Un gros point fort de Spendesk, c’est la qualité du service client

Une solution adaptée aux besoins du recruteur

Avant la mise en place de la solution 7-en-1 Spendesk, le processus de gestion de Talent.io n'était pas traditionnel : c'est à l'aide d'un questionnaire connecté à un outil de gestion de tâche que la gestion administrative était réalisée. Justificatifs, reçus et factures égarées faisait aussi partie du quotidien de l'équipe financière. Avec Spendesk, Talent.io gagne en efficacité et bénéficie d'un processus adapté à la croissance du recruteur.

Découvrez le témoignage complet de Mandana Riche

"L’outil prend une tout autre dimension quand tu réalises que tu peux tout gérer via Spendesk !"

Témoigne Mandana Riche, Directrice Financière et Juridique chez talent.io, cliente historique de Spendesk. Depuis 2017, l'entreprise profite de la facilité de l'automatisation comptable de Spendesk. Découvrez son témoignage.

Talent.io, plateforme de recrutement, client historique

En 2015, Talent.io nait de l'idée que les recrutements des équipes techniques représentent un vrai casse-tête, et l'Europe a besoin d'une solution innovante.

Leur objectif ? Rendre le recrutement des profils tech plus simple pour réaliser des potentiels. Contrairement à l'idée traditionnelle du recrutement, Talent.io propose que ce soit les entreprises qui “postulent” directement aux profils des candidats pour remettre l'humain au centre des discussions.

Du fait des ambitions de la plateforme de recrutement, Mandana, Directrice Financière et Juridique, est principalement en charge de l'élaboration et du suivi des budgets, de la gestion de la trésorerie, des rapports et de l'analyse financière en passant par la mise en place de process optimisés pour la gestion administrative. Par exemple, s'assurer chaque pays est en conformité avec les normes locales.

Le défis de la gestion à l'international

Mandana s'occupe des sujets liés à l'expansion géographique de Talent.io. L'entreprise étant présente dans cinq pays (Angleterre, Pays-Bas, Allemagne, France et Belgique) et avec l’ambition d’ouvrir un pays par an, elle doit s’assurer de la conformité comptable dans chacun des pays, et que les bons outils de reporting soit mis en place pour permettre de prendre les bonnes décisions.

Avec la mise en place de Spendesk, la clôture comptable se passe beaucoup mieux ! La traçabilité est le point le plus important pour Talent.io : savoir qui fait quoi, pouvoir retrouver facilement ce qui a été dépensé, et pouvoir exporter toutes ces données directement. Étant présent dans 5 pays, un comptable local dans chacun d'eux a soit un accès direct à Spendesk, soit un accès lié à l'outil comptable, relié à Spendesk, ce qui est le cas en Allemagne.

"Avec Spendesk, chaque personne qui fait une dépense est identifiée, donc si on perd une facture (et ça arrive encore), on peut mieux la maîtriser, ce qui n’était pas le cas avec les cartes bancaires qui passaient de mains en mains."

Une solution 7-en-1 pour une meilleure gestion des dépenses

Quand Mandana est arrivée chez talent.io, il y avait un Google Form qui était lié à un Trello, ce qui était plutôt astucieux et fonctionnait assez bien pour la gestion administrative. Mais dans les faits, il y avait toujours des documents manquant, donc une vraie galère à chaque clôture ! Entre les reçus égarés et la chasse aux factures manquantes. "C’était impossible de déchiffrer et de savoir à quel budget correspondait quelle dépense."

C’est pourquoi l'implémentation de Spendesk à tous les collaborateurs est la première chose que Mandana a fait à son arrivée. Renforcer l'usage de Spendesk a été chose facile puisqu'en une heure et grâce aux supports de formation de Spendesk, toutes les équipes étaient formées !

Ce que Mandana et Talent.io apprécient vraiment dans la solution, c'est la partie catégorisation de chaque ligne de dépense (paramétrage comptable directement dans Spendesk). En plus des axes analytiques personnalisables, un compte comptable peut être attribué à chaque facture. Cela simplifie grandement le travail et la communication avec les experts comptables par la suite. Aujourd'hui chez talent.io, toutes les factures sans exception passent par Spendesk. L'équipe financière bénéficie donc d'une vision globale et d'un contrôle avancé sur tous les coûts très rapidement, sans attendre la clôture mensuelle.

La responsabilisation des collaborateurs mise en avant

Avec Spendesk, les employés peuvent directement renseigner le libellé de leur dépense, soumettre des factures à payer (montant à payer, RIB du fournisseur, échéance…). Ces tâches sont essentielles mais étaient chronophages pour la comptabilité et la finance qui n’avaient pas toujours les informations. C’est une meilleure répartition des tâches, qui fait gagner énormément de temps aux équipes finances.

Toutes les factures passent par Spendesk, et les employés jouent vraiment le jeu donc Talent.io arrive à 98% des justificatifs de paiements récoltés tous les mois.

"Même si c’est aussi une question de culture et d’état d’esprit, le fait d’avoir un nom sur une ligne responsabilise les employés et leur fait faire les choses consciencieusement."

En résumé, pour Mandana et son équipe, Spendesk est une solution simple, intuitive et évolutive qui les accompagne dans leur croissance et au quotidien.