Spendesk nos da la agilidad que necesitamos para gestionar el gasto y la contabilidad a escala. Hoy no sabría trabajar sin ello.

Principales resultados con Spendesk

• 100 % de justificantes recuperados: visibilidad total y control completo sobre todos los gastos.

• Volumen de transacciones multiplicado por 12: pasaron de 20 a entre 250 y 300 transacciones mensuales sin ampliar el equipo financiero.

• 104 suscripciones gestionadas: control total de los costes recurrentes, incluidas más de 80 licencias de IA.

• Aprobaciones instantáneas desde el móvil: el CFO valida solicitudes en cuestión de segundos, esté donde esté.

• Precontabilidad automatizada: la exportación directa elimina la reintroducción manual de más de 250 facturas al mes.

• Autonomía multi-sede: seis oficinas en Francia y filiales internacionales operando con fluidez.

• Cero suscripciones fantasma: control total cuando un empleado deja la empresa.

• Más seguridad: separación de funciones y flujos de validación estructurados.

Sobre Niji

Niji es una empresa de servicios digitales con 1.500 empleados especializada en transformación digital. Acompaña a sus clientes desde la consultoría y la integración de software hasta el despliegue, especialmente en proyectos de sitios web, aplicaciones móviles, diseño, datos y ciberseguridad. Opera en seis oficinas en Francia y cuenta además con filiales internacionales en Marruecos, Singapur y España.

La empresa trabaja con clientes de sectores muy diversos, entre ellos telecomunicaciones, lujo y servicios. Con un crecimiento anual de entre el 10 % y el 12 %, Niji utiliza un gran volumen de licencias de herramientas de IA para proyectos de clientes. La automatización y la inteligencia artificial forman parte de sus prioridades estratégicas.

El reto

Antes de implantar Spendesk, Niji se enfrentaba a graves problemas de gestión del gasto que suponían riesgos tanto operativos como financieros.

Principales problemas

• Una tarjeta bancaria compartida en toda la empresa, sin ningún tipo de trazabilidad.

• El equipo de selección introducía los datos de la tarjeta en distintas plataformas y, cuando alguna persona dejaba la empresa, los cargos seguían activos.

• La única solución era cancelar y sustituir la tarjeta bancaria de forma periódica.

• Un único titular concentraba todas las compras, generando cuellos de botella críticos y obligando a su presencia física.

• La autenticación en dos pasos requería acceso inmediato al CEO para recuperar códigos SMS que caducaban en 30 segundos.

• Durante ausencias, vacaciones o reuniones del CEO, hacer compras era prácticamente imposible.

• Solo se recuperaba el 10 % de los justificantes, lo que dificultaba enormemente el cierre contable.

• Cada gasto exigía reintroducción manual de datos y estandarización de documentos en PDF.

• La tarjeta estaba gestionada por una persona sin firma bancaria autorizada, lo que impedía una correcta separación de funciones.

• No existía ninguna visibilidad sobre las suscripciones recurrentes.

La solución

Niji implantó Spendesk para recuperar el control total del gasto empresarial sin renunciar a la agilidad operativa, tanto en sus seis oficinas en Francia como en sus filiales internacionales.

Funcionalidades implantadas

• Tarjetas virtuales bajo demanda, con aprobación instantánea del CFO desde el móvil.

• Tarjetas físicas para directores de sede, que les permiten gestionar sus presupuestos con autonomía.

• Gestión de suscripciones, con seguimiento de 104 costes recurrentes, incluidas más de 80 licencias de IA.

• Precontabilidad automatizada, con reglas condicionales para cuentas contables e IVA.

• Exportación directa a contabilidad, eliminando la reintroducción manual.

• Flujos de aprobación móvil, para validar desde cualquier lugar.

• Recordatorios automáticos de justificantes, con bloqueo de tarjeta en caso de incumplimiento.

• Sistema de representantes, centralizando las compras en miembros designados del equipo.

De la confusión al control

La transformación fue inmediata y profunda. En lugar de depender de una única tarjeta compartida, que generaba cuellos de botella y aumentaba el riesgo de fraude, Niji pasó a poder crear tarjetas al instante y aprobar gastos desde el móvil. Así, los equipos de sus seis sedes ganaron autonomía sin perder control financiero.

Hoy, el CFO puede validar solicitudes en segundos desde cualquier lugar, eliminando la dependencia de la presencia física y del acceso en tiempo real a códigos SMS. Cada director de sede gestiona su presupuesto local de forma autónoma, mientras el equipo financiero mantiene la visibilidad y el control centralizados.

Niji también implantó un sistema de representantes, designando a dos personas por equipo para gestionar las compras. De este modo, centraliza las adquisiciones y evita multiplicar interlocutores en una empresa de 1.500 personas, sin perder capacidad de respuesta.

La gestión de suscripciones resultó especialmente valiosa. Con 104 suscripciones recurrentes, incluidas 80 licencias de IA del mismo proveedor y al mismo precio, la visibilidad automática y el sistema de bloqueo de tarjetas de Spendesk eliminaron las suscripciones fantasma y los cargos que seguían activos cuando un empleado dejaba la empresa.

Los resultados

Desde que adoptó Spendesk en 2017, Niji ha transformado su operativa financiera mientras escalaba de forma notable:

• 100 % de justificantes recuperados: los recordatorios automáticos y el bloqueo de tarjetas garantizan un cumplimiento total.

• Volumen de transacciones multiplicado por 12: pasaron de 20 a entre 250 y 300 transacciones mensuales con el mismo equipo de cinco personas.

• Control total de las suscripciones: visibilidad completa sobre 104 costes recurrentes, incluidas más de 80 licencias de IA.

• Ahorro de tiempo significativo: el tiempo de gestión se ha mantenido estable, o incluso se ha reducido, pese al fuerte crecimiento.

• Precontabilidad automatizada: la exportación directa elimina la reintroducción manual de más de 250 facturas.

• Cero cuellos de botella operativos: desaparecieron los "no puedo hacer mi compra".

• Aprobaciones instantáneas desde el móvil: el CFO valida desde cualquier lugar en cuestión de segundos.

• Autonomía multi-sede: seis centros operando de forma independiente con control centralizado.

• Más seguridad: separación adecuada de funciones y validaciones estructuradas.

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