

Proposition commerciale non contraignante jusqu'à signature

Document comptable obligatoire

N'entraîne pas d'obligation de paiement immédiat

Justifie une créance et une obligation de paiement

Peut être modifié ou annulé avant acceptation

Document définitif non modifiable

N'apparaît pas dans la comptabilité

Élément comptable enregistré dans les livres

Bonnes pratiques de gestion des devis

• Numéroter systématiquement les devis pour faciliter leur suivi

• Fixer une durée de validité claire (généralement 1 à 3 mois)

• Détailler précisément les prestations pour éviter les malentendus

• Clarifier les conditions générales de vente applicables

• Utiliser un logiciel spécialisé comme Spendesk pour automatiser et sécuriser le processus

• Assurer un suivi régulier des devis envoyés pour relancer les prospects

Cadre légal

Bien que le devis ne soit pas systématiquement obligatoire, il est légalement requis dans certaines situations :

• Pour les prestations de services supérieures à 1 500€ TTC pour les particuliers

• Dans certains secteurs spécifiques (bâtiment, réparation automobile, déménagement...)

• Sur simple demande du client dans tous les cas

La digitalisation des devis via des plateformes comme Spendesk garantit la conformité légale tout en simplifiant considérablement leur gestion et leur traçabilité.